В случае гибели сотрудника работодатель обязан оформить выдачу его трудовой книжки законным наследникам или другим уполномоченным лицам. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах и типовых формах, используемых в 2025‑2026 годах.

Правовая основа

Основные документы, регулирующие процесс выдачи трудовой книжки после смерти работника:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об трудовых книжках, их формах и хранении».
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы расписки о получении трудовой книжки».
• Трудовой кодекс РФ (части 1 и 2), статьи 81, 84, 378.

Согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в книжке в графе 3 указывается: «Работа прекращена в связи со смертью», а в графе 4 – дата и номер приказа о прекращении трудового договора.

Кто может получить книжку?

Трудовую книжку выдают:

1. Наследникам (супругу, родителям, детям) в порядке очереди наследования.
2. Лицу, которое представило свидетельство о смерти и приказ о прекращении трудовых отношений (или иные документы, подтверждающие законные основания).
3. В случае, если работник умер в другом регионе, – по почте по заявлению наследника.

Типовая форма заявления

Заявление о выдаче трудовой книжки составляется в свободной форме, но обычно включает следующие реквизиты:

• ФИО работника.
• Номер и серия трудовой книжки.
• Дата смерти.
• Сведения о заявителе (ФИО, родство, паспортные данные).
• Список приложенных документов (свидетельство о смерти, приказ о прекращении трудовых отношений, копия паспорта заявителя).
• Подпись заявителя и дата.

Пример заполнения заявления

Заявление
о выдаче трудовой книжки
в связи со смертью работника

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 123456789, выдано ОУФМС России по г. Москве , 
заявительствующий в качестве сына (документ: свидетельство о смерти № 123456 от ), 
настоящим прошу выдать мне трудовую книжку умершего сотрудника организации «ООО Пример», 
выдачу которой требуется в связи со смертью работника, подтверждённой документом 
«Свидетельство о смерти» № 123456 от .

Приложения:
Свидетельство о смерти работника.

Приказ организации о прекращении трудовых отношений от № 45.
Копия моего паспорта.
Подпись: ______________________

Пошаговый алгоритм оформления

1. Сбор документов. Необходимо собрать:
   • Свидетельство о смерти работника.
   • Приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений.
   • Копию паспорта заявителя.
   • Если выдача производится по почте – заявление и копии всех документов.
2. Заполнение заявления. По образцу, указанному в пункте 2, указать все необходимые сведения.
3. Предоставление в отдел кадров. Заявление вместе с приложениями передаётся в отдел кадров (или в бухгалтерию) для оформления выдачи.
4. Оформление записи в книжке. В трудовой книжке в графе 3 вносится запись «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 – дата и номер приказа.
5. Подписание расписки; При личной выдаче подписывается расписка о получении трудовой книжки (образец – см. ниже). При отправке почтой сохраняется копия заявления.
6. Выдача книжки. После подписания расписки книжка передаётся заявителю.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка
о получении трудовой книжки

Я, ______________________ (ФИО получателя), паспорт № ____________, 
получаю от ______________________ (ФИО руководителя/ответственного лица) 
трудовую книжку работника ______________________ (ФИО работника, дата смерти), 
выданную в связи со его смертью на основании Приказа Минтруда России от № 320н.

Подпись получателя: ______________________ Дата: __.__.____

Особенности выдачи по почте

Если заявитель не может лично посетить офис, оформление возможно в suivant порядке:

• Заявление отправляется в отдел кадров по почтовому адресу.
• В заявлении указывается, что получатель согласен принять книжку по почте.
• Отдел кадров отправляет книжку заказным письмом с описью вложения.
• Получатель подписывает расписку (можно отправить скан копии подписи) и возвращает её в отдел кадров.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Кому выдавать книжку, если у умершего нет законных наследников?
  Ответ: В таком случае книжка передаётся в органы соцзащиты или в соответствии с завещанием, если оно есть.
• Вопрос: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки?
  Ответ: Да. При утрате оригинала наследники могут запросить дубликат, подав заявление и копию паспорта.
• Вопрос: Как оформить выплаты, если работник умер на рабочем месте?
  Ответ: Выплаты (заработная плата, компенсации) производятся в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н и другими нормативными актами.

Оформление выдачи трудовой книжки в связи со смертью работника – обязательный процедурный шаг, который позволяет законным наследникам получить подтверждение трудового стажа и использовать книжку для дальнейших кадровых и пенсионных действий. Соблюдение указанных выше требований и использование типовых форм (заявление, приказ, расписка) гарантирует соответствие законодательству и ускорит процесс оформления.

Для получения более детальной информации и доступа к официальным образцам (формы заявления, приказы, расписки) рекомендуется зарегистрироваться в системе КонсультантПлюс и воспользоваться её бесплатным пробным доступом на 2 дня.