Важно! С 01 сентября 2021 года действуют единые Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены приказом Минфина России от № 320н). Трудовые книжки нового образца применяются с 01 января 2023 года. Все записи, включая переводы, должны вестись строго по этим правилам.

Что такое перевод в трудовой книжке?

Перевод, это постоянное изменение работником места работы (структурного подразделения, филиала) при том же работодателе, сопровождающееся изменением условий трудового договора (например, названия должности, оплаты труда).

Важно отличать перевод от:

• Временного замещения (например, при отпуске другого сотрудника), которое не вносится в трудовую книжку.
• Совместительства (запись о работе по совместительству вносится только в трудовую книжку по месту основной работы, если это требуется).

Порядок внесения записи о переводе: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка документов-оснований

Для внесения записи необходимы два ключевых документа:

1. Приказ (распоряжение) работодателя о переводе. В нем должны быть четко указаны: ФИО работника, предыдущая и новая должность (профессия), структурное подразделение, дата вступления перевода в силу. Приказ издается в двух экземплярах.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем фиксируются все изменения условий договора, связанные с переводом (например, пункт об оплате труда). Это обязательный документ.

Шаг 2: Сроки внесения записи

Работодатель (или уполномоченное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек) обязан внести запись в хронологическом порядке не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о переводе (п. 9 Правил № 320н).

Пример: Приказ о переводе издан . Запись в трудовую книжку должна быть сделана не позднее (если считать 5 рабочих дней, начиная с 22.04).

Шаг 3: Формулировка и оформление записи

Запись делается на основании приказа и содержит:

• Дату перевода (дата, с которой работник начинает выполнять новую работу).
• Название нового структурного подразделения (если меняется).
• Новую должность (профессию) с указанием тарифно-квалификационного разряда (если есть).
• Основание: ссылка на номер и дату приказа о переводе.

Образец записи (для бумажной трудовой книжки):

» Переведен(а) на должность старшего специалиста отдела маркетинга. Приказ № 78-к от .»

Шаг 4: Заверение записи

Запись о переводе, как и любая другая, обязательно заверяется подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров) и расшифровкой подписи. Печать организации на саму запись ставить не требуется.

Особенности перевода при переходе на Электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник переводится и у него есть ЭТК, процесс аналогичен, но запись вносится в электронный реестр. Ключевое отличие:

• В графе 3 (Наименование организации) указывается наименование нового структурного подразделения (например, «ООО ‘Ромашка’, отдел продаж»), а не просто «ООО ‘Ромашка'».
• Все данные о приказе (номер, дата) также вносятся в электронный реестр.

Сроки внесения (5 рабочих дней) и требование об основании (приказ + доп. соглашение) остаются прежними.

Частые ошибки и последствия

Неправильная запись о переводе может привести к:

1. Ошибкам в стаже, если неверно указана дата или должность, это может повлиять на расчет трудового стажа, необходимого для пенсии или отпусков.
2. Неправильному расчету заработной платы, несоответствие записи в ТК и условий трудового договора.
3. Проблемам при увольнении — неясность, с какого момента работник считается уволенным с последней должности.
4. Штрафам для работодателя, за несоблюдение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Краткий итог: что нужно помнить

• Перевод — это постоянное изменение условий труда у того же работодателя.
• Основание — приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Срок — не позднее 5 рабочих дней с даты приказа.
• Содержание записи — дата, новая должность/подразделение, ссылка на приказ.
• Заверение — подпись ответственного лица с расшифровкой.
• Хронология, запись вносится в графу, соответствующую дате перевода, после предыдущей записи об этом работнике.

Следуя этим правилам, вы обеспечите корректное отражение трудовой истории работника и избежите кадровых и юридических рисков.