Самое главное помнить: Порядок заверения копии трудовой книжки для сотрудницы‚ находящейся в декрете (декретницы)‚ не имеет никаких особенностей. Он абсолютно идентичен процедуре для любого другого работника‚ будь он в отпуске‚ на больничном или активно работающий. Работодатель обязан выдать заверенную копию по первому требованию.

Эта статья развеет мифы‚ даст четкую пошаговую инструкцию‚ покажет‚ как правильно оформить отметку о заверении‚ и ответит на частые вопросы‚ связанные с получением копии для декретницы (например‚ для оформления пособия в ФСС).

Правовая основа

Обязанность работодателя выдать копию трудовой книжки закреплена в Трудовом кодексе РФ (ст. 62‚ 67‚ 69). Порядок заверения установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пошаговая инструкция для работодателя (отдела кадров)

Процедура состоит из следующих этапов:

1. Получение письменного заявления от сотрудницы. Декретница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать ей заверенную копию трудовой книжки. В заявлении можно указать цель (например‚ «для предоставления в ФСС для оформления пособия по уходу за ребенком»).
2. Поиск и подготовка оригиналов документов. В отделе кадров находятся:
   • Оригинал трудовой книжки сотрудницы (если она была оформлена на бумажном носителе).
   • Ее личная карточка Т-2 (форма Т-2) или сведения из электронной трудовой книжки (если организация ведет ее в электронном виде).
3. Снятие копии. Сотрудник кадров делает полную копию трудовой книжки на отдельном листе (или листах) бумаги. Копия должна быть четкой‚ без исправлений‚ помарок и «полос». Все записи‚ включая последнюю‚ должны скопироваться полностью.
4. Проверка копии. Сверяются все записи в копии с оригиналом. Особое внимание — на даты‚ названия организаций‚ должности‚ подписи и печати.
5. Оформление отметки о заверении. Это самый важный этап. Отметка ставится на каждой странице копии‚ где есть записи‚ а также в конце документа. Она должна содержать обязательные реквизиты.
6. Подписание и выдача. Заверенную копию подписывает уполномоченное лицо (часто начальник отдела кадров или HR-менеджер)‚ скрепляется печатью организации (если она используется) и выдается сотруднице под расписку в журнале выдачи.

Как правильно оформить отметку о заверении: образец и формулировки

Согласно ГОСТ‚ отметка должна включать:

• Слово «Верно». Это стандартная и самая правильная формулировка. Вариант «Копия верна» также часто используется и не является ошибкой‚ хотя «Верно» предпочтительнее.
• Наименование должности лица‚ заверившего копию (например‚ «Начальник отдела кадров»).
• Собственноручную подпись этого лица.
• Расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
• Дату заверения (число‚ месяц‚ год).

Образец отметки на последней странице копии трудовой книжки:

 Верно
 Начальник отдела кадров _________________ /Иванова А.П./
 (подпись) (расшифровка)
 «___» ______________ 20__ г.
 

Примечание: Если копия состоит из нескольких листов‚ их нужно пронумеровать и сшить. На каждом листе ставится отметка «Верно» с подписью и расшифровкой‚ а на последнем, полная отметка с датой.

Важный нюанс для декретницы: запись «Работает по настоящее время»

Если декретница находится в отпуске по уходу за ребенком и не уволена‚ в ее трудовой книжке последней записью будет об увольнении? Нет. Она остается в штате организации. Поэтому в копии ее трудовой книжки последней будет запись о приеме на работу (или более ранняя‚ если она уже переводилась).

Чтобы подтвердить‚ что сотрудница до сих пор работает в организации (что важно для оформления пособия в ФСС)‚ на последнем листе копии трудовой книжки‚ ниже всех записей‚ нужно сделать следующую запись:

 Работает по настоящее время.
 «___» ______________ 20__ г.
 

И сразу под ней — стандартную отметку о заверении (как показано выше). Эта запись не является официальной записью в трудовой книжке‚ а лишь пояснительной для сторонних организаций (банка‚ ФСС).

Особые случаи и вопросы

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если организация ведет ЭТК‚ то «оригинал», это электронный документ в информационной системе. Заверенная копия для декретницы в этом случае, это распечатанный на бумаге выписка из ЭТК. Порядок заверения тот же: на распечатке ставится отметка «Верно» с подписью уполномоченного лица и печатью организации. Выписка должна быть полной и актуальной.

Заверение копии для ФСС

Для оформления пособия по уходу за ребенком в ФСС часто требуется заверенная копия трудовой книжки. Процедура стандартная. Ключевое, наличие записи «Работает по настоящее время» (если сотрудница не уволена) и корректная отметка о заверении. Убедитесь‚ что в копии есть все страницы с записями.

Кто имеет право заверять?

Заверяет копию должностное лицо‚ уполномоченное на то приказом руководителя организации или локальным нормативным актом (чаще всего это начальник отдела кадров‚ HR-менеджер или секретарь). Отметка должна быть собственноручной.

Нужна ли доверенность?

Для выдачи копии самой сотруднице доверенность не требуется. Но если заверять копию будет не штатный сотрудник отдела кадров‚ а‚ например‚ бухгалтер по кадрам‚ на него должна быть оформлена доверенность с правом заверения копий документов от имени организации.

Срок действия заверенной копии

Заверенная работодателем копия трудовой книжки не имеет срока действия. Она действительна до тех пор‚ пока в самой трудовой книжке (оригинале) не появятся новые записи‚ которые меняют ее содержание (например‚ увольнение). После этого для актуальных данных потребуется новая заверенная копия.

Типичные ошибки‚ которых следует избегать

• Отсутствие отметки на всех страницах. Если копия на нескольких листах‚ каждый лист с записями должен быть заверен.
• Неполная отметка. Пропуск любого из реквизитов (должности‚ даты‚ расшифровки подписи) может привести к тому‚ что копию не примут.
• Заверение карандашом. Подпись и дата должны быть сделаны только чернилами (синими или черными).
• Копирование с искажениями. Размытые буквы‚ «обрезанные» поля‚ пропущенные штампы — все это может стать причиной отказа.
• Отметка только на последней странице. Это не соответствует ГОСТу для многостраничных копий.

Краткий алгоритм для декретницы

1. Напишите заявление на имя руководителя о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
2. Передайте заявление в отдел кадров.
3. Через установленный законом срок (обычно 3 рабочих дня) получите готовую заверенную копию.
4. Проверьте: на каждой странице с записями есть отметка «Верно»‚ подпись‚ расшифровка‚ дата. На последнем листе — запись «Работает по настоящее время» (если вы не уволены).
5. Распишитесь в журнале выдачи документов.

Заверение копии трудовой книжки для декретницы — это стандартная кадровая процедура. Главное — соблюсти форму: сделать точную копию‚ правильно оформить отметку «Верно» с обязательными реквизитами на каждом листе и‚ при необходимости‚ добавить пояснение о текущем статусе работы. Помните‚ что это ваше право‚ и работодатель не вправе отказывать в выдаче такого документа.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и ГОСТов или консультироваться с юристом.