Сегодня 15:39:20 ()․ В данной статье мы подробно рассмотрим порядок выдачи копии трудовой книжки работнику, нормативные основания, необходимые документы, образцы заполнения и особенности электронного формата․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 62 – работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику трудовую книжку или её копию․
• Статья 66․1 ТК РФ – регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности по заявлению сотрудника․
• Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 – уточняет требования к заверению копий трудовой книжки․

Когда сотрудник может запросить копию?

Сотрудник имеет право запросить копию трудовой книжки в следующих случаях:

• Для подачи документов в Пенсионный фонд, ФСС или другие государственные органы;
• При приёме на новую работу (если требуется подтверждение стажа);
• Для получения кредита, ипотеки или других финансовых услуг;
• При оформлении пособий, выплат, компенсаций;
• Личное хранение или архивирование․

Порядок действий работодателя

1. Получение заявления – сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки (образец см․ ниже)․
2. Регистрация заявления – в отделе кадров фиксируют дату и номер входящего документа․
3. Подготовка копии – делается точная photocopy или скан всех страниц трудовой книжки․
4. Заверение копии – копия заверяется подписью уполномоченного лица (руководитель или специалист отдела кадров) и печатью организации (если есть)․
5. Внесение записи в трудовую книжку – в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата выдачи, в графе 3 – запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ», в графе 4 – текст заявления с указанием даты и номера его регистрации․
6. Выдача сотруднику – копия выдаётся под подпись работника не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления․

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

[Шапка организации]
_____________________________
№ ___
Заявление

Я, ________________________, работающий(ая) в должности ________________________
в отделе ________________________, прошу выдать мне копию трудовой книжки
(оригинал/электронную версию) для ____________________________________________
(указать цель: подача в ПФР, оформление кредита и т․д․)․

Подпись _______________ ФИО _______________________

Заявление можно оформить в свободной форме, но обязательно указать:

• ФИО сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Цель запроса;
• Дата и подпись․

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Согласно письму Роструда и практике, заверение копии осуществляется следующим образом:

1. На копии ставится надпись «Копия верна» (или «Верно») ниже текста;
2. Подпись уполномоченного лица (руководитель, специалист отдела кадров);
3. Расшифровка подписи (ФИО, должность);
4. Дата заверения;
5. При наличии – печать организации․

Пример оформления заверения:

Копия верна
Подпись ___________________ И․И․ Иванов
Должность: начальник отдела кадров
М․П․ (печать)

Электронная копия трудовой книжки

С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовой деятельности․ Однако выдача электронной копии регулируется следующими положениями:

• По письменному запросу сотрудника работодатель обязан предоставить сведения в электронном или бумажном виде (КонсультантПлюс, 2026‑01‑13)․
• Получить электронную выписку можно через портал Госуслуги в разделе «Трудовая деятельность» – после авторизации сотрудник формирует запрос и получает документ в формате PDF с электронной подписью ПФР․
• Срок действия электронной копии не ограничен, но при необходимости её можно обновить, запросив актуальную выписку․

Сроки выдачи копии

Согласно ст․ 62 ТК РФ и разъяснениям Роструда:

• Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления;
• Если заявление подано в электронном виде (например, через корпоративный портал), срок исчисляется с момента его регистрации в системе;
• Нарушение срока может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Особенности выдачи оригинала трудовой книжки

Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования РФ․ Это касается случаев, когда сотрудник нуждается в оригинале для:

• Оформления пенсии;
• Получения государственных пособий;
• Прохождения военной службы по контракту;
• Иных ситуаций, требующих представления оригинального документа․

Полезные ссылки и ресурсы

• КонсультантПлюс – статья «Порядок заверения копии трудовой книжки» (2024, № 11)․
• Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (2025 г․) – скачать ․doc․
• Инструкция по заверению копии трудовой книжки в 2026 году (два варианта)․
• Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность» → получение электронной выписки․

Выдача копии трудовой книжки – это стандартная процедура, регулируемая трудовым законодательством․ Соблюдение установленных сроков, правильное оформление заявления и заверение копии позволяют избежать споров и штрафов․ Работодатель должен помнить о трёхдневном сроке, о необходимости внесения записи в трудовую книжку и о возможности предоставления электронной версии через Госуслуги․ Сотрудник, в свою очередь, имеет право получить копию бесплатно и в удобном для него формате․

Следуя данному руководству, кадровая служба сможет оперативно и корректно выполнять свои обязанности, а сотрудники получат необходимые документы без задержек․