Запись о награждении работника – важный элемент трудовой книжки, который подтверждает профессиональные достижения и может повлиять на будущую карьеру, размер пенсии и другие социальные гарантии. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве и типовой практике ведения трудовых книжек.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 191) – определяет виды поощрений, которые подлежат внесению в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – регламентирует порядок заполнения разделов, включая «Сведения о награждении».
• Методические рекомендации Минтруда России (2022 г.) – уточняют порядок внесения записей о наградах, грамотах, благодарностях и т.п.

Какие поощрения заносятся в трудовую книжку

Согласно ст. 191 ТК РФ в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые:

1. Выражены в виде премии или другого материального поощрения, выплаченного за хорошую работу на основании ст. 191 ТК;
2. Установлены нормативными актами РФ (например, награды Президента, Правительства, ведомственные награды);
3. Оформлены официальным документом (приказ, распоряжение, постановление и т.д.).

К таким поощрениям относятся:

• Почетные грамоты и благодарности;
• Награды (ордена, медали, знаки отличия);
• Премии за высокие показатели труда;
• Другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами, если они носят характер материального вознаграждения.

Временные переводы, разовые похвалы без документального оформления и неоплачиваемые благодарности не вносятся в трудовую книжку.

Структура раздела «Сведения о награждении»

В трудовой книжке выделен специальный раздел, где каждая запись о награждении занимает одну строку и состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная на весь период трудовой деятельности работника).
2. Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год).
3. Графа 3 – наименование организации, которая наградила работника (полное и, при наличии, сокращённое).
4. Графа 4 – суть награждения: за что награждён, название награды и реквизиты документа, послужившего основанием для внесения записи (номер и дата приказа, распоряжения, постановления и т.д.).

Пошаговая инструкция по внесению записи о награждении

1. Подготовьте подтверждающий документ – приказ о награждении, копию грамоты, выписку из протокола и т.п. Убедитесь, что в документе указаны:
   • полное наименование организации‑наградителя;
   • дата награждения;
   • суть награждения (за что);
   • наименование награды и её реквизиты (номер, дата).
2. Определите следующий порядковый номер – посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о награждении» (или, если раздел пуст, начните с номера 1). Номер увеличивается на единицу.
3. Заполните графу 1 – запишите полученный порядковый номер.
4. Заполните графу 2 – укажите текущую дату внесения записи в трудовую книжку (день, месяц, год).
5. Заполните графу 3 – напишите полное наименование организации, которая наградила сотрудника. Если у организации есть официальное сокращённое наименование, добавьте его в скобках после полного названия.
6. Заполните графу 4 – кратко, но информативно опишите:
   • за что награждён (например, «за высокие показатели продаж за I квартал 2026 г.»);
   • название награды (например, «Почетная грамота»);
   • реквизиты документа‑основания (например, «приказ № 45 от »).

   При необходимости можно использовать формулировку из самого приказа или ходатайства.

7. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, подпись осуществляется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с требованиями Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
8. Контроль – после внесения записи сверьте данные с исходным документом, убедитесь, что нет опечаток в названиях, датах и номерах.

Пример записи о награждении почетной грамотой

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: ООО «Ромашка» (сокр. «Ромашка»)
Графа 4: Почетная грамота за высокие показатели продаж за I квартал 2026 г., утверждена приказом № 45 от

Запись оформляется одной строкой, но для наглядности в примере использованы переносы строк (<br>). В реальной трудовой книжке все графы находятся в одной строке, разделенные пробелами или табуляцией.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядковый номер – всегда проверяйте последнюю запись в разделе; номера не должны повторяться или пропускаться.
• Отсутствие сокращённого наименования организации – если оно есть в учредительных документах, его необходимо указать в скобках.
• Неполное описание в графе 4 – insufficient information (например, только «Почетная грамота») может привести к трудностям при подтверждении факта награждения. Указывайте за что и реквизиты документа.
• Использование неофициальных формулировок – запись должна соответствовать тексту приказа или иного официального документа; избегайте эмоциональных оценочных суждений.
• Запись о поощрении, не подлежащем внесению – премии, выплаченные не за работу (например, поздравительные выплаты к юбилею), не вносятся.

Электронный vs бумажный формат трудовой книжки

С 2021 г. в России допускается ведение трудовых книжек в электронном виде (ФЗ‑№ 439‑ФЗ). При электронном ведении:

• Раздел «Сведения о награждении» заполняется в соответствующем поле информационной системы;
• Порядковый номер генерируется системой автоматически;
• Подпись осуществляется УКЭП, а печать – электронной печатью организации;
• Все изменения сохраняются с отметкой даты и времени, что обеспечивает прозрачность и защиту от подделок.

Если организация продолжает использовать бумажные трудовые книжки, порядок заполнения остаётся тем же, но подпись и печать ставятся собственноручно.

Внесение записи о награждении в трудовую книжку – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований. Следуя представленной инструкции, вы обеспечите корректное оформление достижений сотрудника, что послужит основанием для дальнейшего карьерного роста, начисления страховых пенсий и подтверждения профессионального статуса. Помните, что главная цель записи – достоверно отразить факт признания заслуг работника, поэтому всегда сверяйте данные с исходным документом и соблюдайте установленный порядок заполнения разделов трудовой книжки.

---

Информация актуальна на дату .