Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Законодательная база и сроки выдачи
2. Кто заполняет трудовую книжку
3. Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
4. Подробное описание полей (графы 1‑6)
5. Образцы записей (бумажный и электронный варианты)
6. Особые случаи: совместительство, вахтовый метод, перевод
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Контрольный список при приёме

Законодательная база и сроки выдачи

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок заполнения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России № 225н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․ В него включены правила для бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК)․

• Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи работником заявления о её получении․
• Запись о приёме на работу вносится в течение одного рабочего дня после издания приказа о приёме․
• Для ЭТК информация передаётся в Службу Федерального Регистра (СФР) не позже следующего рабочего дня после издания приказа․

Кто заполняет трудовую книжку

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (или уполномоченный им представитель)․ В случае электронного варианта запись осуществляется автоматически через систему СФР, но приказ о приёме и сопроводительные документы готовит работодатель․

Работник обязан:

• Подписать приказ о приёме (если он подписывается в бумажной форме)․
• Убедиться, что все данные в записи соответствуют действительности․
• При обнаружении ошибок – потребовать их исправления в течение трёх рабочих дней после получения книжки․

Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» состоит из шести граф (полей)․ Записи вносятся хронологически – от первой записи к последней․ При переводе или совместительстве возможна запись блоком (одновременно о приёме и увольнении), но порядок дат должен сохраняться․

1. Подготовьте приказ о приёме на работу (номер, дата, подпись руководителя)․
2. Соберите документы, подтверждающие реквизиты организации‑работодателя (ИНН, ОКПО, юридический адрес)․
3. Заполните графы 1‑6 согласно образцу (см․ ниже)․
4. Проверьте запись, подпишите её (в бумажной книжке) и поставьте печать организации․
5. Передайте книжку работнику․ При ЭТК – подтвердите отправку данных в СФР․

Подробное описание полей (графы 1‑6)

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка

Пример 1 – обычный приём на постоянную работу

ОАО «Газпромнефть»
г․ Москва, ул․ Ленинская, д․ 10, инженер‑технолог
Приказ № 45 от 
— (режим обычный)
___________________/И․ Иванов/ (подпись) Печать

Запись при совместительстве

ЗАО «ТехноСервис»
г․ Санкт‑Петербург, пр․ Невский, д․ 25, специалист‑по‑связи (совместительство)
Приказ № 12 от 
— (неполный рабочий день, 20 ч/мес)
___________________/А․ Петров/

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для ЭТК запись выглядит так же, но вместо подписи и печати ставятся электронные подписи․ После ввода данных в СФР система генерирует запись, которую работник может увидеть в личном кабинете․

ООО «СтройИнвест»
г․ Казань, ул․ Мира, д․ 5, прораб (вахтовый метод)
Приказ № 78 от 
Вахтовый метод, смена 2‑недельная
Электронная подпись руководителя (И․ Смирнов), электронная подпись работника (В․ Кузнецов)

Особые случаи

Совместительство

• В графе 3 указывается «(совместительство)» после названия должности․
• В графе 5 фиксируется режим работы (неполный день, количество часов в месяц)․
• Если совместительство начинается одновременно с основной работой, запись может быть внесена блоком (одновременно о приёме и увольнении из предыдущей организации)․

Вахтовый метод

В графе 3 добавляется формулировка «для выполнения работ вахтовым методом»․ В графе 5 указывается длительность смены (например, «смена 2‑недельная, 4 смены в месяц»)․

Перевод на другую постоянную работу в другую организацию

Запись делается в виде двух блоков:

1. Увольнение из первой организации (дата, номер приказа об увольнении)․
2. Приём в новую организацию (данные новой организации, должность, номер приказа о приёме)․

Оба блока могут быть внесены в одну страницу, но даты должны идти в хронологическом порядке․

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный порядок граф: заполняйте строго 1‑6, иначе запись считается недействительной․
• Отсутствие номера и даты приказа: без этой ссылки запись может быть оспорена в Трудовой инспекции․
• Ошибки в наименовании организации: используйте полное официальное название, как в учредительных документах․
• Пропуск графы 5 при особом режиме: если режим обычный, ставьте тире «—», но графа не должна быть пустой․
• Отсутствие подписи/печати: в бумажной форме запись считается незавершённой․
• Запись в ЭТК позже установленного срока: штраф за нарушение порядка – до 5 000 руб․

Контрольный список при приёме

1. Получено заявление работника о выдаче (бумажной) трудовой книжки․
2. Подготовлен приказ о приёме (номер, дата, подпись руководителя)․
3. Собраны реквизиты организации (полное название, ИНН, ОКПО, адрес)․
4. Заполнены графы 1‑6 согласно образцу․
5. Проверена правильность дат и номеров приказов․
6. Подписана запись и поставлена печать (или подтверждена электронная подпись в СФР)․
7. Трудовая книжка передана работнику не позднее 3‑х рабочих дней․
8. Для ЭТК – подтверждена отправка данных в СФР в течение следующего рабочего дня․
9. Работнику разъяснены права на исправление ошибок (в течение 3 дней)․

Заполнение новой трудовой книжки при приёме на работу – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление гарантирует работнику надёжный документ, подтверждающий трудовой стаж, а работодателю – отсутствие претензий со стороны инспекции․

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю (например, совместительство с несколькими работодателями или перевод в другую организацию), рекомендуется обратиться к консультанту по трудовому праву или в Трудовую инспекцию вашего региона․