Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Для генерального директора (ГД) заполнение книжки имеет несколько особенностей, связанных с высшим руководящим статусом и обязательным электронным учётом в ПФР.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка».
• Постановление Правительства РФ от № 1315 «Об электронных трудовых книжках».
• С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД.
• Заполнение и сдача формы ЕФС‑1 в программе 1С:ЗУП (или аналогичной) – обязательная процедура для всех организаций.

Переход на электронную трудовую книжку

С начала 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для генерального директора это значит:

1. Основная часть записей вносится в электронный реестр ПФР.
2. Бумажный вариант сохраняется только в случае, если работник (директор) потребовал его вручную.
3. Все изменения (приём, увольнение, повышение, перевод) фиксируются в СЗВ‑ТД и автоматически отображаются в ЭТК.

Что требуется от работодателя

Работодатель (компания) обязан:

• Создать в системе 1С (или иной учетной системе) карточку генерального директора.
• Заполнить форму СЗВ‑ТД при приёме на работу и при каждом изменении условий труда.
• Сдать форму ЕФС‑1 в ПФР в установленные сроки (ежемесячно, до 15‑го числа следующего месяца).
• Сохранить копию бумажной трудовой книжки (если она была выдана) и подписать её в соответствии с ТК РФ.

Ниже – детальная последовательность действий, которую следует выполнить HR‑службе или бухгалтеру.

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (оферта) с указанием должности «Генеральный директор».
   • Согласие директора на обработку персональных данных.
   • Копия паспорта, ИНН, СНИЛС.
2. Создание карточки сотрудника в 1С:ЗУП
   • Ввести ФИО, дату рождения, паспортные данные.
   • Указать категорию «Топ‑менеджер», должность «Генеральный директор».
   • Привязать к карточке сведения о высшем образовании и квалификации.
3. Заполнение первой записи в трудовой книжке

   Запись делается в разделе «Приём на работу». Пример оформления (бумажный вариант):

   Дата приема: 
   Наименование организации: ООО «Пример», ИНН 7701234567
   Должность: Генеральный директор
   Ставка (оклад): 500 000 руб. в месяц
   Основание: Трудовой договор № 12 от 
   Срок испытательного периода: 3 месяца
    

   В электронном виде эти данные автоматически попадают в СЗВ‑ТД.

4. Отчёт в ПФР (СЗВ‑ТД)
   • Перейти в модуль «Отчётность» → «СЗВ‑ТД».
   • Выбрать период (обычно – текущий месяц);
   • Проверить корректность полей: дата начала работы, должность, ставка, основание.
   • Сформировать и отправить файл в ПФР (XML‑формат).
5. Сдача формы ЕФС‑1

   Эта форма содержит сведения о всех сотрудниках, включая ГД. В 1С:ЗУП процесс выглядит так:

   • «Отчётность» → «ЕФС‑1» → «Сформировать за месяц».
   • Убедиться, что в строке с ГД указаны правильные коды ОКВЭД, ОКДП.
   • Отправить форму в ПФР через электронный кабинет организации.
6. Подпись и печать

   Если бумажная трудовая книжка выдаётся, её необходимо:

   • Подписать печатью организации.
   • Подписать запись в книжке (директор ставит подпись, ставку ставит печать).
7. Регулярный контроль

   Проверять в личном кабинете ПФР, что все записи отобразились корректно. При обнаружении ошибок – подать исправляющий СЗВ‑ТД.

Образец заполнения (бумажный вариант)

Часто встречающиеся ошибки

• Неправильный код ОКВЭД – приводит к отклонению СЗВ‑ТД.
• Отсутствие указания испытательного периода – считается ошибкой в трудовой книжке.
• Несвоевременная сдача ЕФС‑1 – штрафы за просрочку (до 5 % от фонда оплаты труда).
• Неуказание основания при приёме – в бумажной записи должно быть указано «Трудовой договор», «Приказ», «Договор подряда» и т.д.
• Пропуск подписи директора в бумажной книжке – запись считается недействительной.

Как проверить правильность внесённых данных

1. Войдите в личный кабинет организации ПФР.
2. Откройте раздел «Электронные трудовые книжки» → «История записей».
3. Убедитесь, что запись о приёме генерального директора отображается с правильными датами, должностью и ставкой.
4. При необходимости используйте кнопку «Корректировать запись» и отправьте исправленный СЗВ‑ТД.

Заполнение трудовой книжки генерального директора – процесс, требующий точности и соблюдения нормативных требований. С 2020 года основной акцент смещён в сторону электронного учёта, поэтому ключевыми моментами являются правильное формирование и своевременная сдача форм СЗВ‑ТД и ЕФС‑1. Следуя пошаговой инструкции и используя представленный образец, вы сможете избежать типовых ошибок и обеспечить законность трудовых отношений с высшим руководством компании.

Помните: каждый неверно заполненный документ может привести к штрафам, задержкам в выплатах и проблемам при проверках со стороны ПФР и инспекций Трудовой инспекции.

Дата публикации: