Дата актуализации:  г.

Почему запись обязательна?

Трудовая книжка являеться официальным документом‚ подтверждающим стаж работы‚ квалификацию и изменения в профессиональном статусе работника. Согласно пункту 2.5 Инструкции 58 (приказ Минтруда РФ)‚ каждый раз‚ когда в трудовую книжку вносится запись на основании приказа работодателя (назначение‚ перевод‚ переименование должности‚ увольнение)‚ работодатель обязан:

• ознакомить работника с записью;
• получить подпись работника в личной карточке (вкладыше)‚ где должна быть продублирована запись из трудовой книжки.

Невыполнение этого требования может привести к административной ответственности работодателя и к спорам с работником о подтверждении стажа.

Когда требуется запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях‚ связанных с изменением штатного расписания:

1. Переименование должности (например‚ «водитель‑экспедитор» → «водитель автомобиля»);
2. Перевод работника в другое структурное подразделение при сохранении прежней должности;
3. Сокращение или увеличение штатного расписания‚ в результате чего меняется численность или состав должностей;
4. Изменение квалификационной категории (перевод на более высокую/низкую категорию);
5. Корректировка названия подразделения‚ если это отражается в официальном наименовании должности.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66‚ ст. 67‚ ст. 68;
• Приказ Минтруда России от № 358н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Инструкция 58 «О порядке ведения и оформления трудовых книжек» (пункт 2.5);
• Постановление Правительства РФ от № 1159 «Об утверждении классификатора должностей».

Алгоритм действий работодателя

Ниже представлена пошаговая инструкция‚ которая поможет оформить изменение штатного расписания и правильно внести запись в трудовую книжку.

Шаг 1. Подготовка приказа об изменении штатного расписания

• Определить необходимость изменения (переименование‚ перевод‚ сокращение и т.д.).
• Сформировать приказ в соответствии с образцом (см. раздел 5 ниже). В приказе указываются:
  • Дата и номер приказа;
  • Основание (например‚ «в связи с утверждением нового штатного расписания»);
  • Перечень изменяемых должностей с указанием старого и нового названия;
  • Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 2. Утверждение нового штатного расписания

После издания приказа новое штатное расписание подписывается руководителем и передаётся в бухгалтерию и кадровую службу для учета.

Шаг 3. Уведомление работника

Работнику предоставляется копия приказа‚ в которой указано изменение его должности/подразделения. Работник подписывает личную карточку (вкладыш) в трудовой книжке‚ подтверждая ознакомление.

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в графу 3 (наименование должности) и графу 4 (основание записи). Пример записи см. ниже.

Шаг 5. Обновление трудового договора (при необходимости)

Если изменение влечёт изменение условий труда (оклада‚ квалификации)‚ заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Шаг 6. Регистрация изменений в государственных реестрах

В случае изменения организационной структуры (например‚ создание нового подразделения) необходимо отразить изменения в ЕГРЮЛ и в системе СЗВ‑ТД;

Образцы документов

Приказ об изменении штатного расписания

Приказ № ___
от "__" __________ 2026 г.

О внесении изменений в штатное расписание организации

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России № 358н от г. 
приказываю:

С г. переименовать должность "Водитель‑экспедитор" в "Водитель автомобиля".
С г. перевести Иванова И.И. (трудовой № 123456) из подразделения
 "Логистика" в подразделение "Транспорт".
Утвердить приложение № 1 к данному приказу – новое штатное расписание.
Внести соответствующие записи в трудовые книжки работников‚ указанных в пункте 1‑2.

Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника отдела кадров.


Генеральный директор ___________________ (Ф.И.О.)

Запись в трудовую книжку (пример)

Личная карточка (вкладыш) – подтверждение ознакомления

Работник подписывает следующую форму:

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ ознакомлен(а) с записью в трудовой книжке от г. о переименовании должности в "Водитель автомобиля" на основании приказа № 45 от г. Подтверждаю подписью: ___________ (подпись) Дата: "__" __________ 2026 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись‚ если меняется только название подразделения?

Если изменение названия подразделения не затрагивает наименование должности‚ запись в трудовую книжку не требуется. Однако в личной карточке следует зафиксировать перевод‚ если работник переходит в другое подразделение.

Что делать‚ если работник отказался подписать личную карточку?

Работодатель обязан предоставить работнику копию приказа и оформить акт об отказе от подписи. В акте фиксируются дата‚ подпись работника (или отметка об отсутствии подписи) и подпись представителя работодателя. При этом запись в трудовую книжку всё равно вносится‚ а отказ фиксируется в личном деле.

Можно ли объединить запись о переименовании должности и переводе в одно поле?

Да‚ если оба изменения происходят одновременно. Пример записи:

 – Приказ № 45 – Водитель автомобиля (перевод в подразделение "Транспорт") – Переименование и перевод в связи с изменением штатного расписания.

Как отразить изменение оклада‚ если оно связано с переименованием должности?

Оклад фиксируется в трудовом договоре (или в дополнительном соглашении). В трудовой книжке отражается только изменение должности/подразделения‚ а не размер оплаты труда.

Нужно ли вносить запись‚ если изменение штатного расписания произошло в результате реорганизации (слияния‚ разделения компаний)?

Да. При реорганизации работники переводятся в новую организацию‚ и в их трудовые книжки вносяться записи о переводе (пункт 2 ТК РФ). При этом также оформляются новые трудовые договоры или дополнения к существующим.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на приказ. В графе 4 обязательно указывается номер‚ дата и название приказа.
• Неправильный порядок записей. Сначала указывают дату‚ затем номер приказа‚ затем новое наименование должности.
• Неоформление личной карточки. Без подписи работника запись считается неполной и может быть оспорена.
• Запись в графу 2 без указания основания. Нужно писать «Приказ № … от …» – иначе запись считается недействительной.
• Отсутствие копии приказа в личном деле. Приказ должен храниться в личном деле работника в течение всего срока трудовых отношений.

Запись в трудовую книжку при изменении штатного расписания – обязательный процесс‚ который защищает интересы как работодателя‚ так и работника. Правильное оформление приказа‚ своевременное уведомление сотрудника и точное внесение записи позволяют избежать юридических конфликтов и обеспечить корректный учет трудового стажа.

Помните: каждый раз‚ когда в штатном расписании происходит изменение‚ связанное с должностью или подразделением работника‚ необходимо оформить приказ‚ уведомить сотрудника‚ получить подпись в личной карточке и внести запись в трудовую книжку. Соблюдение этой последовательности гарантирует законность кадровых действий.