Смерть работника – одно из самых тяжелых событий в жизни коллектива. Помимо эмоциональной стороны, у работодателя возникают конкретные кадровые обязанности: оформить увольнение, внести запись в трудовую книжку, обеспечить её передачу законным представителям умершего. Ниже подробно рассмотрен порядок действий, нормативная база и практические рекомендации, актуальные на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 83 – основания расторжения трудового договора в связи со смертью работника).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (действовало до , но многие положения сохраняются в практике).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Письма и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Сбербанк – актуальные на 2023‑2026 гг.

Кто имеет право получить трудовую книжку умершего работника

Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (до ) и сложившейся практике, трудовая книжка выдаётся:

1. Ближайшим родственникам (супруг/супруга, родители, дети, усыновители, опекуны).
2. В отсутствие ближайших родственников – другим родственникам по линии прямого восходящего и нисходящего родства (братья, сестры, дедушки, бабушки, внуки).
3. Если родственников нет или они отказались от получения, трудовая книжка остаётся у работодателя на хранении в течение пяти лет с момента смерти работника (по правилам хранения документов личного состава).

Важно: получение трудовой книжки возможно только при предъявлении документа, подтверждающего родство или брачные отношения (паспорт, свидетельство о рождении, браке, усыновлении и т.д.).

Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки

Оформление увольнения в связи со смертью

• Издаётся приказ (распоряжение) об увольнении работника в связи со смертью (основание – п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
• В трудовой книжке делается запись:

Работа прекращена в связи со смертью
Дата и номер приказа: __________

Если трудовая книжка велась в электронном виде, запись вносится в электронный трудовой договор (ЭТД) в соответствии с требованиями ФЗ‑№ 439‑ФЗ.

Внесение отметки в книгу учёта движения трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек (КУДТК) заполняется следующим образом:

Некоторые кадровики предпочитают ставить отметку в графе 12 (вместе с датой выдачи), другие – в графе 13. Оба варианта допустимы при условии, что информация чётко отражает факт выдачи и получателя.

Получение расписки о получении трудовой книжки

Для подтверждения факта передачи трудовой книжки родственнику требуеться получить написанную им расписку. Типовой образец (март 2025 г.) выглядит так:

Я, Ф.И.О., паспорт серии ______ № ______, выдан ______ «___» __________ 20__ г., код подразделения ______, зарегистрированный по адресу: ____________________________, подтверждаю, что получил(а) на руки трудовую книжку умершего работника Ф.И.О. умершего (номер трудовой книжки ______) от организации ____________________ в связи со смертью указанного работника.

Подпись _____________________ / Ф.И.О. / Дата «___» __________ 20__ г.

Расписка хранится в личном деле работника (или в отдельном папке «Документы, связанные со смертью сотрудника») не менее пяти лет.

Варианты передачи трудовой книжки

• Личная выдача – родственник приходит в отдел кадров, предъявляет документы о родстве, получает книжку под расписку.
• Отправка по почте – возможна только при наличии письменного заявления родственника о желании получить книжку таким способом. В заявлении указывается почтовый адрес, контактный телефон и просьба выслать заказным письмом с описью вложения.
• Передача через представителя – если родственник не может лично явиться, он может оформить доверенность на другое лицо (например, юриста, нотариуса). Доверенность должна быть нотариально заверена и содержать полное ФИО представителя, срок действия и перечень полномочий (получение трудовой книжки).

Особенности при особых категориях работников

Мобилизованные сотрудники

Если умерший работник находился на военной службе по мобилизации, помимо стандартных действий необходимо:

• Уведомить военный комиссариат о смерти (по форме, установленной Минобороны).
• Согласовать с военным комиссариатом порядок выдачи трудовой книжки (часто она передаётся через военный отдел кадров).

Руководители организации (директоры, генеральные директора)

При смерти руководителя:

• Приказ об увольнении издаётся собранием участников (акционеров) или советом директоров.
• Трудовая книжка выдаётся уполномоченному лицу (например, заместителю директора или секретарю совета) после подтверждения родства.
• Если в организации отсутствует лицо, уполномоченное принимать такие решения, вопрос решается в судебном порядке (назначение временного управляющего).

Что делать, если родственников нет или они отказались от получения

В этом случае трудовая книжка остаётся у работодателя. Рекомендуется:

1. Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек о том, что получателей нет.
2. Хранить книжку в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом (отдел кадров, служба безопасности).
3. Через пять лет со дня смерти работника передать книжку в архив организации на постоянное хранение (в соответствии с внутренними нормативными актами по архивному делу).

Пример оформления записи в трудовой книжке при увольнении в связи со смертью

Запись № ___
Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Приказ № ___ от __.__.20__

В личной карточке работника (форма Т‑2) делается аналогичная запись.

Выдача трудовой книжки умершего сотрудника – процедура, строго регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации. Ключевые моменты:

• Определить круг лиц, имеющих право на получение (ближайшие родственники, затем другие родственники).
• Оформить увольнение с соответствующей записью в трудовой книжке и личной карточке.
• Внести отметку в книгу учёта движения трудовых книжек (графа 12 или 13 – по выбору кадровика).
• Получить расписку о получении или письменное заявление на отправку по почте.
• При отсутствии родственников обеспечить надёжное хранение документа и последующую передачу в архив.

Соблюдение указанных шагов позволит избежать претензий со стороны родственников, штрафов со стороны инспекции труда и обеспечит порядок в кадровом документообороте организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Сбербанк, Роструд) и актуальна на .