Дата актуализации информации: 15:59:18 ()
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для руководителей организаций, в т.ч. директоров, внесение записей в трудовую книжку имеет свои особенности, связанные с их должностными полномочиями и порядком назначения/освобождения от должности. В данной статье подробно рассматривается порядок внесения записей в трудовую книжку директора, нормативная база, ответственные лица и типичные ошибки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – оформление и ведение трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (при необходимости отражения изменений в учёте);
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по ведению трудовых книжек).
Кто вправе вносить запись в трудовую книжку директора?
Согласно ст. 66 ТК РФ, запись в трудовую книжку вносит работодатель либо уполномоченное им лицо. Для директора ситуация осложняется тем, что он сам является высшим должностным лицом организации. Поэтому:
- При приёме на работу директора запись вносит учредитель (или орган, уполномоченный на назначение директора) – обычно это собрание участников/акционеров или совет директоров.
- При изменении условий труда (например, изменение должностного оклада, переход на другой вид деятельности) запись вносит тот же орган, который принял соответствующее решение.
- При увольнении директора запись также вносит учредитель (или уполномоченный орган) на основании приказа об увольнении.
- Если директор одновременно является единственным учредителем (например, в ООО с одним участником), то запись может быть внесена им самим, но только при наличии соответствующего внутреннего регламента, разрешающего самооформление.
Какие записи вносятся в трудовую книжку директора?
Перечень записей аналогичен записям для любого работника, но с учётом специфики руководящей должности:
- Приём на работу (дата, наименование организации, должность – «Директор», основание – приказ № … от …);
- Перевод на другую должность внутри той же организации (например, с должности директора на должность генерального директора);
- Изменение сведений о работнике (ФИО, паспортные данные);
- Поощрения (награждение благодарностью, грамотой, премией и т.п.);
- Взыскания (выговор, замечание, увольнение по статье);
- Увольнение (дата, основание – приказ № … от …, формулировка – «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока контракта» и т.д;);
- Иные сведения, предусмотренные законодательством (например, информация о совместительстве, обучении).
Особенности внесения записи для директора
Подписание приказа
Приказ о приёме, переводе или увольнении директора подписывается уполномоченным органом (участники, акционеры, совет директоров). После подписания приказа кадровая служба или уполномоченное лицо оформляет запись в трудовой книжке.
Наличие печати организации
Запись заверяется печатью организации (если она имеется) и подписью уполномоченного лица (обычно руководителя кадровой службы или секретаря совета директоров).
Сохранение конфиденциальности
Поскольку директор часто обладает доступом к конфиденциальной информации, при оформлении записи следует соблюдать требования по защите персональных данных (ФЗ-152 «О персональных данных»).
Возможность самооформления
В случаях, когда директор является единственным учредителем и внутренними документами разрешено самооформление, он может самостоятельно внести запись, но обязательно под контролем внутреннего аудитора или юриста для избежания споров.
Пошаговая процедура внесения записи
- Подготовка основания: издать приказ (о приёме, переводе, поощрении, увольнении и т.д.) с указанием всех requisites (номер, дата, основание).
- Проверка данных: сверить ФИО, дату рождения, паспортные данные, должность с данными в личной карточке сотрудника.
- Заполнение трудовой книжки: в соответствующем разделе (обычно «Сведения о работе») сделать запись согласно образцу, установленному Постановлением № 225;
- Подпись и печать: запись подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью организации.
- Вручение трудовой книжки: после внесения записи трудовая книжка возвращается работнику под расписку.
- Архивация: копия приказа и запись о внесении хранятся в личном деле сотрудника и в кадровом архиве организации не менее 75 лет.
Примеры записей в трудовой книжке директора
Приём на работу
2024 г. марта 10 г. принят на работу в ООО «Альфа» на должность директора согласно приказу № 15 от г.
Поощрение (почётная грамота)
2025 г. июня 02 г. объявлена благодарность и вручена почётная грамота за значительный вклад в развитие компании согласно приказу № 42 от г.
Увольнение по собственному желанию
2026 г. мая 20 г. уволен с должности директора по собственному желанию согласно приказу № 78 от г.
Ответственность за нарушение порядка внесения записей
- Неправильное или отсутствующее внесение записи может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).
- Причинение вреда работнику из‑за ошибки в трудовой книжке (например, невозможность подтвердить стаж) может привести к гражданско‑правовой ответственности (возмещение ущерба).
- Умышленное внесение ложных сведений квалифицируется как служебный подлог (ст. 292 УК РФ) и влечёт уголовную ответственность.
Внесение записи в трудовую книжку директора требует соблюдения всех общих правил ведения трудовых книжек, а также учёта специфики руководящей должности. Важно правильно оформить основание (приказ), обеспечить подпись уполномоченного лица и печать организации, а также сохранить конфиденциальность данных. Следуя изложенной процедуре и нормативным требованиям, организация minimизирует риски споров и штрафов, а директор получит достоверный документ, подтверждающий его трудовую деятельность.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики кадрового делопроизводства на .