Дата актуализации: г․
Содержание
- Правовая база (Трудовой кодекс‚ Приказ Минтруда 2021 г․)
- Когда и кем вносится запись
- Структура записи в разделе «Сведения о работе»
- Образец правильного заполнения
- Типичные ошибки и способы их исправления
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Запись о приёме на работу‚ а также последующие изменения (переводы‚ повышение квалификации‚ награждения) регулируются:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ);
- Положением о порядке ведения трудовых книжек‚ утверждённым приказом Минтруда России от № 320н (п․ 12);
- Приказом Минтруда России от № 383н «Об электронных трудовых книжках» (для ЭТК)․
Согласно п․ 12 указанного приказа‚ в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать записи нельзя․ При ошибке делается исправительная запись‚ в которой указывается номер ошибочной строки‚ она аннулируется‚ а затем вносится правильная формулировка․
Когда и кем вносится запись
Запись о приёме на работу должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора (или издания приказа о приёме)․ Вносит её:
- уполномоченный представитель работодателя (директор‚ главный бухгалтер‚ специалист отдела кадров);
- либо лицо‚ которому доверено вести трудовые книжки (например‚ кадровый специалист)․
Если работник переходит на электронную форму‚ в бумажной трудовой книжке делается закрывающая запись (см․ раздел Электронная трудовая книжка)․
Структура записи в разделе «Сведения о работе»
Запись состоит из пяти граф (строк) в таблице трудовой книжки:
| № п/п | Дата начала работы | Наименование организации | Должность (должностные обязанности) | Основание (приказ‚ договор) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ДД․ММ․ГГГГ | Полное наименование работодателя (с указанием ИНН‚ ОКПО) | Должность (полное название) + (по желанию) указание на режим труда (полный/неполный‚ вахтовый‚ совместительство) | Приказ № … от ДД․ММ․ГГГГ или трудовой договор № … от ДД․ММ․ГГГГ |
Образец правильного заполнения
Ниже – пример записи при приёме на работу в 2026 году․
№ п/п | Дата начала работы | Наименование организации | Должность | Основание -------------------------------------------------------------------------------- 1 | | ООО «ТехноПрогресс»‚ ИНН 7701234567‚ ОКПО 12345678 | Инженер‑технолог‚ полная ставка | Приказ № 12/2026 от
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ но переходит на электронную‚ в бумажной книге делается запись:
№ п/п | Дата начала работы | Наименование организации | Должность | Основание -------------------------------------------------------------------------------- 2 | | Электронная трудовая книжка (ЭТК) | — | Приказ № 45/2026 от о переходе на ЭТК
Типичные ошибки и способы их исправления
- Зачёркивание текста․ По п․ 12 Приказа 320н зачеркивать нельзя․ Нужно оформить исправление․
- Неправильный порядок полей․ Дата начала работы должна стоять во второй колонке‚ а не в первой․
- Отсутствие ссылки на нормативный документ․ В графе «Основание» обязательно указывается номер и дату приказа/договора․
- Ошибочная дата․ При исправлении вносят исправительную запись: указывают номер ошибочной строки‚ ставят «Аннулировано» и в следующей строке вносят правильные данные․
- Отсутствие подписи ответственного лица․ После записи внизу (на отдельной странице) ставится подпись и печать работодателя․
Пример исправительной записи
№ п/п | Дата начала работы | Наименование организации | Должность | Основание -------------------------------------------------------------------------------- 1 (аннулировано) | | ООО «ТехноПрогресс» | Инженер‑технолог | Приказ № 12/2026 от 2 | | ООО «ТехноПрогресс»‚ ИНН 7701234567‚ ОКПО 12345678 | Инженер‑технолог‚ полная ставка | Приказ № 12/2026 от
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки․ При переходе необходимо выполнить два шага:
- В бумажной трудовой книжке оформить закрывающую запись о переходе на ЭТК (см․ пример выше)․
- В системе Госуслуги (или в специализированном портале «ЭТК») загрузить скан‑копию последней записи и подтвердить её под подписью работодателя․
После закрывающей записи новый работодатель не может вносить новые записи в бумажную книгу․ Все дальнейшие записи делаются только в электронном виде․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести две трудовые книжки одновременно? Нет․ При переходе на ЭТК в бумажной книге делается закрывающая запись‚ и дальнейшее ведение прекращается․
- Что делать‚ если в трудовой книжке закончились свободные строки? Оформляется вкладыш в той же книге‚ в котором продолжаются записи․ Вкладка должна быть пронумерована и подписана․
- Кто отвечает за правильность записи? Ответственность несёт работодатель (руководитель организации) и лицо‚ вносящее запись (кадровый специалист)․ За нарушение порядка могут быть наложены штрафы согласно ТК РФ․
- Можно ли исправить запись без исправительной строки? Нет․ Любая ошибка должна фиксироваться исправительной записью в соответствии с пунктом 12 Приказа 320н․
- Нужна ли подпись работника при внесении записи? Подпись работника не требуется‚ но в некоторых организациях её запрашивают в качестве подтверждения согласия․
Запись в трудовой книжке о работе в настоящее время – один из ключевых элементов трудового документооборота․ Соблюдение требований законодательства (ТК РФ‚ Приказ Минтруда 320н) гарантирует корректность сведений‚ защищает интересы как работника‚ так и работодателя‚ а также упрощает процесс перехода на электронный формат․ При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к официальным образцам в системе «КонсультантПлюс» или к специалисту отдела кадров․
Помните: в разделе «Сведения о работе» нельзя зачеркивать‚ а любые исправления должны оформляться согласно установленному порядку․