Вопрос, который часто возникает у работников и кадровиков: что делать, когда в трудовой книжке заканчивается место для записей и требуется оформить второй (или последующий) вкладыш? В этой статье мы подробно разберём нормативную базу, порядок выдачи, оформление штампов и типичные ошибки.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист (или набор листов) формата, соответствующего трудовой книжке, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Вкладыш вшивается в обложку книжки, когда в основной части книги заканчиваются свободные строки.

• Серия и номер вкладыша присваиваются в порядке очереди, как и номера самих трудовых книжек.
• Каждый выданный вкладыш фиксируется штампом в ьном листе трудовой книжки.

Правовые основания

Оформление вкладышей регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Приказом Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы трудовой книжки». В частности:

1. Трудовая книжка должна иметь достаточное количество страниц для записи всех трудовых событий.
2. Если места в основной части книги не хватает, выдается вкладыш, который вшивается в обложку.
3. Каждый выданный вкладыш фиксируется штампом «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.

Когда возникает необходимость в втором вкладыше?

Второй (третий, четвертый…) вкладыш может понадобиться в следующих ситуациях:

• Работник имеет длительный трудовой стаж и в основной части книжки уже записаны все записи.
• Работодатель использует несколько видов трудовых книжек (например, для разных предприятий) и в каждой из них места заканчиваются.
• В книжке уже был выдан первый вкладыш, а после очередного трудового события снова не хватает места.

Порядок выдачи и оформления второго вкладыша

4.1 Регистрационный номер

В первую графу ьного листа вкладыша вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам. Номера выдаются подряд, без пропусков.

4.2 Даты

Во второй, третьей и четвёртой графах указываются даты:

• Дата приёма на работу.
• Дата заполнения трудовой книжки (или вкладыша).
• Дата выдачи вкладыша.

4.3 Штамп «Выдан вкладыш»

При выдаче второго (и последующего) вкладыша необходимо поставить в трудовую книжку дополнительный штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Если на ьном листе первого вкладыша уже нет свободного места, штамп ставится на ьный лист первого вкладыша.

Пример формулировки штампа:

Выдан вкладыш
Серия: 0123457
Номер: 000124

4.4 Вшивание вкладыша

Вкладыш вшивается в обложку книжки следующим образом:

1. Открыть обложку книжки и разместить вкладыш между обложкой и основной частью.
2. Закрепить вкладыш с помощью специального клея или швейных нитей (по рекомендациям Минтруда).
3. Убедиться, что все штампы и подписи видны и не перекрыты.

Что делать, если на ьном листе нет места для нового штампа?

Согласно рекомендациям, если место для очередного штампа «Выдан вкладыш» на ьном листе первого вкладыша закончилось, следует:

• Разместить штамп на ьном листе второго вкладыша, если он уже вшит.
• Если и там места нет, использовать внутреннюю сторону обложки (но только в исключительных случаях и после согласования с инспекцией по труду).

Важно: штамп на внутреннюю сторону обложки запрещён в обычных условиях, поэтому предпочтительно искать свободное место на ьных листах вкладышей.

Пример заполнения второго вкладыша (2025‑2026 гг.)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли использовать один и тот же вкладыш несколько раз?

Нет. Каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер, которые фиксируются в штампе. Повторное использование того же вкладыша считается нарушением трудового законодательства.

7.2 Что делать, если в трудовой книжке уже есть два вкладыша, а места всё равно нет?

В этом случае рекомендуется:

1. Оформить третий вкладыш, проставив соответствующий штамп в ьном листе второго вкладыша.
2. При необходимости обратиться в отдел кадров с просьбой о выдаче новой трудовой книжки (это редкая, но возможная процедура);

7.3 Можно ли ставить штамп на внутреннюю сторону обложки?

Строго запрещено, кроме как в случае, когда все ьные листы полностью заполнены и нет альтернативных вариантов. В таком случае необходимо получить письменное согласие инспекции по труду.

7.4 Как проверить подлинность вкладыша?

Сравните серию и номер вкладыша с данными в реестре Министерства труда (можно запросить в отделе кадров). Также проверьте наличие оригинального штампа «Выдан вкладыш» и подписи уполномоченного лица.

Типичные ошибки при оформлении второго вкладыша

• Отсутствие штампа о выдаче вкладыша. Без него вкладыш считается недействительным.
• Неправильный порядок номеров. Серия и номер должны идти подряд, без пропусков.
• Заполнение дат в неверном формате. Дата должна указываться полностью: число, месяц, год.
• Ставить штамп на внутреннюю сторону обложки без разрешения. Это может привести к штрафу.
• Отсутствие подписи руководителя. Подпись обязательна для подтверждения выдачи вкладыша.

Оформление второго (и последующих) вкладышей – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

1. Регистрационный номер вкладыша фиксируется в первой графе.
2. Все даты (приём, заполнение, выдача) указываются полностью.
3. Обязательно ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
4. Если место для штампа на ьном листе первого вкладыша закончилось, используют ьный лист следующего вкладыша.
5. Запрещено ставить штамп на внутреннюю сторону обложки без специального разрешения.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете юридическую чистоту трудовой книжки и избежите проблем при проверках со стороны инспекции по труду.

Дата актуализации статьи:  г.