Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. При прекращении трудового договора (увольнении) в неё вносится специальная запись, которая фиксирует дату, причину и основание прекращения трудовых отношений. Ниже представлен подробный порядок заполнения этой записи, основанный на действующей нормативной базе (ТК РФ, Инструкция по ведению трудовых книжек, разъяснения Роструда) и актуальной практике на 2026 год.

Общие требования к записи об увольнении

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
• Оформление производится строго по графám трудовой книжки:
1. Графа 1 – порядковый номер записи (последовательно увеличивается с каждой новой записью).
2. Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 – формулировка причины увольнения (ссылка на соответствующую статью ТК РФ или иное основание).
4. Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение, соглашение и т.п.), его дата и номер.
• Подпись работника под записью об увольнении не требуется (согласно разъяснениям Минтруда и Роструда).
• После внесения записи кадровая служба ставит оттиск печати организации на всей странице с записями за период работы сотрудника. Отдельная печать при приёме, переводе или повышении квалификации не ставится.
• Если запись требует исправления, в графе 3 вносится исправленная формулировка, которая заверяется ответственным лицом и подписывается работником (в случае, если работник согласен с исправлением).

Что указывать в графе 3 (причина увольнения)

В графе 3 необходимо чётко сформулировать основание прекращения трудового договора, при этом желательно ссылаться на конкретную статью ТК РФ. Ниже приведены типовые формулировки для самых распространённых оснований.

Увольнение по собственному желанию

Пример: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если работник указал в заявлении причину, дающую ему льготы (например, выход на пенсию, уход за ребёнком‑инвалидом и т.п.), эта причина также должна быть отражена в записи.

Увольнение по соглашению сторон

Пример: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ».

Увольнение по инициативе работодателя

В зависимости от основания (сокращение штата, непрохождение аттестации, нарушение трудовой дисциплины и т.д.) указывается соответствующая статья:

• Сокращение штата или численности: «Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ».
• Непрохождение аттестации: «Уволен за непрохождение аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 ТК РФ».
• Нарушение трудовой дисциплины (прогул, появление в состоянии опьянения и т.п.): «Уволен за прогул, пункт 6 части первой статьи 81 ТК РФ».

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Увольнение при переходе на другую работу (перевод)

Пример: «Трудовой договор расторгнут в связи с переводом на другую постоянную работу, пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ».

Оформление графе 4 (документ‑основание)

В графе 4 указывается:

• Наименование документа (например, «Приказ об увольнении», «Распоряжение о расторжении трудового договора», «Соглашение о расторжении трудового договора»).
• Дата документа (ДД.ММ.ГГГГ).
• Номер документа (например, № 123‑от).

Если при исправлении записи номер и дата документа остаются прежними, их просто дублируют в графе 4.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). Записи в неё вносятся путем подачи специальной отчетной формы ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности и страховых взносах»).

• Форма ЕФС-1 содержит те же реквизиты, что и бумажная книжка: номер записи, дата увольнения, причина, основание (приказ).
• После заполнения формы данные автоматически попадают в личный кабинет работника на порале «Госуслуги» и в Пенсионный фонд.
• Подпись работника в электронном виде не требуется; подтверждение происходит через электронную подпись работодателя или через подтверждение в личном кабинете.

Примеры записей в трудовой книжке (бумажная форма)

№ записи	Дата увольнения	Причина (графа 3)	Основание (графа 4)
12	Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ	Приказ генерального директора № 45 от
13	Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ	Соглашение о расторжении трудового договора от № 7
14	Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ	Приказ директора по персоналу № 102 от
15	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ	Заявление работника от , приказ № 150 от

Что делать, если запись содержит ошибку?

1. Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым первоначальное содержание.
2. Сверху исправленной строки пишут правильную информацию.
3. Исправление заверяет подписью ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и ставит дату исправления.
4. Если работник согласен с исправлением, он ставит свою подпись рядом с исправлением (необязательно, но рекомендуется).

Важные замечания и рекомендации

• Всегда проверяйте соответствие формулировки в графе 3 актуальным статьям ТК РФ. При изменении законодательства (например, внесение поправок в статью 77 или 81) используйте актуальную редакцию.
• При увольнении в связи с выходом на пенсию или по другим льготным основаниям обязательно указывайте конкретное основание, иначе работник может лишиться соответствующих выплат или льгот.
• С 2020 года многие организации перешли на электронные трудовые книжки, но бумажный вариант всё ещё требуется при приёме на работу в некоторые государственные структуры и при оформлении пенсии по старости.
• Не забывайте про печать организации: она ставится на весь лист с записями за период работы сотрудника, а не только на запись об увольнении.
• При передаче трудовой книжки работнику при увольнении выдавайте её под расписку в отделе кадров или в бухгалтерии.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении – это не только формальное требование, но и гарантия защиты прав работника при расчёте пенсии, получении пособий и при будущем трудоустройстве. Соблюдение порядка заполнения граф, ссылка на соответствующие нормы ТК РФ и своевременное заверение записи печатью организации позволяют избежать споров и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям увольнения (например, при увольнении за прогул, при сокращении с выплатой выходного пособия или при переводе в другую компанию), рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться готовыми образцами записей, доступными на официальных сайтах Минтруда и Роструда.