Смена наименования организации, её подразделения или отдельных должностей – это событие, которое требует корректировки документации, в т.ч. трудовых книжек сотрудников. Правильное оформление подобных изменений помогает избежать недоразумений при проверках, сохраняет законность трудовых отношений и обеспечивает ясность в кадровой документации.

Правовая основа

В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) нет отдельного раздела, посвящённого только изменению наименования в трудовых книжках. Однако нормы, регулирующие ведение трудовых книжек (ст. 65 ТК РФ) и переоформление трудовых книжек при изменениях в организации, позволяют корректно оформить такие изменения.

• Ст. 65 ТК РФ – требования к содержанию трудовых книжек.
• Положение о порядке ведения кадровых документов, утверждённое Приказом Минтруда России № 149н от 2021 г.
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации.

Когда требуется внесение изменений

Изменения в трудовых книжках вносятся в следующих случаях:

1. Смена официального наименования организации (например, «ООО «Старое Название» → «ООО «Новое Название»»).
2. Переименование подразделения, отдела или отдельной структурного подразделения.
3. Реорганизация (слияние, разделение, преобразование) с изменениями в наименовании.
4. Смена наименования должности, занимаемой сотрудником, при условии изменения трудовых функций.

Порядок внесения записей

Для корректного оформления изменений следует соблюдать следующий алгоритм:

Подготовка документации

Необходимо собрать официальные документы, подтверждающие изменение наименования:

• Уставный договор или решение совета директоров/управления.
• Регистрационные документы (выписка из ЕГРЮЛ, протокол реорганизации).
• Приказ руководителя об изменении наименования организации/подразделения.

Обновление записи в трудовой книжке

В трудовой книжке вносится новая запись, содержащая:

1. ФИО сотрудника.
2. Дата и номер приказа о смене наименования.
3. Новое официальное наименование организации/подразделения.
4. Дата начала действия изменений.
5. Примечание о том, что прежнее наименование заменено новым.

Пример оформления записи:

Запись в книжке (ст. 65 ТК РФ):
ФИО: Иванов Иван Иванович.
Должность: Бухгалтер.
Наименование организации (с ): ООО «Новое Название».
Дата начала работы: .
Примечание: С наименование организации изменено с «Старый Код» на «Новое Название» по решению собрания учредителей от № 12.

Сохранение старой записи

Старая запись о наименовании не удаляется, а оформляется как историческая. Это важно для аудита и подтверждения continuity трудовых отношений.

Подпись и печать

После внесения изменений документ подписывается уполномоченным лицом (чаще всего – руководитель HR‑отдела) и, при необходимости, ставится печать организации.

Частые ошибки и как их избежать

• Полное удаление старой записи. Это нарушает требования ТК РФ.
• Неуказание даты начала действия изменений. Без даты трудовой договор может быть оспорен.
• Отсутствие подписи и печати. Без них запись может быть признана недействительной.
• Несоответствие дат в разных документах. Требуется согласовать даты в приказе, приказе о смене наименования и в трудовой книжке.

Примеры оформления

Пример 1: Смена названия организации

До изменения:

Наименование организации: ООО «Старый Код».

После изменения:

Наименование организации (с ): ООО «Новое Название».

Примечание: С наименование организации изменено с «Старый Код» на «Новое Название» по решению собрания учредителей от № 12.

Пример 2: Переименование подразделения

До изменения:

Подразделение: Отдел продаж.

После изменения:

Подразделение (с ): Отдел клиентского обслуживания.
Примечание: С название отдела изменено с «Отдел продаж» на «Отдел клиентского обслуживания» по приказу № 45-р от .

Рекомендации для HR‑специалистов

1. Ведите журнал изменения наименований, где фиксируются все даты, номера приказов и ссылки на официальные документы.
2. Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовых книжках перед проведением внутренних аудитов.
3. Обучайте сотрудников процессу внесения изменений, чтобы они знали, где искать подтверждающие документы.
4. При необходимости используйте электронные формы (например, в системе «1С:Зарплата и управление персоналом»), но не забывайте о печатных копиях для подписи.

Внесение записей в трудовые книжки при смене наименования – это обязательный и важный процесс, требующий строгого соблюдения норм ТК РФ и внутренних регламентов организации. Правильное оформление позволяет:

• Подтвердить законность изменений.
• Сохранить историю трудовых отношений.
• Избежать рисков при проверках контролирующих органов.

Следуя изложенному алгоритму и рекомендациям, HR‑специалисты смогут быстро и без ошибок обновлять трудовые книжки, поддерживая их соответствие действующему законодательству.