Изменение названия структурного подразделения (отдела, службы, управления и т․п․) является распространённой практикой в организациях․ При этом важно не только оформить внутренние документы, но и отразить факт переименования в трудовой книжке работника․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения такой записи, нормативная база, образцы и типичные ошибки․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 57 (изменение условий трудового договора) и ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․
• Постановление Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок 320н)․
• Внутренние локальные акты организации – приказ о переименовании подразделения, изменение штатного расписания․

Когда запись обязательна?

Согласно п․ 10 и п․ 13 Порядка 320н, запись о переименовании структурного подразделения вносится в трудовую книжку, если:

1. Изменение названия отдела закреплено приказом руководителя (или иным локальным актом)․
2. Работник продолжает выполнять трудовые функции в том же подразделении, но под новым наименованием․
3. Прежнее название отдела больше не используется в штатном расписании и в документах организации․

Если переименование носит лишь формальный характер (например, изменение только в фирменном стиле без изменения функций и подчинения), запись всё равно рекомендуется внести, чтобы избежать расхождений между данными в трудовой книжке и актуальным штатным расписанием․

Порядок внесения записи

1. Подготовка основания – издаётся приказ о переименовании отдела (например, «Отдел кадров» → «Отдел персонала»)․ В приказе указываются:
   • дата издания;
   • номер приказа;
   • полное прежнее и новое наименование подразделения;
   • ссылка на изменение штатного расписания (если есть)․
2. Определение графа трудовой книжки – запись о переименовании подразделения вносится в раздел «Сведения о работе»:
   • графа 1 – порядковый номер записи (не заполняется при данном виде изменений);
   • графа 2 – дата поступления на работу (не заполняется);
   • графа 3 – наименование организации, структурного подразделения и должность;
   • графа 4 – дата и номер документа, послужившего основанием для записи (приказ о переименовании)․
3. Формулировка записи – в графе 3 указывается изменение наименования подразделения․ Пример:

Отдел кадров с переименован в Отдел персонала

В графе 4 прописывается, например:

Приказ № 45 от 

Образец записи в трудовой книжке

Особенности при совмещении переименования отдела и должности

Если одновременно с переименованием отдела меняется и должность работника, в трудовой книжке делаются две отдельные записи:

1. Запись о переименовании подразделения (как показано выше)․
2. Запись о изменении должности (например, «Старший специалист отдела кадров» → «Старший специалист отдела персонала»)․

Каждая запись оформляется в отдельной строке раздела «Сведения о работе» с указанием соответствующих оснований в графе 4․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и даты приказа запись считается неполной․ Всегда заполняйте графу 4․
• Неправильная формулировка – фраза «Отдел переименован» без указания даты может привести к спорам․ Указывайте точную дату вступления изменений в силу (обычно дата приказа или дата, с которой новое название используется в штатном расписании)․
• Заполнение граф 1 и 2 – при записи о переименовании подразделения эти графы остаются пустыми․ Их заполнение приводит к ошибочному восприятию записи как приёма на работу․
• Использование сокращений без расшифровки – например, «ОК» вместо «Отдел кадров»․ В трудовой книжке допускаются только общепринятые сокращения, но лучше писать полное наименование․
• Несвоевременное внесение – запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с даты вступления приказа в силу (по аналогии с внесением изменений о переводе на другую работу);

Практический совет кадровикам

Для удобства работы рекомендуется завести шаблон записи о переименовании подразделения:

[Наименование отдела] с [ДД․ММ․ГГГГ] переименован в [Новое наименование отдела]

И соответствующий шаблон для графе 4:

Приказ № [Номер] от [ДД․ММ․ГГГГ]

При изменении множества отделов можно вести журнал приказов и последовательно вносить записи в трудовые книжки сотрудников, сверяя их с актуальным штатным расписанием․

Запись о переименовании отдела в трудовой книжке – обязательный элемент корректного ведения трудовых отношений при изменении структуры организации․ Соблюдение порядка, указанного в ст․ 57, 66 ТК РФ и Порядке 320н, а также использование чёткой формулировки и ссылки на основной документ (приказ) позволяют избежать споров и обеспечить прозрачность трудовой истории работника․