С 1 января 2021 года в России начался постепенный перевод учета трудовой деятельности с бумажной формы в электронную. К 1 января 2026 года переходный период завершается, и с этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно через ЭТК. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно принять на работу сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка, а также какие документы и отчеты необходимо подать в Социальный фонд России (СФР).

Нормативная база

• Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 85 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 827н «Об утверждении формы отчета СЗВ‑ТД и порядка его представления».
• Информационные письма СФР от и (разъяснения по отражению приема и увольнения сотрудников силовых структур).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это информационный ресурс, хранящийся в базе данных Социального фонда России, содержащий:

• личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• сведения о трудовой деятельности (дата приема, переводов, увольнения, должности, подразделения);
• информацию о наградах, поощрениях, периодах нетрудоспособности и т.д.

Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги» или через запрос в СФР/МФЦ.

Пошаговая инструкция приема работника с ЭТК

Подготовка к приему

1. Запросите у кандидата СНИЛС и подтвердите, что у него уже сформирована электронная трудовая книжка (можно проверить через личный кабинет на «Госуслугах» или получить выписку из СФР).
2. Убедитесь, что в ЭТК нет открытых записей о текущем трудовом договоре (должен быть статус «уволен» или «не трудоустроен»).
3. Подготовьте внутренние документы компании: приказ о приеме, трудовой договор, внутренние приказы о назначении на должность и т.д.

Оформление приема на работу

1. Оформите приказ о приеме на работу (форма Т‑1 или аналогичная внутренняя форма). В приказе укажите:
   • ФИО сотрудника;
   • должность, структурное подразделение;
   • дата начала работы;
   • условия труда (оклад, режим работы, испытательный срок – если предусмотрен).
2. Заключите трудовой договор в письменной форме (ст. 57 ТК РФ). В договоре отразите, что трудовая деятельность будет учитываться в электронной трудовой книжке.
3. Сделайте запись о приеме в ЭТК через подачу отчета СЗВ‑ТД (см. раздел 4).
4. Ознакомьте сотрудника с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и т.д.) под подпись.
5. Выдайте сотруднику копию трудового договора и приказов, а также информацию о том, как получить выписку из ЭТК (через «Госуслуги» или МФЦ).

Внесение записи в электронную трудовую книжку

Запись о приеме отражается исключительно через отчет СЗВ‑ТД. После его принятия СФР автоматически обновляет ЭТК сотрудника.

Отчетность: форма СЗВ‑ТД

Согласно приказу Минтруда № 827н, отчет СЗВ‑ТД подаеться работодателем не позже пятого рабочего дня следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Что указывается в СЗВ‑ТД при приеме

• Код мероприятия: ПРИЕМ (значение 01).
• Табельный номер сотрудника (если используется внутренняя нумерация).
• СНИЛС.
• ФИО.
• Дата приема (день, месяц, год).
• Должность, структурное подразделение.
• Основание приема (трудовой договор, приказ № и дата).

Подача отчета

1. Формируете XML‑файл согласно официальной схеме (доступно на сайте СФР).
2. Отправляете через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через систему электронного документооборота (ЭДО) с СФР.
3. Получаете извещение о принятии отчета (статус «Принят» или «Требует уточнения»).
4. При ошибках корректируете и повторно отправляете в установленный срок.

Особенности приема отдельных категорий работников

Сотрудники силовых структур (МВД, ФСБ, Росгвардия и др.)

Согласно разъяснению СФР от , в ЭТК таких сотрудников отражаются только даты приема и увольнения, и запись становится видимой только после фактического увольнения. Поэтому при приеме:

• Оформляете приказ и трудовой договор как обычно.
• Подаете СЗВ‑ТД с кодом ПРИЕМ.
• Информируете сотрудника, что запись о приеме будет доступна в ЭТК только после его увольнения из данного ведомства.

Иностранные граждане

Для иностранных работников ЭТК формируется также, но необходимо дополнительно:

• Проверить наличие разрешения на работу и патент (если требуется).
• Указать в СЗВ‑ТД поле «Статус резидента» (резидент/нерезидент).
• Обеспечить доступ к личному кабинету на «Госуслугах» через подтвержденную электронную подпись или через представителя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК?

С ведение бумажной трудовой книжки обязательно только для сотрудников, принятых до этой даты и не перешедших на ЭТК. Для newly hired сотрудников с 2021 года достаточно электронной формы.

Как проверить, что у кандидата действительно есть ЭТК?

Попросите предоставить выписку из ЭТК (можно получить в личном кабинете на «Госуслугах» или в МФЦ). Выписка содержит СНИЛС, ФИО и последнюю запись о трудовой деятельности.

Что делать, если в ЭТК есть ошибка (неверная дата приема)?

Ошибку исправляет работодатель, подав уточняющий отчет СЗВ‑ТД с кодом мероприятия «ИСПРАВЛЕНИЕ» (или «АННУЛИРОВАНИЕ» и последующим новым приемом). СФР вносит корректировки в течение 5 рабочих дней после принятия уточнения.

Нужно ли информировать сотрудника о том, где он может посмотреть свою ЭТК?

Да, согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан ознакомить сотрудника с порядком доступа к информации о своей трудовой деятельности, включая электронную форму.

Какие сроки хранения данных в ЭТК?

Данные хранятся бессрочно, так как ЭТК является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и право на пенсионное обеспечение.

Прием работника с электронной трудовой книжкой требует соблюдения четкой последовательности действий: проверка наличия ЭТК, оформление приказа и трудового договора, подача отчета СЗВ‑ТД и информирование сотрудника о порядке доступа к своей трудовой истории. Соблюдение этих шагов гарантирует корректное отражение трудовой деятельности в государственной системе, исключает риски штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность трудовых отношений для обеих сторон.

Следуя представленной инструкции, кадровая служба любой организации сможет эффективно и в полном соответствии с законодательством осуществлять прием сотрудников, у которых уже есть электронная трудовая книжка, и своевременно выполнять все требования по отчетности в Социальный фонд России.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на дату 23 мая 2026 года.