В процессе приёма на работу или при переходе сотрудника на новую должность работодатель обязан оформить и выдать ему трудовую книжку. Этот документ фиксирует трудовую деятельность работника, что обязательно для страхования, оформления выплач и иных юридических процедур. Ниже подробно рассматривается порядок выдачи, особенности оформления бумажных и электронных форм, а также требования к учету и хранению.
Виды трудовых книжек
1.1 Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, который используется в большинстве организаций. В неё вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выплатах и премировании;
- увольнениях и переводах;
- вкладках (дополнительные сведения о совместительстве, отпуске и т.д.).
1.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в РФ допускается ведение трудовых книжек в электронном виде. ЭТК оформляется в системе СФР и доступна через портал Госуслуги или Сайт ПФР. Основные особенности:
- Все записи формируются в форме ЕФС1;
- Заполняется поле «Основание» – номер и дата приказа;
- Отправка формы в ПФР приводит к автоматическому обновлению цифровой карточки сотрудника;
- Ведение ЭТК обязательно, отказ от неё недопустим.
Порядок выдачи трудовых книжек
2.1 При приёме на работу
Трудовую книжку выдают впервые не позднее через 5 календарных дней после начала трудовых отношений. При этом:
- Работник подписывается в журнале движения трудовых книжек;
- В книжку вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
- Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица и печатью организации.
2.2 При увольнении
При увольнении работник имеет право потребовать выдачу оригинала своей трудовой книжки. Работодатель обязан выдать её не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. При выдаче:
- Составляется акт передачи оригинала;
- Сотрудник подписывает расписку о получении;
- В журнале движения фиксируется факт выдачи.
2.3 По запросу сотрудника
Если работник просит выдать копию или дубликат, работодатель оформляет его в соответствии с новыми формами, утверждёнными постановлением Правительства РФ. Дубликат может быть оформлен:
- В бумажном виде (печатью и подписью);
- В электронном виде (через ЭТК).
Учёт выдачи и хранения
3.1 Журнал движения трудовых книжек
В каждый день вводятся записи о выдаче, получении и возврате книжек. Журнал должен содержать:
- Номер и серию трудовой книжки;
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи/получения;
- Подпись ответственного лица;
- Отметку о наличии печати.
3.2 Хранение
Оригиналы трудовых книжек хранятся в архиве организации в течение всего времени действия трудовых отношений и не менее 5 лет после увольнения сотрудника. Электронные версии хранятся в системе СФР и доступны для выдачи через онлайн‑порталы.
Платёж за бланк книжки
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), при выдаче сотрудникам книжек взимается плата за их бланк. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учёте как расходы на оформление трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вести отдельный учет выдачи книжек? – Да, в журнале движения трудовых книжек фиксируются все операции выдачи, получения и возврата.
- Можно ли отказать сотруднику в выдаче книжки? – Отказ недопустим, так как трудовая книжка обязательна для официального оформления сотрудника.
- Как оформить дубликат? – По новому образцу, утверждённому постановлением Правительства, с указанием причины выдачи дубликата и подписью руководителя.
- Какие сроки выдачи при увольнении? – Не более трёх рабочих дней с даты подачи заявления.
Правильное оформление и своевременная выдача трудовых книжек – обязательный элемент юридической чистоты любой организации. Соблюдение установленных сроков, использование актуальных форм и ведение точного журнала движения позволяют избежать штрафов, упростить работу с ПФР и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.
Для автоматизации процесса многие компании используют 1С: Учет трудовых книжек, где настройка выдачи, оплата бланков и формирование отчётов происходит в единой системе.