Запись об образовании и повышении квалификации является обязательной частью трудовой книжки. Она подтверждает профессиональный уровень работника и может влиять на карьерный рост‚ начисление надбавок и право на определённые виды социальных гарантий. Ниже представлен пошаговый алгоритм внесения такой записи‚ нормативные основания и практические примеры.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об образовании» – определяет виды документов‚ подтверждающих получение образования (диплом‚ свидетельство‚ сертификат и т.д.).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения записей об образовании‚ профессии и специальности.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена соответствующими республиканскими органами госуправления) – содержит образцы записей и рекомендации по оформлению.
Куда вносится запись об учёбе
Согласно пункту 3.1 Инструкции и подпункту б пункта 21 Правил ведения трудовых книжек‚ запись об образовании (включая повышение квалификации) вносится:
- На ьном листе трудовой книжки в разделе «Образование и профессия‚ специальность».
- Если места в этом разделе недостаточно‚ запись делается в разделе «Сведения о работе» (строка‚ следующая за последней записью о трудовой деятельности).
- В случае‚ когда все страницы одного из разделов заполнены‚ допускается использование вкладыша (вкладыш вшивается только тогда‚ когда нет свободного места в основном блоке).
Документы‚ служащие основанием для записи
Для внесения записи необходимо иметь один из следующих документов:
- Диплом о высшем профессиональном образовании (бакалавр‚ специалист‚ магистр).
- Свидетельство о среднем профессиональном образовании.
- Удостоверение о повышении квалификации или профессиональной переподготовке.
- Сертификат о прохождении курсов‚ семинаров‚ вебинаров (при условии‚ что они предусмотрены законодательством как форма повышения квалификации).
- Иные документы‚ подтверждающие получение образования (например‚ выписка из приказа о зачислении/отчислении‚ справка учебного заведения).
Формат записи
Запись оформляется в виде одной строки‚ содержащей следующие элементы:
- Дата начала обучения – день‚ месяц‚ год (например‚ ).
- Дата окончания обучения – день‚ месяц‚ год (например‚ ).
- Наименование учебного заведения (полное‚ без сокращений);
- Наименование полученного образования (например‚ «Высшее профессиональное образование»‚ «Среднее профессиональное образование»‚ «Повышение квалификации»).
- Квалификация (специальность) – специальность‚ профессия или направление подготовки‚ указанная в документе об образовании.
- Серия и номер документа (диплома‚ свидетельства‚ удостоверения).
Пример записи для бакалавра:
– Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский государственный университет» Высшее профессиональное образование Бакалавр по направлению «Экономика» Диплом № 123456 серии АБ
Пошаговая инструкция для нанимателя
- Получите от работника документ об образовании. Проверьте его подлинность (свериться с реестром учебных заведений‚ при необходимости запросите справку из учреждения).
- Определите место для записи. Если в разделе «Образование и профессия‚ специальность» есть свободные строки – используйте их. Если нет – перейдите к разделу «Сведения о работе».
- Заполните запись согласно формату. Используйте печатный шрифт‚ чёрную пасту‚ без сокращений (кроме общепринятых аббревиатур‚ например‚ г. – город).
- Подпишите запись. Подпись ставит уполномоченное лицо нанимателя (кадровик‚ руководитель подразделения) и ставит дату внесения записи.
- Поставьте печать организации (если требуется внутренними нормативными актами).
- Сделайте копию записи в личной карточке работника (или в электронном кадровом учете) для контроля и последующего использования.
- Сообщите работнику о внесении записи и выдайте ему трудовую книжку на ознакомление (под роспись).
Особенности внесения записи о повышении квалификации
Повышение квалификации считается формой обучения‚ поэтому запись оформляется аналогично основному образованию. Важно указать:
- Наименование программы повышения квалификации;
- Количество часов (если указано в удостоверении);
- Наименование организации‚ проводившей обучение;
- Дата выдачи удостоверения.
Пример записи о повышении квалификации:
– Институт профессионального развития «ПрофРост» Повышение квалификации 72 часа Программа «Современные методы бухгалтерского учёта» Удостоверение № 789012 серии ВГ
Что делать‚ если места в трудовой книжке нет
Если все страницы раздела «Образование и профессия‚ специальность» заполнены‚ а в разделе «Сведения о работе» также нет свободных строк‚ допускается:
- Вшить вкладыш (лист формата А5‚ прошитый в трудовую книжку). На вкладыше делается запись об образовании по тому же формату.
- Указать в основном блоке ссылку на вкладыш (например‚ «См. вкладыш‚ лист № 3»).
Вкладыш используется только в случае отсутствия свободного места; иначе его вшивать не требуется.
Ответственность за неправильное оформление
Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:
- Административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Сложности при подтверждении стажа и квалификации при назначении пенсии‚ пособий или при трудоустройстве в другую организацию.
- Недоверие со стороны контролирующих органов (ФСС‚ ПФР‚ трудовая инспекция).
Поэтому рекомендуется проводить периодический аудит трудовых книжек и обучать кадровых сотрудников актуальным требованиям.
Внесение записи об учёбе в трудовую книжку – это простая‚ но важная процедура‚ требующая внимательного отношения к документам и соблюдения установленного порядка. Следуя представленной инструкции‚ наниматель обеспечит корректное оформление образовательных данных работника‚ что послужит гарантией законности трудовых отношений и защитит интересы обеих сторон.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы (ФЗ № 273‑ФЗ‚ Приказ Минтруда России № 320н) и практических рекомендаций по ведению трудовых книжек.