Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ При переводе, повышении или назначении на новую должность в ней обязана быть сделана соответствующая запись․ Ошибки при заполнении могут привести к проблемам при начислении пенсии, выплате пособий и при проверках органов труда․

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 67, 69);
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда РФ от  № 362н);
• Приказ Минтруда РФ № 354н от  «Об образцах форм трудовых книжек»;
• Методические рекомендации по заполнению раздела «Сведения о работе» (КонсультантПлюс, 2024)․

Когда обязательна запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Приём на работу (первая запись в разделе «Сведения о работе»);
2. Назначение (перевод) на новую должность, в т․ч․ повышение в должности;
3. Переименование должности без изменения функций (например, «главный бухгалтер» → «ведущий бухгалтер»);
4. Изменение условий труда, если это отражено в приказе (например, сокращённый график)․

Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»

Раздел состоит из четырёх граф:

Как заполнять каждую графу

• Графа 1․ Нумерация ведётся последовательно․ Если в книжке уже есть 5 записей, следующая будет «6»․
• Графа 2․ Указывается точная дата назначения (например, )․ При указании периода действия договора добавляют «с … по …»․
• Графа 3; Формулировка должна соответствовать официальному наименованию должности, фиксируемому в штатном расписании․ Пример: Главный бухгалтер, Инженер‑конструктор․
• Графа 4․ Указывается: «Приказ № 12 от  «О назначении Иванова И․И․ на должность главного бухгалтера»»․ Если основанием является трудовой договор – пишут «Трудовой договор № 45 от »․ При наличии срока действия договора указывают его в скобках․

Пример записи при назначении на новую должность

Допустим, сотруднику Петрову А․А․ выдан приказ о назначении на должность Главный бухгалтер от  г․ № 12․

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Главный бухгалтер
Графа 4: Приказ № 12 от  «О назначении Петрова А․А․ на должность главного бухгалтера»

Эта запись фиксируется в разделе «Сведения о работе» в следующей свободной строке․

Пример записи при переименовании должности (без изменения функций)

Если в организации изменилось наименование должности, но обязанности сотрудника остались теми же, запись делается так:

Графа 1: 8
Графа 2: 
Графа 3: Ведущий бухгалтер (ранее – Главный бухгалтер)
Графа 4: Приказ № 27 от  «О переименовании должности главного бухгалтера в ведущий бухгалтер» 

Важно, что в графе 3 указывается новое название, а в графе 4 – документ, подтверждающий переименование․

Оформление приказа о назначении

Приказ – основной документ, на основании которого вносятся записи․ Он должен содержать:

• Шапку организации (наименование, ИНН, ОКПО);
• Номер и дату приказа;
• Текст приказа (кратко: «Назначить Иванова И․И․ на должность главного бухгалтера»);
• Основание (трудовой договор, решение собрания и т․д․);
• Подпись руководителя и печать (если используется бумажный вариант);
• Список приложений (при необходимости – копия трудового договора, штатное расписание)․

Электронный формат трудовой книжки

С 2024 г․ в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При переходе на электронный формат:

1. Все записи в бумажной книжке закрываются записью «Электронная трудовая книжка введена» (см․ КонсультантПлюс, 2026);
2. Дальнейшие изменения вносятся в электронный реестр через портал Госуслуги или через сервис ЭТК;
3. Для работодателя сохраняется копия приказа в электронном виде, а работнику – уведомление в личном кабинете․

Частые ошибки при заполнении

• Пропуск графы 2․ Дата обязательна – без неё запись считается недействительной․
• Неправильное наименование должности․ Должно точно соответствовать штатному расписанию․
• Отсутствие ссылки на документ․ В графе 4 без указания номера и даты приказа запись может быть оспорена․
• Неправильный порядок записей․ Новая запись всегда ставится ниже предыдущих, а не заменяет их․
• Отсутствие подписи руководителя в приказе․ Без подписи приказ не имеет юридической силы․

Полезные образцы и ссылки

Для удобства можно скачать готовые шаблоны:

• Образец записи о переименовании должности (PDF) – редакция от ;
• Приказ о назначении на должность (образец) – пример оформления приказа;
• Портал электронных трудовых книжек – официальная страница для перехода в ЭТК․

Запись в трудовую книжку при назначении на новую должность – простая, но крайне важная процедура․ Правильное заполнение всех четырёх граф, точное указание даты и номера приказа, а также соответствие официальному наименованию должности позволяют избежать проблем при расчёте пенсии, получении социальных выплат и при проверках со стороны трудовых инспекций․

Помните: каждый документ, лежащий в основе записи, должен быть оформлен в соответствии с Трудовым кодексом и внутренними регламентами вашей организации․