Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Traditionally она хранится у работодателя, однако законодательство предусматривает случаи, когда сотрудник имеет право забрать её на руки․ Важно понимать, что выдача этого документа строго регламентирована Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами․
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Существует несколько ситуаций, при которых работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку работнику:
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если работник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажный бланк становится для него не нужен․
- Увольнение․ При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать документ в день увольнения․
- Временная выдача в период работы․ По письменному заявлению работника в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работодатель обязан выдать документ на руки․
- Смерть работника․ В этом случае трудовая книжка выдается на руки одному из родственников под расписку или высылается по почте по их письменному заявлению․
Переход на электронную трудовую книжку
Лица, которые не имели возможности подать заявление о выборе электронной трудовой книжки ранее, могут сделать это в любое время․ Для этого необходимо подать работодателю по основному месту работы (в т․ч․ при трудоустройстве) соответствующее письменное заявление․
Работнику, который выбрал электронный формат, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки․ При этом в бумажный бланк вносится особая запись:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи․
- Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки․
- Графа 3: делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: указывается реквизиты заявления работника (дата и номер его регистрации)․
Сроки выдачи
Согласно закону, при подаче работником заявления о переходе на ЭТК, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления․ Это же правило действует, если сотрудник хочет забрать трудовую книжку по заявлению для хранения дома в период работы (ч․ 1 ст․ 62 ТК РФ)․
Выдача трудовой книжки при увольнении
При прекращении трудового договора документ выдается работнику в обязательном порядке․ Однако здесь есть важные нюансы:
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения (п․ 35 Порядка)․
- По новому Порядку записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника, больше не заверяются его личной подписью при увольнении․
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
Работодателям часто нужно проверить статус трудовой книжки кандидата․ Узнать трудовую историю и убедиться в выборе электронного формата можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг:
- Авторизоваться на Госуслугах․
- Открыть категорию «Справки, выписки»․
- Найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Система сформирует документ и разместит его в разделе «Заявления»․ Выписку можно сохранить в формате PDF или XML или переслать по электронной почте․
- Через работодателя, в МФЦ или ПФР․
Справка СТД-Р
При увольнении или по заявлению сотрудника работодатель также выдает справку СТД-Р․ В 2026 году порядок её заполнения остаётся актуальным:
Если работник подал заявление о продолжении ведения бумажного варианта трудовой книжки, то в выделенном поле справки проставляется дата, месяц и год․ При подаче сотрудником заявления о выдаче справки порядок заполнения работодателем этого поля аналогичный․
Бухгалтерский учет и движение бланков
Работодатель обязан вести строгий учет трудовых книжек․ Для этого используются специальные журналы:
- Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша к ней․ В ней отражают получение и выдачу бланков с обязательным указанием серии и номера каждого бланка․
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В ней регистрируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь оформленные трудовые книжки и вкладыши․
Право работника на получение своей трудовой книжки по письменному заявлению защищено законом․ Независимо от того, переходит ли сотрудник на электронный формат, увольняется ли он или нуждается в документе для социальных нужд, работодатель обязан строго соблюдать трехдневный срок выдачи (или выдать документ в день увольнения) и правильно оформлять все записи и учетные журналы․