С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает‚ что работодатели обязаны корректно отражать в отчетности выбор сотрудником способа ведения его трудовой истории․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) ред․ 3 для этого существует специальный документ — «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Данная статья подробно описывает‚ как правильно оформить‚ зарегистрировать и отразить это заявление в программе и отчетах․

Юридическое основание и когда заявление требуется

Сотрудник вправе выбрать один из двух способов:

• Ведение бумажной трудовой книжки (ТК) с продолжением записей в ней․
• Сведения о трудовой деятельности в электронной форме (ЭТК)․

Когда подается заявление?

1. При приеме на работу нового сотрудника‚ который уже имеет трудовой стаж․ Необходимо указать способ‚ выбранный им на предыдущем месте работы‚ и дату подачи им заявления туда;
2. Когда действующий сотрудник меняет решение (например‚ переходит с бумажной на электронную книжку или наоборот)․
3. При первом трудоустройстве (сотрудник никогда не работал ранее)․ В этом случае заявление не требуется‚ так как способ ведения определяется при первом кадровом событии (прием на работу)․ В документе «Прием на работу» ставится флажок «Начало трудовой деятельности»․

Пошаговая инструкция по созданию заявления в 1С:ЗУП 3․1

Функционал доступен начиная с версий 3․1․12․110 и 3․1․10․276․ Раздел находится по пути: Кадры → Электронные трудовые книжки․

Шаг 1: Создание документа

• Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки»․
• Нажмите кнопку «Создать»․
• В списке типов документов выберите «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (или «Выбор способа ведения трудовой книжки»)․

Шаг 2: Заполнение основных реквизитов

• Сотрудник — укажите ФИО сотрудника‚ подавшего заявление․
• Дата документа — это дата‚ когда сотрудник написал заявление в вашей организации․ Эта дата критически важна‚ так как она передается в ПФР и заполняется в отчете СЗВ-ТД․
• Вид заявления, выберите один из вариантов для каждого сотрудника:
  • «Ведение бумажной трудовой книжки»․
  • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»․

Шаг 3: Учет выбора способа на предыдущем месте работы (если применимо)

Если сотрудник уже работал до вас‚ важно отразить его предыдущий выбор․

• Перейдите на вкладку «Главное»․
• Установите флажок «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы»․
• Укажите способ ведения (бумажный или электронный) и дату подачи заявления на прошлом месте работы․
• Также установите флажок «Отразить в трудовой книжке»‚ чтобы информация попала в кадровые отчеты․

Шаг 4: Проведение документа и отражение в отчетах

• После заполнения нажмите «Провести»․
• Информация автоматически попадает в отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)․
• Для формирования отчета по выбранным способам ведения книжек используйте стандартные кадровые отчеты (например‚ «Штатные сотрудники» с соответствующим набором полей)․

Изменение или отзыв заявления

Если сотрудник передумал и отозвал свое заявление:

1. В списке документов «Заявления о предоставлении сведений․․․» найдите нужный документ․
2. Установите флажок в колонке «Отозвано»․
3. Проведите документ заново․

Важно: Чтобы сменить способ ведения (например‚ с бумажного на электронный)‚ сначала необходимо отозвать старое заявление‚ а затем создать новое с нужным видом․

Особые случаи и частые ошибки

Случай 1: Прием на работу сотрудника‚ который уже работал

В документе «Прием на работу»:

• Необходимо указать способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы (если эта информация известна)․
• Указать дату подачи заявления на предыдущем месте․
• Эти данные берутся из заявления‚ которое сотрудник должен предоставить при приеме․

Случай 2: Первое трудоустройство

Если сотрудник никогда не работал:

• В документе «Прием на работу» ставится флажок «Начало трудовой деятельности»․
• Заявление о выборе способа ведения книжки в вашей организации не требуется‚ так как выбор будет сделан при первом изменении кадровых данных (увольнение‚ перевод и т․д․)․

Ошибка: Путаница с датами

Дата документа «Заявление» — это дата подачи заявления в вашу организацию․
Дата в колонке «Дата заявления» на предыдущем месте — это дата‚ когда сотрудник подал заявление бывшему работодателю․
Эти даты разные и служат разным целям в отчетности․

Что происходит при выборе электронной формы?

Если сотрудник выбрал ЭТК:

• Работодатель не ведет бумажную трудовую книжку․
• При увольнении не выдается бумажная книжка․ Вместо этого сотрудник получает оригинал трудовой книжки (бланк)‚ где последней записью будет: «Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․
• Все кадровые события (прием‚ перевод‚ увольнение) отражаются в электронном виде и передаются в ПФР через СЗВ-ТД․

1. Заявление обязательно для всех сотрудников‚ имеющих стаж на момент приема‚ и для изменения выбора действующими сотрудниками․
2. Документ в ЗУП — «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (Кадры → Электронные трудовые книжки)․
3. Дата заявления — дата подачи в вашу организацию‚ она идет в СЗВ-ТД․
4. Отзыв возможен через установку флажка «Отозвано» в документе․
5. Смена способа требует сначала отзыва старого заявления‚ затем создания нового․
6. Для новичков (первое трудоустройство) заявление не нужно‚ используется флажок «Начало трудовой деятельности» в «Приеме на работу»․
7. Все данные автоматически отражаются в отчете СЗВ-ТД и кадровых справках․