Сегодня 15:15:31 (по информации из сети) в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажного варианта. Ниже – подробная пошаговая инструкция для кадровых специалистов, как правильно завести ЭТК новому работнику.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, периоды работы, награды и т.д.

Основные преимущества ЭТК:

• Исключает риск потери или повреждения документа;
• Позволяет работнику в любое время получить выписку через Госуслуги или личный кабинет ПФР;
• Сокращает время на оформление кадровых документов;
• Обеспечивает защиту персональных данных благодаря шифрованию и контролю доступа.

Нормативная база

Регулирование ведения электронных трудовых книжек осуществляется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в редакции, учитывающей внесение изменений о ЭТК);
2. Постановление Правительства РФ № 1525 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
3. Приказ Минтруда России № 582н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения»;
4. Федеральный закон № 44‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части обеспечения перехода на электронные трудовые книжки».

С 1 января 2026 года действие пунктов, допускающих одновременное ведение бумажной и электронной ТК, прекращается, за исключением случаев, когда работник подал письменное заявление о сохранении бумажного варианта.

Кто обязан вести ЭТК

Обязанность ведения электронной трудовой книжки возлагается на:

• Всех работодателей (юридические лица и индивидуальные предприниматели), имеющих наёмных работников;
• Кадровиков и специалистов по работе с персоналом, ответственных за оформление трудовых отношений;
• Работников, которые не подали заявление об отказе от бумажной ТК (в этом случае ведётся обе формы).

Исключение составляют:

• Граждане, работающие по договорам гражданско‑правового характера (например, авторские договоры), если трудовые отношения не возникают;
• Работники, занятые в сельском хозяйстве на личном подсобном хозяйстве, если они не оформлены по трудовому договору.

Пошаговая инструкция по заведению ЭТК для нового сотрудника

Ниже представлен алгоритм, который можно использовать в любой организации, независимо от её размера и отрасли.

Шаг 1. Подготовка необходимых документов

Перед началом работы в системе необходимо собрать:

• Паспорт гражданина РФ (страница с данными и страницу с регистрацией);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• ИНН (при наличии);
• Военный билет или документ, подтверждающий статус призывника/отставника (если требуется по должности);
• Образование и квалификационные документы (дипломы, сертификаты) – для заполнения раздела «Сведения о образовании»;
• Трудовой договор (или его проект) – понадобится для внесения данных о приёме на работу.

Шаг 2. Регистрация работодателя в системе ПФР (если ещё не выполнена)

Если ваша организация ранее не взаимодействовала с электронной трудовой книжкой, потребуется:

1. Войти на портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru) под учётной записью руководителя или уполномоченного лица;
2. Перейти в раздел «Работодатели» → «Электронная трудовая книжка»;
3. Заполнить заявление о подключении к ЭТК, указав ИНН, КПП, название организации и контактные данные;
4. Приложить скан устава и выписку из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП);
5. Подписать заявление электронной подписью (УКЭП) и отправить на рассмотрение.
6. После одобрения (обычно в течение 1‑3 рабочих дней) вы получите доступ к личному кабинету работодателя в системе ПФР.

Шаг 3. Создание личного кабинета работника в ЭТК

После того как работодатель получил доступ, следует завести карточку сотрудника:

1. В личном кабинете работодателя выбрать раздел «Сотрудники» → «Добавить нового сотрудника»;
2. Ввести ФИО, дату рождения, пол;
3. Указать СНИЛС (обязательно проверяется через фонд);
4. Загрузить скан пастраницы паспорта (данные и регистрация);
5. При необходимости добавить ИНН и данные о военной службе;
6. Сохранить запись – система сгенерирует уникальный идентификатор сотрудника в ЭТК.

Шаг 4. Внесение данных о приёме на работу

Теперь нужно оформить сам трудовой договор в электронном виде:

1. В карточке сотрудника выбрать вкладку «Трудовая деятельность» → «Добавить запись»;
2. Указать:
• Дата приёма на работу (формат ДД.ММ.ГГГГ);
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Подразделение, должность, тарифный разряд (если);
• Тип трудового договора (срочный/бессрочный);
• Условия оплаты (оклад, ставка, система премирования);
• Режим работы (полный/неполный день, сменный график).
3. Прикрепить скан подписанного трудового договора (или его электронную версию с ЭП);
4. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица (руководитель или ответственный за кадры);
5. Система автоматически создаст запись в электронной трудовой книжке работника и отправит уведомление в его личный кабинет на портале Госуслуг.

Шаг 5. Получение выписки и информирование сотрудника

После успешного внесения данных:

1. В личном кабинете сотрудника (Госуслуги → «Мои документы» → «Электронная трудовая книжка») появится новая запись о приёме на работу;
2. Сотрудник может скачать выписку в формате PDF или распечатать её;
3. Рекомендуется проинформировать работника о возможности получения выписки и о порядке подачи заявления о сохранении бумажной ТК (если он этого желает).

Все последующие кадровые события (переводы, повышения, увольнения, награды) вносятся аналогичным образом – через раздел «Трудовая деятельность» в личном кабинете работодателя.

Возможные сложности и как их избежать

При внедрении ЭТК часто возникают следующие вопросы:

Ошибки в СНИЛС

Если номер СНИЛС введён неверно, система откажет в регистрации сотрудника. Решение: дважды проверять номер по справке из ПФР или по данным в личном кабинете Госуслуг.

Отсутствие электронной подписи у работодателя

Без УКЭП невозможно подписать заявление о подключении и кадровые записи. Решение: оформить квалифицированную подпись в аккредитованном УЦ (например, в СКБ Контур, КриптоПро, Рутокен).

Работник отказался от электронной формы и хочет бумажную ТК

Согласно законодательству, до можно вести оба варианта. После этой даты бумажная ТК допускается только при наличии письменного заявления сотрудника. Решение: своевременно получать такое заявление и хранить его в личном деле.

Технические сбои на портале Госуслуг

В редких случаях возможны задержки при выгрузке выписки. Решение: иметь резервный способ подтверждения трудового стажа (например, справку из отдела кадров, заверенную печатью организации).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести ЭТК для сотрудников, работающих удалённо?

Да; Место работы не влияет на возможность оформления электронной трудовой книжки. Достаточно иметь доступ к интернету и электронной подписи.

Нужно ли получать согласие сотрудника на ведение ЭТК?

Согласие не требуется, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы. Однако хорошей практикой является информирование работника о переходе на электронный формат и предоставление ему инструкции по получению выписки.

Как исправить ошибку в уже внесённой записи?

В системе ПФР предусмотрена функция «корректировки записи». Необходимо открыть ошибочную запись, выбрать «Изменить», внести правильные данные и подписать исправление ЭП. После этого старая версия помечается как аннулированная, а новая становится актуальной.

Сколько хранится информация в ЭТК?

Данные сохраняются бессрочно, пока сотрудник жив. После его смерти информация передаётся в ПФР для начисления пенсии и может быть предоставлена наследникам по запросу.

Можно ли распечатать выписку из ЭТК для предоставления потенциальному новому работодателю?

Да. Выписка имеет юридическую силу и принимается всеми организациями. Её можно распечатать или отправить в электронном виде (PDF) через личный кабинет Госуслуг.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru/pgu/ets
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ – инструкция по работе с ЭТК: https://www.pfrf.ru/ets
• Приказ Минтруда России № 582н от (форма ЭТК): https://mintrud.ru/documents/582n
• Электронная подпись – список аккредитованных УЦ: https://www.mincomsvyazi.ru/ru/activity/ep
• КонсультантПлюс – комментарии к Федеральному закону № 439‑ФЗ: https://www.consultantplus.ru/document/cons_doc_LAW_380234/

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в службу поддержки ПФР или к своему юристу по трудовому праву. Удачной работы!