Дата актуализации: 21 мая 2026 года. В статье учтены изменения Трудового кодекса РФ, вступившие в силу в 2025‑2026 гг., а также практические рекомендации для ИП и юридических лиц.

Содержание

1. Нормативная база
2. Перечень обязательных документов
3. Пошаговая процедура оформления
4. Особенности для разных форм собственности
5. Частые ошибки и как их избежать
6. Ответы на часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление трудовых отношений:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 67‑68 (оформление приема на работу), ст. 57 (содержание трудового договора), ст. 13 (трудовая книжка).
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – требования к ведению кадрового документооборота.
• Приказ Минтруда России от № 1026н – утверждена форма Т‑1 и Т‑1а (приказ о приеме на работу).
• Постановление Правительства РФ от № 456 – внесено изменение в порядок подачи сведений в СФР (ЕФС‑1) при приеме на работу.
• ФЗ № 115‑ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем» – требования к проверке документов, удостоверяющих личность (для отдельных категорий работников).

Перечень обязательных документов для оформления сотрудника

Ниже приведён список документов, которые работодатель обязан получить от кандидата и/oформить самостоятельно.

Документы, предоставляемые работником

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность – например, вид на жительство, временное удостоверение личности).
• Трудовая книжка (если у работника уже есть опыт работы; при первом трудоустройстве – оформляется новая).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• ИНН (при необходимости для налогового учета).
• Военный билет или приписное удостоверение (для мужчин призывного возраста – при наличии).
• Документы о профессиональной квалификации (диплом, сертификат, справка о повышении квалификации) – если требуется по должности.
• Справка об отсутствии судимости – только для отдельных категорий (педагоги, работники сферы безопасности, медицинские учреждения и т.п.).
• Медицинская книжка – для работников общественного питания, торговли, дошкольных учреждений и др., где это предусмотрено отраслевыми нормами.

Документы, оформляемые работодателем

• Трудовой договор (в письменной форме, два экземпляра – один остается у работника, второй – у работодателя).
• Приказ о приеме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
• Уведомление о заключении трудового договора в СФР (форма ЕФС‑1, подается не позднее дня следующего за днем приема).
• Локальные нормативные акты (ЛНА), с которыми работник должен быть ознакомлен под роспись (например, внутренний трудовой распорядок, положения о премировании, охране труда).
• Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – ведется в отделе кадров.
• Согласие на обработку персональных данных (в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных»);

1. Прием заявления о приеме на работу – кандидат подает письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием желаемой должности, даты начала работы и требуемого оклада.
2. Проверка документов, удостоверяющих личность – специалист отдела кадров сверяет паспорт (или иной документ) с данными, указанными в заявлении, делает копию и заверяет её подписью ответственного лица.
3. Оформление трудового договора – включает все обязательные условия (ст. 57 ТК РФ):
   • наименование сторон;
   • дата начала работы;
   • должность, структурное подразделение;
   • оклад (или тарифная ставка) и система оплаты труда;
   • режим работы и время отдыха;
   • условия труда (в т.ч. вредные и/или опасные факторы);
   • срок действия договора (если срочный);
   • иные условия по соглашению сторон (например, испытательный срок, дистанционная работа).
4. Подписание трудового договора – обе стороны подписывают два экземпляра. Один экземпляр выдается работнику под роспись вторую копию.
5. Оформление приказа о приеме на работу – заполняется форма Т‑1 (или Т‑1а) с указанием:
   • номера и даты приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • должности, подразделения, тарифной ставки/оклада;
   • даты вступления в силу приказа (обычно совпадает с днем фактического выхода на работу).

   Приказ подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом по доверенности) и передается в отдел кадров для регистрации.

6. Ознакомление с локальными нормативными актами – в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу работник расписывается в листе ознакомления с внутренними документами (трудовой распорядок, положения о премировании, инструкции по охране труда и т.д.).
7. Заполнение личной карточки сотрудника (форма Т‑2) – вносится вся полученная информация (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, образование, стаж и т.п.).
8. Подача сведений в СФР (ЕФС‑1) – не позднее следующего рабочего дня после приема работника направляется электронное уведомление о заключении трудового договора через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через систему «Софт-Электронный документооборот».
9. Выдача трудовой книжки (или внесение записи в электронную трудовую книжку) – если у сотрудника уже есть трудовая книжка, в нее делается запись о приеме на работу; при отсутствии – оформляется новая книжка (форма Т‑2) и выдается сотруднику под расписку.
10. Организация входного инструктажа – проведение инструктажа по охране труда, пожарной безопасности и, при необходимости, по специфике рабочего места (например, санитарно‑гигиенический инструктаж для работников пищевого производства).

Особенности оформления для разных форм собственности

Индивидуальный предприниматель (ИП)

• ИП может заключать трудовые договоры напрямую, без посредников.
• Необходимо указать в договоре реквизиты ИП: ФИО, ОГРНИП, ИНН, адрес места деятельности.
• Если ИП не является юрлицом, представителем работодателя выступает сам предприниматель; доверенность не требуется.
• Отчетность в СФР подается так же, как и для организаций (ЕФС‑1).

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) и другие юридические лица

• Прием на работу осуществляется от имени юридического лица через его уполномоченное лицо (директор, генеральный директор, либо лицо, действующее на основании доверенности/устава).
• В трудовом договоре указываются реквизиты организации: полное наименование, ОГРН, ИНН, КПП, юридический адрес.
• Если договор подписывает не директор, к договору прилагается доверенность, подтверждающая полномочия представителя.
• Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации (или лицом, замещающим его по внутреннему распоряжению).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие письменного трудового договора – приводит к штрафам до 50 000 руб. для ИП и до 100 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ). Всегда оформляйте договор в двух экземплярах.
• Несвоевременная подача ЕФС‑1 – штраф от 5 000 до 10 000 руб. за каждую несвоевременную сдачу. Настройте автоматическое напоминание в бухгалтерской программе.
• Неправильное указание реквизитов работодателя – может повлечь признание договора недействительным. Проверяйте ОГРН/ОГРНИП, ИНН, КПП перед подписанием.
• Отказ от выдачи трудовой книжки или электронного эквивалента – нарушение ст. 66 ТК РФ. Обеспечьте выдачу книжки под расписку или внесение записи в электронную трудовую книжку через портал «Работа в России».
• Не ознакомление с локальными нормативными актами – приводит к спорам о невыполнении внутренних правил. Проводите ознакомление под роспись в течение 3 дней и храните листы ознакомления в личном деле сотрудника.
• Использование устаревших форм приказа – с 2025 года обязательны формы Т‑1 и Т‑1а, утвержденные Приказом Минтруда № 1026н. Убедитесь, что в вашей системе документооборота актуальные шаблоны.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить сотрудника по устной договоренности?

Нет. Трудовой кодекс РФ требует письменной формы трудового договора (ст. 67). Устная договоренность не защищает права сторон и может быть признана недействительной.

Нужно ли заверять копию паспорта работника?

Да. Копия паспорта должна быть заверена подписью уполномоченного сотрудника отдела кадров и печатью организации (если печать есть).

Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки?

При первом трудоустройстве оформляется новая трудовая книжка (форма Т‑2) и выдается сотруднику под расписку. Запись о приеме на работу делается в первый рабочий день.

Можно ли оформить сотрудника на дистанционную работу?

Да. Трудовой договор должен содержать условие о месте выполнения работы (дистанционно) и порядке взаимодействия (ст. 312.1 ТК РФ). Необходимо также обеспечить соблюдение норм по охране труда и предоставлению необходимого оборудования.

Какие штрафы грозят за несвоевременную подачу ЕФС‑1?

Согласно ст. 15.25.2 КоАП РФ, штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. за каждое нарушение. Повторные нарушения могут увеличить сумму до 20 000 руб.

Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных при приеме на работу?

Да. Согласие оформляется отдельным документом или включается в трудовой договор как отдельный пункт, согласно ФЗ‑152 «О персональных данных».

Соблюдение вышеописанной процедуры позволит избежать административных рисков, обеспечит законность трудовых отношений и создаст благоприятные условия для продуктивной работы сотрудника.