Сегодня 02:24:24 () в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде, если работник не оставил заявление о сохранении бумажной версии. Ниже – пошаговое руководство, как самостоятельно перейти на ЭТК без помощи отдела кадров;

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). В ней фиксируются все сведения о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других кадровых событиях работника.

Преимущества ЭТК

• Надёжность: исключён риск потери или повреждения документа.
• Доступность: вы можете в любой момент посмотреть свою трудовую историю через личный кабинет на портале Госуслуги или через сайт ПФР.
• Скорость оформления: работодатель передаёт данные в ПФР в режиме онлайн, что сокращает время на выдачу справок.
• Экономия: нет необходимости приобретать и вести бумажные бланки.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие переход на ЭТК:

1. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ).
2. Постановление Правительства РФ от № 73 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядке её заполнения».
4. Федеральный закон от № 122-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части обеспечения доступа к электронным трудовым книжкам»;

Подготовка к самостоятельному переходу

Убедитесь, что у вас есть доступ к личному кабинету на портале Госуслуги

Для подачи заявления и последующего контроля статуса ЭТК необходим подтверждённый аккаунт. Если аккаунт ещё не подтверждён, пройдите процедуру верификации через:

• Многофункциональный центр (МФЦ);
• Онлайн‑банк (подтверждение через Сбербанк, Тинькофф и др.);
• Почту России (получение кода подтверждения).

Соберите необходимые сведения о текущей трудовой деятельности

Перед подачей заявления подготовьте:

• Трудовую книжку (бумажную) – для сверки данных;
• СНИЛС;
• Паспорт гражданина РФ;
• Контактный телефон и электронную почту (для получения уведомлений).

Проверьте, сдал ли ваш работодатель данные в ПФР

С работодатели обязаны ежемесячно направлять форму СЗВ‑ТД. Вы можете проверить, поступили ли сведения о вас, через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.ru);
• Раздел «Сведения о трудовой деятельности» в личном кабинете Госуслуг.

Если данные отсутствуют, обратитесь к бухгалтеру или кадровому специалисту вашей организации с запросом о подаче СЗВ‑ТД.

Пошаговая инструкция по подаче заявления на переход на ЭТК

Шаг 1. Войдите в личный кабинет Госуслуг

Перейдите на gosuslugi.ru, введите логин и пароль, пройдите двухфакторную аутентификацию (SMS‑код или push‑уведомление).

Шаг 2. Найдите услугу «Переход на электронную трудовую книжку»

В поиске введите фразу «электронная трудовая книжка» или перейдите по пути:

Услуги → Труд и занятость → Электронная трудовая книжка → Подать заявление

Шаг 3. Заполните электронное заявление

В форме потребуется указать:

• ФИО, дату рождения, пол;
• Серию и номер СНИЛС;
• Паспортные данные;
• Текущее место работы (наименование организации, ИНН, ОГРН);
• Желание перейти на ЭТК (отметка «Да»);
• При необходимости – отказ от бумажной книжки (если хотите полностью перейти на электронный формат).

После заполнения проверьте введённые данные и нажмите «Отправить».

Шаг 4. Подтвердите отправку

Система сгенерирует номер заявления и отправит уведомление на ваш e‑mail и в личный кабинет. Сохраните номер заявления – он понадобится для отслеживания статуса.

Шаг 5. Ожидайте обработки

Срок рассмотрения заявления – не более 5 рабочих дней. В течение этого периода ПФР проверит корректность данных и, если всё в порядке, внесёт запись о переходе на ЭТК в ваш личный счёт.

Шаг 6. Получите подтверждение

После успешной обработки вы получите:

• Уведомление в личном кабинете Госуслуг о переходе на электронную трудовую книжку;
• Возможность выписки из ЭТК (PDF) в разделе «Мои документы»;
• Сведения о вашем трудовом стаже, доступные работодателю через систему СЗВ‑ТД.

Что делать, если заявление отклонено?

В случае отказа система укажет причину. Наиболее типичные причины:

• Несоответствие данных СНИЛС/паспорта с информацией в ПФР;
• Отсутствие данных о текущем месте работы (работодатель не подал СЗВ‑ТД);
• Технические ошибки при заполнении формы.

Действия:

1. Исправьте указанные неточности (например, загрузите скан паспорта или уточните СНИЛС).
2. Если проблема связана с отсутствием данных от работодателя, запросите у бухгалтера справку о подаче СЗВ‑ТД за последние 3 месяца.
3. Повторно отправьте заявление через личный кабинет.

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

После подтверждения перехода вы можете:

1. Войти в личный кабинет ПФР (pfr.ru) → раздел «Мои сведения» → «Электронная трудовая книжка».
2. Или воспользоваться Госуслугами: Услуги → Труд и занятость → Получить выписку из ЭТК.
3. Выписка формируется в формате PDF и содержит все записи о приёме, переводах, увольнениях, периодах работы, а также информацию о наградах и взысканиях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Закон допускает одновременное ведение обоих форматов, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель продолжает заполнять бумажный вариант, а данные также передаются в ПФР.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?

Восстановить доступ можно через:

• «Забыли пароль?» – восстановление по e‑mail или телефону;
• Обращение в МФЦ с паспортом и СНИЛС для подтверждения личности;
• Использование функции «Восстановить доступ через банк» (если ваш банк подключён к системе).

Нужно ли платить за переход на ЭТК?

Нет. Переход на электронную трудовую книжку является бесплатной государственной услугой.

Как быть, если я работаю у нескольких работодателей одновременно?

Каждый работодатель обязан передавать сведения о вас в ПФР через форму СЗВ‑ТД. В вашей электронной трудовой книжке будут отражены все места работы в хронологическом порядке.

Самостоятельный переход на электронную трудовую книжку – простой и прозрачный процесс, который не требует посещения отдела кадров. Достаточно иметь подтверждённый аккаунт на Госуслугах, сверить свои данные с теми, что уже находятся в ПФР, и подать заявление через соответствующий сервис. После одобрения вы получаете надёжный цифровой документ, доступный в любой момент и защищённый от потери или повреждения. Следуя представленной выше инструкции, вы сможете завершить переход на ЭТК уже сегодня и быть готовым к полному отказу от бумажных трудовых книжек с 1 января 2026 года.