Вопрос о выдаче трудовой книжки и уведомлении работника о её получении остаётся одним из самых частых и спорных в сфере трудового права.
Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда № 320н от и пр.) и практических примерах.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) – в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку и окончательный расчёт.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ № 320н от ) – устанавливает сроки и порядок выдачи, а также правила уведомления.
- Если работник не явился за книжкой в день увольнения, работодатель может отправить её по почте, но обязан уведомить об этом.
Когда необходимо отправлять уведомление?
- Отсутствие работника в день увольнения – если сотрудник не пришёл за книжкой, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте.
- Отказ работника от получения книжки лично – при явном отказе в выдаче в день увольнения, уведомление становится обязательным.
- Переход на электронный формат – если работник не согласился на электронный формат, уведомление о получении бумажной книжки необходимо отправить.
- Случайное забывание работника – при обнаружении, что сотрудник забыл взять книжку, уведомление должно быть отправлено в кратчайшие сроки.
Как оформить уведомление?
Уведомление должно быть составлено в письменной форме (письменное или электронное) и содержать следующую информацию:
- Наименование организации и её реквизиты.
- ФИО работника, дата увольнения.
- Указание, что работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения.
- Предложение явиться за книжкой лично в ближайший рабочий день.
- Возможность согласиться на отправку книжки по почте (указать адрес и способ доставки).
- Срок, в течение которого работник должен принять решение (обычно 3–5 рабочих дней).
- Контактные данные ответственного лица (HR‑специалист, бухгалтер).
- Подпись и печать организации.
Шаблон уведомления
[Наименование организации] [Адрес] [Телефон] [Электронная почта] Уведомление о получении трудовой книжки Уважаемый(ая) [ФИО работника]! В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда РФ № 320н от , в день вашего увольнения (дата увольнения) вы не явились за трудовой книжкой в нашем отделе кадров. Вы можете: Прийти за трудовой книжкой лично в отдел кадров до [дата] (рабочий день) по адресу: [адрес]. Согласиться на отправку трудовой книжки по почте на адрес: [адрес получателя]. В этом случае, пожалуйста, подтвердите согласие до [дата] по телефону [телефон] или по электронной почте [электронная почта]. Просим вас принять решение в течение 5 рабочих дней с момента получения данного уведомления. В случае несогласия с получением книжки в течение указанного срока, вы можете обратиться в суд для защиты своих прав. С уважением, [ФИО ответственного лица] [Должность] [Подпись] [Печать]
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию уведомления в личном деле сотрудника.
- Если работник согласился на отправку по почте, оформите отправку в соответствии с пунктом 2.2.1 Порядка ведения трудовых книжек.
- Уведомление в электронном виде должно быть подтверждено подписью получателя (например, через сервис «Электронный документооборот»).
- Не забывайте про срок хранения документа – он должен храниться в течение 5 лет после увольнения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить уведомление только по почте? – Да, но в письме необходимо указать, что работник может прийти лично, а также предоставить адрес для отправки.
- Что делать, если работник не отвечает на уведомление? – В таком случае работодатель может считать, что работник отказался от получения книжки, но обязан сохранить копию уведомления.
- Можно ли отложить выдачу книжки на несколько дней? – Нет, в соответствии с ТК РФ выдача должна быть в день увольнения. При отсутствии работника – уведомление и последующая отправка.
Соблюдение сроков и правильное оформление уведомления о получении трудовой книжки при увольнении защищает как работника, так и работодателя от возможных юридических рисков. Следуйте приведённой инструкции, храните все документы в порядке, и процесс увольнения пройдет без лишних осложнений.