Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.
Нормативная база
Основные положения‚ регулирующие выдачу трудовой книжки‚ содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ – ст. 62 (выдача документов‚ связанных с работой) и ст. 66.1 (предоставление сведений о трудовой деятельности);
- Федеральном законе № 400‑ФЗ «О трудовых книжках» (в ред. от 2024 г.) – порядок ведения‚ хранения и выдачи;
- Постановлением Правительства РФ от № 1845 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Административным кодексом РФ (КоАП) – ст. 5.27 (нарушение порядка выдачи трудовых книжек).
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку
Согласно ст. 62 ТК РФ и п. 35 Порядка ведения трудовых книжек‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по его письменному заявлению в следующих случаях:
- При увольнении (прекращении трудового договора) – книжка выдаётся в день прекращения трудового отношения или в течение трёх рабочих дней‚ если работник absent;
- При подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- При необходимости представить книжку в Социальный фонд России (СФР) для назначения пенсии или сверки страхового стажа – также в течение трёх рабочих дней.
Если трудовая книжка не ведётся (например‚ работник оформлен по гражданско‑правовому договору)‚ выдавать нечего‚ и обязанность отсутствует.
Кому может быть выдана трудовая книжка
Трудовая книжка выдаётся:
- Самому работнику – лично в руки под расписку;
- Представителю работника – при условии представления нотариально удостоверенной доверенности‚ в которой чётко указано право на получение трудовой книжки от имени работника.
В случае выдачи представителю‚ в книге учёта движения трудовых книжек делается отметка:
«Трудовая книжка выдана не самому работнику‚ а его представителю по доверенности № ____ от __.__.____‚ выданной нотариусом ФИО‚ реестровый номер ____‚ дата выдачи __.__.____».
Порядок выдачи через представителя
- Получить от работника письменное заявление о выдаче трудовой книжки (или о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
- Получить от представителя нотариально заверенную доверенность‚ содержащую:
- ФИО представителя;
- ФИО работника;
- Указание на право получения трудовой книжки;
- Срок действия доверенности;
- Реквизиты нотариуса и номер записи в реестре нотариальных действий.
- Сверку данных доверенности с личным делом работника.
- Выдать трудовую книжку представителю под расписку в журнале выдачи.
- Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек (см. пункт выше).
- Выдать представителю копию заявления и доверенности для его внутреннего учёта.
Ответственность за нарушение порядка выдачи
Нарушение установленного порядка выдачи трудовой книжки влечёт:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций;
- Возможность подачи работником иска в суд о возмещении ущерба (например‚ задержка выплаты пенсии из‑за отсутствия сведений о стаже);
- Репутационные риски и проверки трудовой инспекции.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Храните шаблоны заявлений и доверенностей в электронном виде‚ чтобы оперативно их оформлять.
- Ведите журнал выдачи трудовых книжек с колонками: дата‚ ФИО работника‚ способ выдачи (лично/представитель)‚ номер доверенности‚ подпись получателя.
- Регулярно проводите инструктаж сотрудников отдела кадров по ст. 62 ТК РФ и Порядку ведения трудовых книжек.
- При отсутствии работника в день увольнения направляйте уведомление о готовности выдачи книжки и фиксируйте дату получения уведомления работником (или его представителем).
Да‚ работодатель имеет право (и в определённых случаях обязан) выдавать трудовую книжку работнику либо его уполномоченному представителю. Основания для выдачи чётко прописаны в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах‚ регулирующих ведение трудовых книжек. Нарушение установленного порядка влечёт административную ответственность и может повлечь гражданские последствия для работодателя. Поэтому кадровые службы должны чётко соблюдать регламент: получать заявление работника‚ проверять доверенность при выдаче через представителя‚ фиксировать факт выдачи и обеспечивать сохранность документа.
Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ и разъяснениях органов государственной власти (КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ‚ официальные комментарии Минтруда).