Копия трудовой книжки – это документ, который часто требуется для подтверждения трудового стажа при открытии банковского счета, получении визы, поступлении в учебное заведение и т.д. Чтобы такая копия была признана официальной, её необходимо заверить работодателем. Важнейшим элементом заверения является печать организации. Ниже разберём, где именно ставится печать, какие требования к её размещению и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.
Что такое копия трудовой книжки и зачем её заверять?
Копия трудовой книжки – это точная копия оригинального документа, сделанная на основе оригинала, находящегося в архиве организации. Для внешних организаций (банк, паспортно‑визовый центр, учебное заведение) копия должна быть заверена, чтобы подтвердить её достоверность.
Заверение включает:
- указание места хранения оригинала;
- номер и год дела, в котором хранится оригинал;
- подпись лица, ответственного за заверение;
- печать организации.
Где ставится печать?
Печать ставится на копии трудовой книжки так, чтобы она охватывала подпись лица, заверившего копию. Это правило закреплено в нормативных документах и практическом опыте работы с копиями.
Конкретное место размещения печати:
- На той же странице, где находится подпись руководителя или ответственного лица.
- Внизу подписи, но не ниже, чем 2–3 см от края страницы, чтобы печать была видна, но не перекрывала текст.
- Если копия содержит несколько страниц, печать ставится на последней странице, где заверяется копия, но при этом она должна быть видна на всех страницах, если это предусмотрено внутренними правилами организации.
Важно, чтобы печать не перекрывала:
- текстовые записи о месте хранения оригинала;
- номер и год дела;
- подпись руководителя.
Как правильно оформить заверение копии трудовой книжки
Ниже приведён пошаговый образец заверения, который можно использовать в 2026 году.
- На копии укажите надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___, год ___».
- Внизу этой надписи разместите подпись лица, ответственного за копирование и заверение (обычно руководитель отдела кадров).
- Ниже подписи, но в пределах видимости, поставьте печать организации.
- Проверьте, чтобы печать не скрывала ни одного элемента текста.
- Сохраните копию в электронном виде в формате PDF с надписью «Заверено» и печатью.
Образец текста заверения
Подлинник документа находится в (Наименование организации) в деле № 12345, год 2026.
Подпись: ______________________
Печать: 
Частые ошибки при размещении печати
- Печать ставится слишком близко к краю страницы, из‑за чего часть текста оказывается скрытой.
- Печать размещается на странице, где нет подписи, что делает заверение недействительным.
- Печать ставится поверх текста «Подлинник документа находится…», что затрудняет чтение.
- Отсутствие подписи рядом с печатью – в таком случае копия не считается официальной.
Где хранить оригинал трудовой книжки?
Оригинал обычно хранится в архиве организации. При копировании важно указать точное место хранения, чтобы в случае проверки можно было быстро найти оригинал. Внутренние регламенты могут предусматривать хранение оригинала в отделе кадров, на складе документов или в электронном архиве.
Для того чтобы копия трудовой книжки была признана официальной, печать должна:
- Охватывать подпись лица, заверившего копию;
- Быть размещена на той же странице, где находится подпись;
- Не перекрывать текстовую информацию о месте хранения оригинала, номере и годе дела.
Следуя этим простым правилам, вы избежите ошибок и ускорите процесс предоставления копии трудовой книжки в другие организации.
Если вам нужен готовый образец, скачайте его по ссылке: Скачать образец.