В 2026 году порядок оформления и ведения трудовых книжек изменился в связи с переходом большинства организаций на электронные формы документооборота. Тем не менее‚ многие компании всё ещё используют бумажные экземпляры‚ а требования к заполнению остаются строго регламентированными. В этой статье мы разберём все аспекты заполнения трудовых книжек: от нормативно‑правовой базы до типовых ошибок и примеров оформления.

Нормативно‑правовая база

Для правильного оформления трудовых книжек в 2026 году необходимо ориентироваться на следующие документы:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая Министерством труда и социальной защиты РФ от № 69;
• Приказ Минтруда России от 2026‑02‑08 «Изменения в порядке заполнения трудовых книжек»;
• Рекомендации ФНС и СФР по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК).

Общие принципы заполнения

При заполнении трудовых книжек необходимо соблюдать несколько обязательных правил:

1. Сквозная нумерация записей. Каждая внесённая сведения должна иметь уникальный порядковый номер.
2. Записи на русском языке. Использовать только русский текст‚ без сокращений на иностранных языках.
3. Заполнение в хронологическом порядке. Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Обязательное указание основания записи. Например‚ «приём на работу»‚ «увольнение»‚ «перевод» и т.д.
5. Сохранение конфиденциальности. В записи указываются только те данные‚ которые подлежат хранению в соответствии с законом.

ьный лист

ьный лист – это первое‚ что видит работодатель. В него вносятся:

• ФИО работника (в полном размере);
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные (серия‚ номер‚ выдано‚ где);
• Сведения о месте жительства;
• Сведения о семейном положении (по желанию);
• Сведения о месте учёбы (образование);
• Номер страницы ьного листа (для последующего контроля).

Раздел «О работе»

В этом разделе фиксируются сведения о трудовой деятельности:

1. Дата и место приёма на работу;
2. Должность‚ подразделение‚ ставка;
3. Трудовой договор (номер‚ дата заключения);
4. Сведения о промоциях‚ изменении условий труда‚ переводах;
5. Дата и причина увольнения (если применимо).

Приём на работу

При приёме в организацию в трудовую книжку вносятся такие данные:

• «Приём на работу» – № 1‚ ‚ ООО «Пример»‚ должность «Менеджер по продажам»‚ ставка 45 000 ₽;
• Указать основание – трудовой договор № 12‑2026 от .

Переводы и изменение условий

При переводе в другое подразделение или изменении условий труда вносятся новые записи‚ а старая отмечается как «перенос в другое подразделение».

Увольнение

Увольнение оформляется записью:

• «Увольнение» – № 7‚ ‚ по соглашению сторон‚ основание – уход по собственному желанию;
• Указать дату окончания трудового договора – .

Специальные случаи

Совместительство и вахтовый метод

Согласно текущей практике‚ в 2026 году записи о совместительстве и вахтовом методе работы могут фиксироваться только при наличии официального согласия работодателя и в соответствии с внутренними нормами компании.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С большинство организаций перешли на электронные формы. При этом:

• Бумажная книжка сохраняется только в случае‚ если работник явно запросил её сохранение;
• Все записи вносятся сразу в электронную систему;
• Для выдачи выписки используются порталы Госуслуги и СФР.

Образцы заполнения записей

Ниже приведены типичные примеры записей‚ которые помогут избежать ошибок.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие сквозной нумерации. Каждая запись должна иметь уникальный номер – проверяйте перед сдачей документа.
• Записи на иностранном языке. Переводы не допускаются; используйте только русский текст.
• Неуказание основания. В каждой записи обязательно указывайте‚ по какому документу (договор‚ приказ‚ соглашение) вносится запись.
• Неправильный формат даты. Применяйте ДД.ММ.ГГГГ‚ иначе запись будет считаться недействительной.
• Пропуск страницы в электронной версии. При переходе на ЭТК проверяйте‚ чтобы все страницы были пронумерованы и сохранены.

Заполнение трудовых книжек в 2026 году требует внимательного подхода к нормативным требованиям и аккуратного оформления каждой записи. Соблюдение перечисленных правил позволяет не только избежать штрафов и проблем с контролирующими органами‚ но и обеспечить надёжный учёт трудовых отношений в компании. При переходе на электронные формы не забудьте обучить персонал работе с новой системой и сохранить бумажные копии‚ если они требуются.

Для более детального ознакомления с образцами заполнения и актуальными бланками рекомендуем посетить официальные ресурсы:

• nalog-nalog.ru – образцы заполнения;
• КонсультантПлюс – нормативные акты;
• Госуслуги – получение выписки из ЭТК.

Удачной работы с трудовыми книжками!