Важно! С 1 января 2021 года при приеме на работу впервые (ранее не имел трудового договора) оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Для остальных работников, уже имеющих бумажный документ, сохраняется право выбора: вести книжку на бумаге или перейти на электронную форму (ст. 66.1 ТК РФ). Поэтому действия при утрате/краже будут различаться в зависимости от типа книжки.
Если утеряна или украдена бумажная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка — это физический документ установленной формы. Если она пропала (утеряна или похищена), необходимо действовать быстро и по закону.
Шаг 1: Немедленное заявление в полицию
Если есть подозрение на кражу, необходимо подать заявление в отдел полиции по месту жительства или месту утраты. Получить справку о принятии заявления (квитанцию). Этот документ понадобится работодателю для обоснования отсутствия книжки и для оформления дубликата.
Шаг 2: Письменное заявление работодателю
Работник обязан немедленно (в тот же рабочий день) уведомить своего непосредственного руководителя и отдел кадров (HR) об утрате. Лучше написать заявление на имя генерального директора с просьбой оформить дубликат трудовой книжки. В заявлении нужно указать:
- ФИО, паспортные данные.
- Причину утраты (утрата, кража).
- Номер и серию утраченного документа (если помните).
- Ссылку на справку из полиции (если была кража).
Шаг 3: Действия работодателя
По получении заявления работодатель обязан:
- Приостановить внесение записей в утраченную книжку (если она еще не найдена).
- Написать заявление в отдел полиции (если работник не сделал этого) о факте утраты документа, который является собственностью организации.
- Оформить дубликат трудовой книжки в установленном порядке.
Шаг 4: Оформление дубликата
Работодатель в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работником должен оформить дубликат. Процесс включает:
- Запрос в архив (свой или государственный) всех сведений о трудовой деятельности работника.
- Заполнение дубликата по форме, установленной Приказом Минтруда РФ. Все записи переносятся в том же порядке, что и в оригинале, с указанием «Дубликат».
- Нумерация дубликата: присваивается новый номер, а в графе «Серия и номер» указывается номер оригинала (если он известен) с пометкой «Дубликат».
- Подписание дубликата директором и заверение печатью организации.
Важно: Если оригинал будет найден после выдачи дубликата, он должен быть сдан работодателю для хранения в архиве. Дубликат остается у работника.
Если утерян доступ к электронной трудовой книжке (ЭТК)
Электронная трудовая книжка, это запись в базе данных Социального фонда России (СФР). «Украсть» ее физически невозможно, но может быть утрачен доступ или ошибка в записях.
Ситуация А: Работник не может получить доступ к своей ЭТК
Доступ к ЭТК осуществляется через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР. Если пароль утерян или аккаунт недоступен:
- Необходимо восстановить доступ через Госуслуги (по номеру телефона, электронной почте или через отделение МФЦ).
- Обратиться в отделение СФР с паспортом для получения выписки из ЭТК на бумажном носителе. Эта выписка имеет юридическую силу.
Ситуация Б: В записях ЭТК есть ошибки или неполная информация
Если в электронной базе СФР нет данных о периоде работы или есть неточности:
- Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о внесении/исправлении сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления направить в СФР сведения о трудовой деятельности работника (ст. 66.1 ТК РФ).
- Если работодатель уклоняется, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.
Ситуация В: Работник хочет перейти с бумажной книжки на электронную
Если у работника есть бумажная книжка, но он решил перейти на ЭТК:
- Он подает заявление работодателю о прекращении ведения бумажной книжки и передаче сведений в СФР.
- Работодатель обязан в течение 3 дней направить в СФР все сведения из бумажной книжки (формы ЕФС-1).
- После этого бумажная книжка закрывается (делается запись о передаче сведений в ЭТК) и возвращается работнику. Дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.
Ответственность работодателя за нарушения
Закон строго обязывает работодателя:
- Оформлять дубликат утраченной бумажной книжки в срок (до 15 дней).
- Своевременно направлять сведения о трудовой деятельности в СФР (в течение 3 дней).
- Не требовать от работника платы за оформление дубликата или за предоставление выписки из ЭТК.
За неисполнение этих обязанностей работодатель несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штрафы для должностных лиц, от 5 000 до 50 000 руб., для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
Краткая памятка для работника
- Бумажная книжка утеряна/украдена:
- → Подать заявление в полицию (справка).
- → Подать заявление работодателю о выдаче дубликата.
- → Получить дубликат от работодателя в течение 15 дней.
- Проблемы с электронной книжкой (ЭТК):
- → Восстановить доступ через Госуслуги/СФР.
- → При ошибках в записях, написать заявление работодателю на внесение исправлений в СФР;
- → При отказе работодателя — жаловаться в ГИТ или СФР.
- Важно: Все заявления и обращения лучше подавать в письменном виде под расписку или через официальную электронную почту компании.
Трудовая книжка (бумажная или электронная) — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовые права. При ее утрате или проблемах с электронным форматом необходимо действовать оперативно, ссылаясь на нормы Трудового кодекса РФ (ст. 66, 66.1) и законодательство о Социальном фонде. Помните, что работодатель обязан содействовать вам в восстановлении этого документа, а вы имеете право на получение полной и достоверной информации о своей трудовой деятельности.