Дата актуализации:  08:48:22

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Порядок внесения закрывающей записи
3. Образец записи
4. Ответственность кадрового работника и работодателя
5. Часто задаваемые вопросы

С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе с бумажного формата на электронный необходимо оформить закрывающую запись в традиционной трудовой книжке. Эта запись фиксирует факт прекращения ведения бумажного документа и перевод всех сведений о трудовой деятельности в электронный реестр.

Ниже подробно описаны юридические основания, порядок оформления записи, её образец и практические рекомендации для кадровых служб.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 1022‑н от «Об электронных трудовых книжках». В нем определены правила формирования, хранения и выдачи ЭТК.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 426н). Пункт 35 указывает сроки выдачи книжки при увольнении и порядок внесения записей.
• Федеральный закон № 112‑ФЗ от «О системе обязательного социального страхования», в котором закреплена передача данных в СФР через форму ЕФС‑1.
• Технические регламенты Фонда социального страхования (ФСС) по формам СТД‑Р (выдача работодателем) и СТД‑СФР (самостоятельный запрос через Госуслуги).

Порядок внесения закрывающей записи

Подготовительный этап

1. Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление должно быть подписано работником и датировано.
2. Кадровый отдел проверяет наличие у работника:
   • бумажной трудовой книжки;
   • отсутствия незакрытых записей (например, недостающих приказов о приёме/увольнении).
3. Если у работника нет бумажной книжки (например, он её утерял), оформляется акт выдачи сведений в виде выписки из ЭТК.

Оформление закрывающей записи

1. Запись вносится в графу 2 «Дата подачи заявления» и в графу 3 «Сведения о переводе в электронный формат» бумажной трудовой книжки.
2. Текст записи должен соответствовать образцу (см. ниже).
3. Запись подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (обычно главный специалист отдела кадров) и заверяется печатью организации.
4. После внесения записи книжка передаётся работнику. По закону она должна быть выдана не позднее дня увольнения, если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения (п. 35 Порядка).

Передача данных в электронный реестр

• Работодатель формирует и отправляет в СФР форму ЕФС‑1, где указывается дата перехода и ссылка на электронную запись.
• Сотруднику предоставляется возможность получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или в отделе кадров (форма СТД‑Р).

Образец закрывающей записи

Ниже приведён рекомендованный вариант текста, который рекомендуется использовать в большинстве организаций. Текст может быть адаптирован в зависимости от внутреннего регламента предприятия.

Дата подачи заявления: г.
Сведения о переводе в электронный формат: Работник Иванов Иван Иванович, паспорт 45 01 123456, с согласия переводит сведения о своей трудовой деятельности в электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1022‑н от г. С г. сведения о работе сотрудника будут храниться в СФР. Бумажная трудовая книжка считается закрытой.
Подпись ответственного лица: ___________________ / Петров П.П.
Печать организации

Ответственность кадрового работника и работодателя

• Кадровый специалист обязан:
  • Точно отразить дату подачи заявления;
  • Обеспечить подпись и печать;
  • Контролировать своевременную передачу данных в СФР.
• Работодатель несёт ответственность за:
  • Соблюдение сроков выдачи закрытой книжки (не позже дня увольнения, если заявление подано за 3 дня);
  • Корректность данных в электронном реестре;
  • Сохранность электронных записей в СФР.
• За нарушение порядка внесения записи может последовать административная ответственность в виде штрафов для организации (по ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись подписью и печатью?

Да. По пункту 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек запись должна быть подписана лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и заверена печатью работодателя.

Что делать, если работник уже уволен, а запись не внесена?

В таком случае необходимо оформить дополнительный акт о внесении записи в уже выданную книжку. Работник получает книжку с записью, а в СФР вносятся корректирующие данные.

Можно ли сделать запись о переходе на ЭТК за прошлый период работы?

Да. Если работник подал заявление о переходе до начала работы в текущей организации, в графу 2 следует указать дату подачи заявления предыдущему работодателю. Такая запись имеет юридическую силу как факт перехода в электронный формат.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписку можно получить:

• через портал Госуслуги (форма СТД‑СФР);
• в отделе кадров организации (форма СТД‑Р);
• в СФР по запросу работодателя.

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

После внесения закрывающей записи книжка передаётся работнику, но она считается «неактивной». Работник может хранить её как памятный документ, однако все официальные сведения о трудовой деятельности находятся только в ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности, но требует корректного оформления закрывающей записи в бумажной трудовой книжке. Соблюдение нормативных требований, точность внесения даты заявления и подпись с печатью гарантируют юридическую чистоту перехода.

При правильном подходе работник получает удобный доступ к своим данным через онлайн‑сервисы, а организация – возможность вести кадровый учёт в полностью цифровом виде.

Статья подготовлена на основе актуальной информации от .