Дата актуализации информации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Порядок внесения записи в трудовую книжку
3. Образцы записей
4. Штампы и электронные трудовые книжки
5. Что делать, если запись пропущена
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Ведение трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами, среди которых ключевыми являются:

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Положение о порядке внесения изменений в трудовые книжки, утверждённое в 2022 г.
• Методические рекомендации ФГБУ «Государственная инспекция труда» (выпуск 2024 г.).

Все эти документы единодушно указывают, что при изменении наименования работодателя в трудовой книжке должна быть сделана отдельная запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» и указано основание изменения в графе 4.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Согласно Приказу Минтруда № 320н, запись делаеться одной строкой в графе 3 «Сведения о работе». Ниже – пошаговый алгоритм:

1. Определить дату переименования. Это дата, указанная в приказе (распоряжении) работодателя, которым подтверждается изменение названия.
2. Подготовить основание. Необходимо иметь оригинал (или копию) приказа/распоряжения с указанием номера, даты и подписи уполномоченного лица.
3. Заполнить графу 3. Формат записи:
   
   Организация «старое название», дата переименования переименована в «новое название».
4. Заполнить графу 4. Указывается основание:
   
   Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.
5. Подписать запись. Работник ставит подпись (при необходимости) и дату.
6. Сохранить оригинал приказа в личном деле. Это необходимо для последующей проверки.

Если в организации работает большое количество сотрудников, запись может быть выполнена штампом (см. ниже).

Образцы записей

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Графа 3: Организация «ООО «ТехноСервис»», переименована в «ООО «ТехноСервис‑Плюс».
Графа 4: Приказ № 45 от г.

Пример записи при переименовании филиала

Графа 3: Филиал «ЗАО «СтройИнвест», переименован в «Филиал «ЗАО «СтройИнвест‑Групп».
Графа 4: Приказ № 112 от г.

Пример штампа (для массового применения)

На штампе обычно указываются две строки:

• «Организация «старое название», дата переименования переименована в «новое название»»;
• «Основание: Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.».

Штамп ставится в графу 3, а в графу 4 пишут только номер и дату приказа.

Штампы и электронные трудовые книжки

Штампы

Для организаций с численным персоналом (сотни и более сотрудников) целесообразно использовать штамп, чтобы:

• Сократить время записи;
• Уменьшить риск ошибок при ручном вводе;
• Обеспечить единообразие формулировок.

Штамп должен быть утверждён руководством и соответствовать образцу, приведённому в пункте 3.3.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2022 г. в России активно вводятся электронные трудовые книжки. Процедура отражения переименования в ЭТК аналогична бумажному варианту, но:

• Запись вносится оператором системы (кадровый специалист) через специальный модуль «Изменения работодателя».
• Основание (приказ) загружается в виде скан‑копии и привязывается к записи.
• Сотруднику отправляется уведомление по электронной почте о внесённом изменении.

ЭТК автоматически сохраняет историю всех изменений, что упрощает контроль со стороны инспекции труда.

Что делать, если запись пропущена?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о переименовании, необходимо:

1. Обратиться в отдел кадров с просьбой внести запись в соответствии с нормативными требованиями.
2. Предоставить оригинал (или заверенную копию) приказа о переименовании.
3. Если запись была сделана с ошибкой, оформить выписку исправления (пункт 5 Приказа № 320н) и подписать её обеими сторонами.
4. В случае, когда работник уже уволен, запись может быть внесена в его личное дело, а в трудовую книжку – в виде отдельного листа‑вкладыша, подписанного работодателем.

Важно помнить, что отсутствие такой записи может привести к трудностям при подтверждении стажа, расчёте пенсии и других социальных выплат.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если переименование произошло до моего прихода в организацию?

Нет. Запись в трудовую книжку делается только в том случае, если изменение названия произошло в течение периода моей работы в данной организации.

Как отразить переименование, если я работаю по договору подряда, а не по трудовому договору?

В таком случае в трудовой книжке запись не делается, так как договор подряда не фиксируется в трудовой книжке. Информация о переименовании фиксируется в договоре подряда.

Можно ли самостоятельно написать запись без участия кадровика?

Теоретически запись может быть сделана работником, но она считается корректной только при наличии подписи работодателя (руководителя или уполномоченного лица) и указания официального основания.

Что делать, если в организации использовался старый шаблон записи (до 2022 г.)?

С 2022 г. действует новый порядок. Если в книжке использован устаревший шаблон, рекомендуется оформить выписку исправления с указанием нового формата записи.

Как отразить переименование, если я работаю в нескольких филиалах одной компании?

Если переименование касается всей компании, запись делается один раз в каждой трудовой книжке. Если же меняется только название конкретного филиала, запись делается в графе 3 с указанием «филиал» в наименовании.

Отражение смены названия организации в трудовой книжке – обязательный процесс, регулируемый Приказом Минтруда № 320н от  г. и последующими нормативными актами. Правильное оформление записи гарантирует сохранность трудового стажа, упрощает расчёт пенсии и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.