Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В её структуре предусмотрен раздел «Сведения о поощрении (награждении)», где отражаются поощрения, предусмотренные законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставами и положениями о дисциплине. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения таких записей, нормативная база, примеры оформления и типичные ошибки.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от ) – устанавливает, что решения о поощрении или награждении оформляются правовыми актами государственного органа, а запись вносится в трудовую книжку и личное дело;
- Трудовой кодекс РФ – регулирует порядок поощрения работников за трудовые успехи и достижения.
- Коллективные договоры, соглашения, ПВТР – могут предусматривать дополнительные виды поощрений, подлежащие занесению в трудовую книжку.
- Письма и разъяснения Минтруда России – уточняют, что премии, включённые в состав заработной платы и имеющие регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся.
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку
Согласно разъяснениям ведомств, в графе «Поощрения» фиксируются:
- Благодарности, объявленные приказом руководителя организации.
- Грамоты, благодарственные письма, почётные грамоты.
- Награды и знаки distinction, учреждённые государственными органами или отраслевыми ассоциациями (например, «Лучший слесарь года», «Лучший по профессии повар»).
- Поощрения, предусмотренные коллективным договором или ПВТР (например, премия за выполнение плана за квартал, если она не является частью регулярной оплаты труда).
- Поощрения за выслугу лет, за безупречную работу, за изобретательскую и рационализаторскую деятельность.
Не вносятся:
- Премии, предусмотренные системой оплаты труда и выплачиваемые регулярно (ежемесячно, квартально).
- Компенсационные выплаты (например, за вредные условия труда), если они не имеют характера поощрения.
- Однократные денежные премии, не оформленные как награждение (например, разовая премия за выполнение срочного задания, если она не предусмотрена локальными актами как поощрение).
Порядок оформления записи
Основание записи
Запись делается на основании правового акта (приказа, распоряжения, постановления) о поощрении или награждении. В акте должно быть чётко указано:
- Наименование организации, выдавшей акт;
- Дата издания акта;
- Основание поощрения (например, «за высокие показатели в выполнении производственного плана за I квартал 2026 года»);
- Форма поощрения (благодарность, грамота, премия и т.д.).
Что указывается в трудовой книжке
В графе «Сведения о поощрении (награждении)» делается запись следующего вида:
Основание: «За высокие показатели в выполнении производственного плана за I квартал 2026 года» Форма поощрения: Благодарность, объявленная приказом № 123 от
Если поощрение имеет название (например, «Лучший слесарь 2026»), оно указывается после основания в кавычках или скобках.
Пример оформления
Ниже представлен типовой образец записи, который можно скопировать в трудовую книжку:
– Благодарность за высокие показатели в выполнении производственного плана за I квартал 2026 года (приказ № 123 от ).
Типичные ошибки и их исправление
Ошибка 1. Отсутствие ссылки на приказ
Запись содержит только благодарность, но не указывает номер и дату приказа.
Исправление: Добавить реквизиты приказа в скобках после основания.
Ошибка 2. Внесение регулярной премии
Сотруднику занесена ежемесячная премия, предусмотренная системой оплаты труда.
Исправление: Удалить запись, так как такие выплаты не подлежат занесению. При необходимости оформить справку о выплате премий.
Ошибка 3. Неправильное формулирование основания
Основание написано слишком общо: «За хорошую работу».
Исправление: Уточнить достижение: «За выполнение плана по выпуску продукции на 120 % от нормы за март 2026 года».
Ошибка 4. Отсутствие даты
Запись сделана без указания даты.
Исправление: Внести дату издания приказа о поощрении.
Налоговые и бухгалтерские аспекты
Согласно разъяснениям Минфина и ФНС, записи о поощрениях, не связанные с выплатой денежных средств, не влияют на налогообложение доходов физических лиц. Если поощрение сопровождается денежной выплатой (например, премия за победу в конкурсе профессионального мастерства), такая выплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке, но сама запись в трудовой книжке остаётся информационной.
Полезные рекомендации для кадровой службы
- Создать шаблон приказа о поощрении, включающий все обязательные реквизиты (номер, дата, основание, форма, ФИО сотрудника).
- Вести реестр всех поощрений, чтобы избежать дублирования и пропусков при внесении записей в трудовую книжку.
- Перед внесением записи проверить, относится ли поощрение к категории, подлежащей занесению (ссылка на Письмо Минтруда от № КГ‑12‑3/12345).
- При обнаружении ошибки оформить исправление в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек (приказ Минтруда России № 697н от ).
Запись в трудовой книжке в графе «Поощрения» – важный элемент документирования профессиональных достижений работника. Правильное оформление требует чёткого соблюдения нормативных актов, точного указания основания и формы поощрения, а также исключения регулярных премий из этого раздела. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые примеры, кадровая служба сможет избежать распространённых ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек сотрудников.