В трудовой книжке фиксируются не только сведения о трудовом стаже и должностях, но и важные события, связанные с признанием заслуг сотрудника. Внесение записей о наградах и поощрениях является обязательным пунктом, предусмотренным Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения трудовой книжки. Ниже приведены подробные сведения о том, какие виды поощрений вносятся, как правильно оформлять записи и какие нюансы стоит учитывать при переходе на электронную трудовую книжку.
Правовые основания
- Статья 191 Трудового кодекса РФ – закрепляет право работодателя поощрять сотрудников за трудовые заслуги и устанавливает порядок оформления таких поощрений.
- Порядок ведения трудовой книжки – в разделе «Сведения о награждении» прописаны требования к оформлению записей о поощрениях.
- Положение Минтруда РФ о порядке внесения сведений о наградах и поощрениях – уточняет, какие именно данные необходимо указывать в графах 3 и 4.
Виды поощрений, вносимых в трудовую книжку
В трудовой книжке фиксируются только те поощрения, которые являются признанием заслуг и не входят в состав заработной платы. К ним относятся:
- Государственные награды и почетные звания (например, «Заслуженный работник», «Чемпион страны»).
- Награды, присуждённые предприятием: почетные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы.
- Премии, которые оформлены как отдельные поощрения (не входят в заработную плату) – например, «Премия за инновационный проект»;
Важно отметить, что премии, которые являются частью заработной платы (например, «премия за выполнение плана» в составе оклада) в трудовую книжку не вносятся.
Как правильно оформить запись о награждении
Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (графа 3 и графа 4). Ниже приведён пошаговый алгоритм:
- Приказ о награждении – документ, издаваемый руководителем предприятия, в котором указаны основания, дата и вид награды.
- Запись в трудовой книжке – в графе 3 указывается полное наименование организации, а также сокращённое, если оно есть; в графе 4 – наименование документа (приказ), дата и номер.
- Прикрепление копии документа – в личной карточке сотрудника сохраняется копия приказа.
Пример записи:
Графа 3: «Почетная грамота за выдающиеся достижения в области повышения эффективности производства»
Графа 4: «Приказ № 12 от г.»
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года большинство организаций переходят на электронную трудовую книжку. При этом:
- Запись о поощрении в форме СТД‑Р не требуется, если сотрудник уже ведёт ЭТК.
- В ЭТК в разделе «Сведения о награждении» сохраняются те же данные, что и в бумажной версии: название награды, дата, номер документа.
- Для подтверждения поощрения сохраняется электронная копия приказа.
Примеры записей о поощрениях
- Премирован за досрочное выполнение плана за 2 полугодие 2013 года.
- Награждён ценным подарком в связи с пятидесятилетием предприятия.
- Почетная грамота за выдающиеся достижения в области повышения эффективности производства.
- Нагрудный знак «Лучший сотрудник» за 2025 год.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить в трудовую книжку премию, если она входит в оклад? – Нет, такие премии не вносятся, так как они являются частью заработной платы.
- Нужно ли вносить в трудовую книжку награды, полученные за работу в другом месте? – Да, если они связаны с трудовой деятельностью, но в этом случае в графе 3 указывается название организации, где работник был награждён.
- Что делать, если сотрудник получил несколько наград за один год? – Внесите отдельную запись для каждой награды, указав соответствующие даты и документы.
Внесение сведений о поощрениях в трудовую книжку – важный элемент кадрового учёта. Правильное оформление записей обеспечивает юридическую защиту как сотрудника, так и работодателя, а также позволяет сохранить историю профессионального роста работника. При переходе на электронную трудовую книжку важно помнить, что запись о поощрении в бумажной форме не требуется, однако все данные должны быть корректно отражены в электронном реестре.