Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. Правила её заполнения и ведения закреплены в Постановлении Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (редакция от 31 октября 2016 г.) и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
Юридические основы
- Постановление Минтруда РФ от № 69 – утверждение инструкции по заполнению трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Трудовой кодекс РФ – общие требования к документам, подтверждающим трудовые отношения.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из следующих разделов:
- Титульный лист – данные о работнике, серия и номер книжки, дата выдачи.
- Сведения о работе в организации – графа 3, где фиксируется информация о каждом месте работы.
- Сведения о стаже – графа 4, где указывается общий и непрерывный стаж.
- Сведения о стаже по специальности – графа 5, если применимо.
- Сведения о стаже по профессии – графа 6, если применимо.
- Сведения о стаже по должности – графа 7, если применимо.
- Сведения о стаже по квалификации – графа 8, если применимо.
- Сведения о стаже по трудовой дисциплине – графа 9, если применимо.
- Сведения о стаже по трудовой дисциплине (дополнительно) – графа 10, если применимо.
- Сведения о стаже по трудовой дисциплине (дополнительно) – графа 11, если применимо.
- Сведения о стаже по трудовой дисциплине (дополнительно) – графа 12, если применимо.
Основные правила заполнения
Заполнение титульного листа
- ФИО, дата рождения, место жительства.
- Серия и номер книжки (указывается в момент выдачи).
- Дата выдачи, номер приказа о выдаче.
- Печатные надписи должны быть чёткими, без ошибок.
Заполнение графы 3 – сведения о работе в организации
- Дата начала работы (или даты начала и окончания при приостановке).
- Наименование организации, её код ОКПО/ОКФС.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Номер приказа о приёме на работу, копия которого прилагается в качестве вкладыша.
- При приёме на работу по совместительству – указывается «Принят на работу по совместительству».
- Если работник уже работал в другой организации, в графе 3 указывается «Общий и/или непрерывный стаж работы в качестве работника до поступления в данную организацию», подтверждённый документами.
Заполнение графы 4 – сведения о стаже
- Общий стаж – суммарный период работы в разных организациях;
- Непрерывный стаж – период без перерывов в трудовой деятельности.
- При каждом новом месте работы стаж считается с начала работы в этой организации.
Заполнение графы 5–12 – дополнительные сведения о стаже
- Заполняются только при наличии соответствующих требований (например, если работник прошёл повышение квалификации).
- В каждом случае указывается дата начала и окончания периода, а также подтверждающие документы.
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
- Дубликат оформляется по тем же правилам, что и оригинал.
- В графе 3 при заполнении дубликата сначала вносится запись об общем и/или непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию.
- Все данные в дубликате должны полностью совпадать с оригиналом.
- При ошибке в титульном листе или вкладыше необходимо уничтожить бланк и заполнить новый без ошибок.
Ведение и хранение трудовых книжек
- Трудовая книжка хранится в организации в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений.
- При увольнении работник получает копию всех записей, а оригинал остаётся у работодателя.
- В случае перехода на электронные трудовые книжки (ЭДО) с 1 янв. 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
Практические рекомендации
- Проверка данных – перед подписанием всех записей работник должен внимательно проверить корректность ФИО, даты, должностей и копий приказов.
- Своевременное внесение записей – каждая запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента события (приёма, увольнения, повышения).
- Использование вкладышей – если в трудовой книжке закончились страницы, необходимо купить вкладыш и вшить его, а затем внести запись.
- Сохранение копий документов – копии приказов, справок и других подтверждающих документов хранятся в кадровом отделе и могут быть предъявлены при проверке.
- Обучение персонала – руководители кадровых отделов должны проходить регулярные тренинги по актуальным изменениям в законодательстве.
Ссылки на нормативные акты
- Постановление Минтруда РФ от № 69 – ссылка
- Постановление Правительства РФ от – ссылка
- Трудовой кодекс РФ – ссылка
Правильное заполнение и ведение трудовой книжки обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работника и работодателя, а также упрощает контроль со стороны государственных органов. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок, которые могут привести к штрафам или потере стажа.
Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам заполнения, рекомендуется обратиться к руководству кадрового отдела или к официальным источникам, таким как «КонсультантПлюс» и «Контур.Норматив».