При увольнении сотрудника работодатель обязан ввести соответствующую запись в его трудовую книжку. Эта процедура регулируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Правильное оформление гарантирует юридическую защиту обеих сторон и облегчает дальнейший поиск информации о трудовой деятельности сотрудника.

Правовая основа

Основным документом, определяющим порядок ведения и заполнения трудовой книжки, является Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑67). Дополнительно к нему действуют:

• Постановление Правительства РФ от № 1579 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовой книжки»;
• Федеральный закон от № 311‑FЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования отношений в сфере занятости населения»;
• Трудовой договор и локальные нормативные акты организации.

Что именно вносится в трудовую книжку при увольнении

В запись вносятся сведения, которые позволяют установить:

1. Дата и основание увольнения;
2. Должность, которую занимал сотрудник;
3. Сведения о стаже работы в организации;
4. Подпись сотрудника о согласии с содержимым записи (при необходимости).

Кроме того, в некоторых случаях указываются:

• Причина увольнения (по статье ТК РФ: по сокращению, по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Сведения о выплате компенсаций (например, выходные пособие).

Как правильно оформить запись

3.1 Форма записи

Запись вносится вручную в соответствующее поле трудовой книжки или в электронный документ, если используется электронный формат. При вводе данных необходимо соблюдать следующую последовательность:

1. Дата увольнения – указывается полная дата (дд.мм.гггг).
2. Основание увольнения – указывается номер и дата приказа, а также статья ТК РФ, на которой основано увольнение.
3. Должность и подразделение – полностью как указано в трудовом договоре.
4. Стаж работы в организации – указывается общий трудовой стаж и/или стаж на текущей должности;
5. Подпись сотрудника – если сотрудник согласен с записью, он ставит подпись; в случае несогласия в журнале вносится отметка «Не согласен».

3;2 Сроки внесения

Запись должна быть произведена не позднее дня увольнения. При этом в случае, если сотрудник уходит в отставку или уходит по собственному желанию, запись вносится в тот же день, когда подписывается соглашение об увольнении.

3.3 Подписи сторон

Подпись сотрудника является обязательной, если иное не предусмотрено договором. При отсутствии подписи (например, сотрудник ушел без согласия) работодатель вносит отметку «Не подписано» и указывает причину.

Особенности при разных видах увольнения

4.1 Увольнение по сокращению

В этом случае в запись указывается:

• Номер и дата приказа о сокращении;
• Ст. 81 ТК РФ – основание увольнения;
• Сведения о выплате выходного пособия (если применимо).

4.2 Увольнение по соглашению сторон

Запись оформляется в виде отдельного соглашения, которое подписывают обе стороны. В трудовой книжке указываются:

• Дата и номер соглашения;
• Основание – «Соглашение сторон»;
• Подписи сторон;

4.3 Увольнение по собственному желанию

В этом случае в запись вносятся:

• Дата подачи заявления сотрудника;
• Дата окончания действия трудового договора (если установлена);
• Подпись сотрудника о согласии с условиями увольнения.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание причины увольнения – приводит к нарушению трудового законодательства и усложняет последующую проверку.
• Отсрочка записи – нарушает требование о внесении сведений в день увольнения;
• Отсутствие подписи сотрудника – может привести к спорам о том, что сотрудник не согласился с записью.
• Неправильное оформление причины – использование неточных формулировок («по служебным причинам» вместо указания статьи ТК РФ).

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

1. Заготовить шаблон записи, утвержденный юридическим отделом;
2. Проверить все данные на соответствие трудовому договору и приказам;
3. Убедиться, что сотрудник подписал запись (или оформить отметку о несогласии).

Пример заполнения записи

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Порядок увольнения по статье 81 ТК РФ (сокращение)
№ приказа: 123 от 
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Стаж работы в организации: 5 лет 3 месяца
Примечание: Выходное пособие выплачено в полном размере.
Подпись сотрудника: ______________________

Внесение записи в трудовую книжку при увольнении – обязательный и важный этап, который фиксирует юридическую сторону трудовой деятельности сотрудника. Соблюдение установленного порядка, своевременность оформления и точность данных позволяют избежать юридических конфликтов и обеспечить корректное оформление всех документальных аспектов увольнения.

Рекомендуется регулярно обновлять внутренние регламенты по работе с трудовыми книжками и проводить внутренние аудиты, чтобы убедиться в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.