После смерти сотрудника его трудовая книжка может быть передана ближайшим родственникам. Правильный порядок выдачи и отправки документов регулируется Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 320н. Ниже – пошаговое руководство, образцы заявлений и рекомендации по отправке по почте.

Кто имеет право получить трудовую книжку умершего работника?

По п. 38 Порядка № 320н трудовая книжка выдается:

• близким родственникам (супруг(а), родители, дети, внуки/внуки, а также лица, которые фактически и cared for the deceased);
• по заявлению одного из родственников;
• либо по требованию самого работника (если он ещё жив).

В случае, когда родственник не может явиться лично, документ может быть выслан по почте по письменному заявлению.

Какие документы требуются для получения трудовой книжки?

Для получения копии или оригинала трудовой книжки необходимо представить пакет документов:

1. Заявление от родственника о выдаче трудовой книжки (образец ниже).
2. Документ, подтверждающий личность заявителя (паспорт, водительское удостоверение).
3. Документ, подтверждающий родство с деceded (свидетельство о рождении, браке, свидетельство о смерти).
4. Квитанция об оплате почтовой отправки (если отправка производится заказным письмом).

Образец заявления родственника

Заявление
о выдаче трудовой книжки умершего работника

Я, ______________________ (Ф.И.О. заявителя), паспорт: ____ № ________, выдан ___________ (кем), дата выдачи ___________,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________________________,
в связи со смертью ______________________ (Ф.И.О. умершего работника), даты смерти ___________,
заявляю, что являюсь ______________________ (укажите степень родства: супруг(а), родитель, ребёнок и т.д.).
Прошу выдать (или посылать по почте) оригинал/копию трудовой книжки № ________, выданной ___________ (наименование организации) ___________ (дата выдачи).

Приложения:
Копия паспорта заявителя;
Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении/свидетельство о смерти);
Квитанция об оплате отправки (при отправке заказным письмом).

Как оформить отправку по почте?

Отправка возможна только после получения письменного заявления от одного из родственников. Ниже – основные требования:

• Письмо‑заявление должно быть подписано и заверено печатью (если есть).
• Трудовую книжку следует упаковать в конверт, указав получателя.
• Отправка должна быть выполнена заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• В книге учёта движения трудовых книжек необходимо отразить дату отправки и реквизиты письма.

Пример оформления конверта

Получатель: Иванов Иван Иванович
Адрес: ул. Примерная, д. 10, кв. 5, г. Москва, 123456
Отправитель: ОАО «Компания», отдел кадров, г. Москва

Как заверить копию трудовой книжки?

Если оригинал отправляется по почте, а работодатель оставляет копию в кадровой документации, её необходимо заверить:

1. Сделать копию оригинального документа.
2. Поставить печать организации (если она есть) и подпись уполномоченного лица.
3. Внести отметку: «Копия заверена в ___________ (дата)».

Заверившуюся копию можно также отправить по почте, приложив к ней заявление о выдаче.

Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку?

Если в момент увольнения работник уже перешёл на электронный формат, то:

• Оригинальная бумажная книжка не требуется.
• Вместо неё выдаётся электронный документ, который можно отправить по e‑mail или разместить в личном кабинете.
• В этом случае заявление от родственника также может быть поданён в электронном виде.

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Получить письменное заявление от родственника.
2. Проверить документы, подтверждающие личность и родство.
3. Оформить копию (или оригинал) трудовой книжки.
4. Упаковать документ и отправить заказным/ценным письмом.
5. Внести сведения в книгу учёта движения трудовых книжек.
6. Сохранить подтверждение отправки (квитанцию, опись вложения).

Юридические ссылки

Для более детального изучения норм действует:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 81, 84.
• Постановление Правительства РФ № 320н «Об порядке ведения кадровой документации».
• Письмо Минтруда России от № 14‑5‑О‑1.

Эти документы содержат подробные правила оформления, хранения и передачи трудовой книжки в случае смерти работника.

Полезные ссылки и скачивания

• Образец заявления родственника (PDF)
• Пример оформления конверта и описи вложения
• Пример заполнения заявления в системе КонсультантПлюс

Скачайте готовые формы, адаптируйте их под свои нужды и следуйте описанному порядку – это гарантирует законность и прозрачность процедуры выдачи трудовой книжки умершего работника.