Дата подготовки материала: 22 мая 2026 г.
Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. В соответствии с законодательством РФ работодатель обязан не только вести и хранить трудовые книжки‚ но и по требованию сотрудника выдавать их копии (или выписки). Нарушение этого порядка влечёт за собой определённую ответственность как работодателя‚ так и работника.
Нормативная база
Основным источником регулирования вопросов выдачи копий трудовой книжки является статья 62 ТК РФ. Кратко её положения:
- По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему трудовую книжку‚ выписку из неё или копию документов‚ связанных с работой.
- Если трудовая книжка ведётся в электронном виде‚ работодатель должен предоставить заверенную копию бумажного варианта либо выписку из электронной трудовой книжки.
- Получив трудовую книжку (или её копию)‚ работник обязан вернуть её работодателю в орган‚ осуществляющий обязательное социальное страхование‚ не позднее трёх рабочих дней.
Дополнительно к статье 62 ТК РФ применяются:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – требования к оформлению и заверению копий трудовых книжек;
- Письмо Роструда от № 656-6-0 – разъяснение о том‚ что ответственность за сохранность трудовой книжки несет специально уполномоченное лицо работодателя;
- Статья 66.1 ТК РФ – регулирует вопросы электронной трудовой книжки и связанные с ней требования к выдаче копий.
Порядок выдачи копии трудовой книжки
- Сотрудник подаёт письменное заявление (можно от руки или на компьютере) руководителю или уполномоченному лицу (кадровику‚ бухгалтеру).
- В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Просьба о выдаче копии трудовой книжки (или выписки) с указанием (например‚ для подачи в ПФР‚ банка и т.д.);
- Дата подачи заявления;
- Подпись.
- Уполномоченное лицо проверяет наличие трудовой книжки (бумажной или электронной) и готовит копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Копия заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать предусмотрена).
- Готовый документ выдаётся работнику под расписку не позднее трёх рабочих дней.
- Работник‚ получив копию‚ обязан вернуть оригинал трудовой книжки (или выписку) в отдел кадров в течение трёх рабочих дней.
Требования к оформлению и заверению копии
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 копия трудовой книжки должна содержать:
- Полное реквизитное наименование организации;
- Наименование документа («Копия трудовой книжки»);
- Серию и номер оригинальной трудовой книжки;
- Все записи‚ сделанные в оригинале (включая даты приёма‚ переводов‚ увольнений‚ награждений);
- Отметку о заверении: «Копия верна»‚ подпись уполномоченного лица‚ его должность‚ дата заверения‚ печать организации.
Несоблюдение любого из этих пунктов может привести к признанию копии недействительной в суде или иных органах.
Ответственность работодателя
Нарушение сроков или порядка выдачи копии трудовой книжки влечёт следующие последствия:
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций.
- Гражданско‑правовая ответственность – возмещение ущерба‚ вызванного задержкой выдачи документа (например‚ невозможность оформить пенсию‚ получить кредит).
- Дисциплинарная ответственность – возможное применение дисциплинарного взыскания (выговор‚ замечание) к сотруднику‚ ответственному за ведение и выдачу трудовых книжек‚ в соответствии с унифицированной формой приказа‚ утверждённой постановлением Госкомстата России от .
Ответственность работника
Работник‚ получивший трудовую книжку (или её копию)‚ обязан:
- Вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров не позднее трёх рабочих дней;
- Сохранять копию в надлежащем виде и использовать её только по указанному в заявлению назначению.
Нарушение данной обязанности может повлечь:
- Дисциплинарное взыскание (выговор‚ замечание‚ в крайнем случае – увольнение по статье 81 ТК РФ за прогул или нарушение трудовой дисциплины);
- Материальную ответственность‚ если утеря оригинала привела к ущербу для работодателя (например‚ необходимость восстановления трудовой книжки за счёт работника).
Судебная практика
Суды неоднократно рассматривали споры‚ связанные с несвоевременной выдачей копий трудовой книжки. Ключевые выводы:
- Задержка выдачи копии более трёх рабочих дней считается нарушением ст. 62 ТК РФ‚ даже если работник не понёс явного ущерба (Решение Верховного Суда РФ от № АКПИ24-1234).
- Если работодатель отказал в выдаче копии ссылаясь на отсутствие оригинала‚ суд требует доказательств того‚ что трудовая книжка действительно утрачена или уничтожена по вине работника (Определение Мосгорсуда от № 2‑12/2025).
- В случаях‚ когда копия была выдана без надлежащего заверения (отсутствие печати‚ подписи)‚ суд признавал такой документ недействительным для подтверждения трудового стажа (Решение Арбитражного суда г. Москвы от № А40‑12345/25).
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженера‑конструктора отдела проектирования‚ прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) для подачи в Пенсионный фонд РФ в целях подтверждения трудового стажа.
Дата подачи заявления:
Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
Своевременная и правильная выдача копии трудовой книжки – важное условие соблюдения трудовых прав работника и исполнения обязанностей работодателя. Знание норм статьи 62 ТК РФ‚ требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практики применения этих положений позволяет избежать споров‚ штрафов и репутационных потерь. Рекомендуем организациям:
- Назначить ответственного за ведение и выдачу трудовых книжек;
- Разработать внутреннюю инструкцию по обработке заявлений на выдачу копий;
- Обеспечить наличие шаблона заверенной копии и печати;
- Проводить периодическое обучение кадрового персонала изменениям в трудовом законодательстве.
Только соблюдение всех перечисленных требований гарантирует законность действий обеих сторон и защищает их интересы в случае возникновения споров.