Дата публикации: 22:24:33

В 2026 году порядок выдачи и ведения трудовой документа изменился. Работодатели часто сталкиваются с вопросами: как оформить новую книжку, когда нужно перейти на электронный формат, какие сведения нужно внести. В этой статье собраны все актуальные рекомендации, подкреплённые нормативными актами и практическим опытом.

Правовая база

Основные нормативные документы, которые регулируют выдачу и ведение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1)
• Федеральный закон № 178‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд, ФОМС и ФСС»
• Постановление Правительства РФ № 1135 от «Об утверждении Положения о ведении трудовой документации»
• Инструкция СФР «Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)»

Ключевые положения

1. Работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант.
2. Переход на ЭТК оформляется заявлением работника и записью в книге учёта движения трудовых книжек.
3. При выдаче новой книжки (бумажной или электронной) необходимо сделать отметку о переходе и указать дату подачи заявления об отказе от бумажного документа.

Когда требуется выдать новую трудовую книжку?

Новую книжку необходимо оформить в следующих случаях:

• При приёме на работу впервые (работник никогда не имел трудовой книжки).
• При переходе на электронный формат по инициативе сотрудника.
• При потерянной, украденной или повреждённой бумажной книжки.
• При изменении данных (например, изменение места работы, должности, ФИО).

Пошаговая инструкция по выдаче новой книжки

Подготовка документации

Перед выдачей необходимо собрать следующие документы:

1. Заявление работника о переходе на электронный формат (если применимо).
2. Копия паспорта работника.
3. Сведения, внесённые в СФР (номер страхового свидетельства, дата начала работы).
4. Записка о выдаче бумажной книжки (если она ещё существует).

Оформление заявления

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку должно содержать:

• ФИО работника.
• Номер и серия страхового свидетельства.
• Дата подачи заявления.
• Подпись работника.

Заявление передаётся в СФР в течение operativno (не позднее следующего рабочего дня) после его получения.

Внесение записи в книге учёта движения

После подачи заявления в СФР необходимо оформить запись в книге учёта движения трудовых книжек:

• Номер записи.
• Дата выдачи новой книжки.
• Отметка «Переход на электронный формат».
• Ссылка на статью ТК 66.1.

Выдача бумажной книжки (если требуется)

Если работник всё ещё использует бумажный документ, его нужно выдать вручную и сделать отметку о переходе:

1. В ьный лист вписать: «Выдана на руки в связи с переходом на электронный формат».
2. Поставить подпись работодателя и работника.
3. Сохранить копию выданной книжки в архиве.

Формирование электронной трудовой книжки (ЭТК)

ЭТК создаётся автоматически в личном кабинете работника в системе СФР после внесения сведений. Основные шаги:

• В СФР в разделе «Электронные документы» выбрать «Создать ЭТК».
• Проверить уникальность номера рабочего места.
• Сохранить QR‑код или ссылку для доступа.

Как внести сведения в существующую ЭТК

После того как ЭТК создана, в неё можно добавлять новые записи:

1. Ввод нового места работы (с указанием кода ОКПО, адреса, даты начала).
2. Обновление сведений о стаже, должности, заработной плате.
3. Внесение сведений о отпуске, отпуске по уходу за ребёнком и т.д.

Все изменения фиксируются в журнале «Движение трудовых книжек» и подписываются электронной подписью работодателя.

Юридические аспекты и частые ошибки

Неправильное оформление может привести к штрафам и проблемам при проверке. Рассмотрим типичные ошибки:

• Отсутствие подписи работника в заявлении о переходе.
• Неправильная дата подачи – заявление должно быть отправлено в СФР не позднее следующего рабочего дня.
• Пропуск записи в книге учёта движения – без неё невозможно подтвердить законность выдачи новой книжки.
• Неучтённый переход на ЭТК – если сотрудник уже отказался от бумажной формы, выдавать её нельзя.
• Несоответствие ФИО в разных источниках – проверяйте совпадение данных в паспорте, СФР и книге учёта.

Как проверить выдачу новой трудовой книжки

Работник может самостоятельно проверить статус своей ЭТК:

1. Войти на портал Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»).
2. Посмотреть выписку по форме СТД‑Р, полученную от последнего работодателя.
3. Сравнить данные с записью в книге учёта движения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли получить бумажную книжку, если я уже перешёл на ЭТК?
  Ответ: Нет. После перехода на электронный формат выдача бумажной копии не предусмотрена, кроме случая потери ЭТК.
• Вопрос: Что делать, если я потерял ЭТК?
  Ответ: Подать в СФР заявление о восстановлении, приложив копию паспорта и справку о стаже.
• Вопрос: Как оформить новую книжку, если я меняю работодателя?
  Ответ: При приёме на новую должность необходимо оформить запись о переходе в книге учёта и выдать новую бумажную/электронную книжку.
• Вопрос: Сколько времени занимает создание ЭТК?
  Ответ: После внесения сведений в СФР система формирует ЭТК в течение 1‑2 рабочих дней.

Выдача новой трудовой книжки – это не просто формальная процедура, а важный юридический акт, требующий строгого соблюдения норм ТК и инструкций СФР. Правильное оформление заявления, своевременная запись в книге учёта и корректное формирование электронной версии позволяют избежать ошибок, штрафов и проблем при проверках.

Следуя описанному алгоритму, вы сможете быстро и без лишних Paperwork выдать новую трудовую книжку, будь то бумажный экземпляр или электронный документ, и обеспечить её корректное ведение в 2026 году.