Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г․

Содержание

1. Нормативная база
2. Пошаговая процедура увольнения
3. Как правильно формулировать запись в трудовой книжке
4. Образцы записей (бумажная и электронная трудовая книжка)
5. Часто задаваемые вопросы
6. Практические рекомендации для HR и работника

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 77, п․ 3 (увольнение по собственному желанию работника)․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69) – п․ 5․2․
• Приказ Минтруда России от  № 320н – порядок ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные)․
• ФЗ‑№ 430‑ФЗ от – о внесении изменений в ТК РФ в части электронных трудовых книжек․

Согласно п․ 3 ст․ 77 ТК РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, предупредив работодателя за два недели (или иной срок, установленный коллективным договором/трудовым договором)․ Запись о таком увольнении в трудовой книжке делается со ссылкой на соответствующий пункт статьи․

1. Подготовка заявления – работник пишет заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица)․ В заявлении указывается дата подачи, желаемая дата последнего рабочего дня и подпись․
2. Срок предупреждения – стандартный срок – 14 календарных дней․ При наличии уважительных причин (выход на пенсию, зачисление в ВУЗ, переезд к супругу и т․п․) срок может быть сокращён по соглашению сторон․
3. Согласование с руководителем – руководитель принимает заявление, ставит свою подпись и дату получения․
4. Подготовка приказа – издаётся приказ об увольнении (форма Т‑8 или электронный аналог)․ В приказе указывается основание: «по собственному желанию работника, п․ 3 ст․ 77 ТК РФ»․
5. Расчёт с сотрудником – выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты)․
6. Внесение записи в трудовую книжку – запись делается в день последнего рабочего дня (или в день выдачи трудовой книжки, если последний день – выходной)․
7. Выдача документов – трудовая книжка (или выписка из электронной трудовой книжки), справка о заработке (2‑НДФЛ), ПФР‑СЗВ‑М, иные документы по требованию работника․

Как правильно формулировать запись в трудовой книжке

Согласно п․ 5․2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, допустимы следующие равноценные формулировки:

• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․
• Трудовой договор прекращён по инициативе работника (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․
• Уволен по собственному желанию (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․

Важно:

• Указать точную дату увольнения (день, месяц, год)․
• Ссылка на статью и пункт ТК РФ обязательна․
• Запись делается чёрной или синей пастой, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (ТК РФ)․
• В электронной трудовой книжке запись формируется автоматически на основе приказа; тем не менее, содержание должно соответствовать указанным формулировкам․

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка

2026 г․ 21 мая Уволен по собственному желанию (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․

Или:

2026 г․ 21 мая Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․

Электронная трудовая книжка (формат выписки)

Дата события: 
Вид события: Увольнение
Основание: Пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Формулировка: Уволен по собственному желанию
Приказ №: 125 от 

Запись при увольнении в связи с выходом на пенсию (уважительная причина)

2026 г․ 15 июня Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволиться без отработки двух недель?

Да, если работник и работодатель согласны на более короткий срок (например, в случае выхода на пенсию, зачисления в ВУЗ, переезда к супругу)․ Это оформляется дополнительным соглашением к заявлению․

Нужно ли указывать причину увольнения в заявлении?

В заявлении достаточно указать желание расторгнуть трудовой договор и желаемую дату последнего рабочего дня․ Указание причины не обязательно, но может быть полезно для внутреннего документооборота․

Что делать, если работник не хочет забирать трудовую книжку после увольнения?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения или направить её заказным письмом с уведомлением о вручении․ Если работник отказывается принимать документ, фиксируется отказ в акте, а книжка хранится у работодателя в течение 5 лет․

Как оформить запись, если компания перешла на электронные трудовые книжки, но у сотрудника осталась бумажная?

В этом случае делается запись в обеих формах: в бумажной трудовой книжке – ручкой, в электронной – через личный кабинет работника на портале «Работа в России» (или иной утверждённый сервис)․ Содержание записей должно быть идентичным․

Практические рекомендации

Для HR‑службы

• Создать шаблон заявления и приказа, где уже прописаны ссылки на п․ 3 ст․ 77 ТК РФ․
• Вести журнал учёта заявлений об увольнении с датами подачи и планируемого последнего рабочего дня․
• Автоматизировать формирование выписки из электронной трудовой книжки при помощи 1С:ЗУП или аналогичных систем․
• Проводить инструктаж для руководителей о сроках предупреждения и необходимости оформления приказа․

Для работника

• Подавать заявление в письменной форме (можно электронной подписью) и сохранять копию с отметкой о получении․
• Уточнить у бухгалтерии порядок расчёта и сроки выплаты всех причитающихся сумм․
• Проверить правильность записи в трудовой книжке перед её получением; при обнаружении ошибки потребовать исправления в течение трёх рабочих дней․
• При переходе на электронную трудовую книжку убедиться, что работодатель подал сведения в ПФР и ФСС в установленные сроки․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на май 2026 года и рекомендаций Минтруда России․