Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 23 мая 2026 года

 Важно! С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что порядок оформления, ведения и хранения трудовой книжки изменился для большинства категорий работников. 

Что изменилось в 2026 году?

Согласно действующему законодательству, с 2020 года:

Новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу после 31 декабря 2020 года, получают трудовую книжку только в электронном формате.
Работники, которые ранее вели бумажную трудовую, могут перейти на электронную по заявлению.
Если заявление о переходе на ЭТК не подано, трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР (Социалогический фонд России) в электронном виде.

Кто должен оформлять трудовую книжку при трудоустройстве?

Обязанность по оформлению трудовой книжки возложена на работодателя при первом трудоустройстве сотрудника. Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), работодатель делает соответствующую запись в ней.

Ситуации:

Первое трудоустройство после : оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажная не выдается.
Переход с бумажной на электронную: при трудоустройстве работник подает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Работодатель делает запись в бумажной книжке о переходе на ЭТК и возвращает её сотруднику.

Сбор необходимых документов

Перед оформлением трудовой книжки работодателю необходимо запросить у сотрудника следующие документы:

Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика);
Документы об образовании (при наличии);
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если необходимо);

Обратите внимание: Если сотрудник устраивается впервые и не имеет трудового стажа, бумажную трудовую книжку оформлять не нужно. Весь учет ведется в электронном виде.

Оформление трудового договора и приказа о приеме на работу

Перед ведением трудовой книжки необходимо:

Заключить трудовой договор в письменной форме;
Издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
Подписать приказ с обеих сторон;

Передача сведений в СФР

Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в Социалогический фонд России (СФР) в течение 3 рабочих дней с даты издания приказа. Для этого используется форма ЕФС-1.

Способы передачи:

Через личный кабинет на сайте СФР;
Через бухгалтерские программы (например, 1С);
Через электронный документооборот.

Ведение и оформление электронной трудовой книжки

Если сотрудник выбрал электронную форму ведения трудовой книжки:

Работодатель вносит сведения о приеме на работу в систему СФР;
Сведения автоматически отражаются в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги или на сайте СФР;
Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет;

 Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
 1) Зайдите на портал Госуслуги;
 2) В личном кабинете выберите раздел «Справки и выписки»;
 3) Перейдите в «Выписка из электронной трудовой книжки»;
 4) Нажмите «Получить выписку».
 Выписка будет доступна в электронном виде. 

Оформление записи в бумажной трудовой книжке (если она есть)

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не перешел на ЭТК:

В день приема на работу в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;
Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);
Книжка выдается сотруднику на руки;

Если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку:

В бумажной трудовой книжке делается запись: «С такого-то числа трудовая книжка ведется в электронной форме. Сведения передаются в СФР»;
Книжка возвращается сотруднику для подтверждения стажа до перехода;

Особые случаи

Студенты и совместители

Если сотрудник совмещает работу с учебой или работает по совместительству, порядок оформления трудовой книжки не меняется. Если это первое трудоустройство — оформляется электронная трудовая книжка.

Иностранные граждане

Для иностранных граждан, работающих в РФ, трудовая книжка оформляется в общем порядке. Если это первое трудоустройство — оформляется электронная версия. Если есть стаж в РФ — ведется бумажная или электронная в зависимости от заявления.

Увольнение и последующее трудоустройство

При последующем трудоустройстве:

Если сотрудник ранее выбрал электронную форму — сведения о новой работе автоматически вносятся в ЭТК;
Если сотрудник продолжал вести бумажную трудовую — в нее вносится новая запись;

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, работодатель обязан:

Запросить у сотрудника дубликат;
При отсутствии дубликата — запросить копии документов, подтверждающих трудовой стаж (например, справки с предыдущих мест работы);
Оформить новую трудовую книжку с пометкой «Дубликат»;

Для электронной трудовой книжки потеря не актуальна, сведения хранятся в системе СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, но только в следующих случаях:

Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную форму;
Если сотрудник был принят на работу до и продолжает работать;
Если сотрудник работает по совместительству и ранее имел бумажную трудовую книжку.

Как оформить электронную трудовую книжку впервые?

При первом трудоустройстве после электронная трудовая книжка оформляется автоматически. Работодателю достаточно:

Заключить трудовой договор;
Передать сведения в СФР;
Сообщить сотруднику, что его трудовая книжка ведется в электронном виде.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?

Нет. После перехода на электронную форму вернуть бумажную книжку невозможно. Она остается у сотрудника только как подтверждение стажа до перехода.

Как проверить, есть ли у меня электронная трудовая книжка?

Проверить наличие электронной трудовой книжки можно:

Через портал Госуслуги;
Через личный кабинет на сайте СФР;
Через мобильное приложение «Госуслуги».

С 2020 года система ведения трудовых книжек в России претерпела значительные изменения. Основные выводы:

Бумажные трудовые книжки оформляются только для сотрудников, не перешедших на ЭТК;
Электронные трудовые книжки ведутся в автоматическом режиме через СФР;
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в течение 3 дней;
Сотрудник может в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги;
При первом трудоустройстве после 2020 года бумажная книжка не оформляется.

 Рекомендация для работодателей: Вести учет трудовых книжек и передавать сведения в СФР необходимо своевременно, чтобы избежать штрафов. Для удобства используйте автоматизированные системы учета (например, 1С, Контур, или специализированные кадровые программы). 

Правовые основы

Нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1);
Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»;
Приказ Минтруда России от № 572н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
Постановление Правительства РФ от № 602 «О ведении электронных трудовых книжек».

Оформление трудовой книжки при трудоустройстве в 2026 году, это простой и автоматизированный процесс, который требует от работодателя соблюдения нескольких ключевых шагов: заключения трудового договора, передачи сведений в СФР и, при необходимости, оформления записи в бумажной книжке.

С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным, удобным и защищенным. Сотрудники могут в любой момент получить актуальную информацию о своей трудовой деятельности через государственные порталы, а работодатели, минимизировать риски потери или порчи бумажных документов.

Главное — помнить, что с 2020 года бумажные трудовые книжки оформляются только по заявлению сотрудника, а для новых сотрудников ведется исключительно электронная форма.

Будьте в курсе изменений законодательства и своевременно обновляйте кадровые процессы!