Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 1 сентября 2021 года действуют новые правила её заполнения, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. С 1 января 2023 года введена обновлённая форма бланка. Эта статья, пошаговое руководство по заполнению новой бумажной трудовой книжки с нуля, будь то первое оформление или выдача дубликата.
Когда выдается новая (пустая) трудовая книжка?
Новый, чистый бланк трудовой книжки заполняется и выдаётся работнику в следующих случаях:
- Первое оформление на работу — если у гражданина ранее не было трудовой книжки (в т.ч. электронной).
- В случае утраты (потери, порчи) трудовой книжки — работодатель по заявлению работника оформляет дубликат. Дубликат может быть выполнен как на старом, так и на новом бланке (поскольку старые бланки ещё могут быть в наличии).
- При переходе на бумажный носитель — если работник ранее имел только ЭТК и подал заявление о выдаче бумажного документа.
Новая форма трудовой книжки: что изменилось с 2023 года?
Обновлённый бланк (утверждён Приказом Минтруда № 320н) имеет следующие отличия от старой формы:
- На ьном листе появилось поле «Печать (при её наличии)». Это означает, что если у организации есть печать, её необходимо проставлять на ьном листе и в каждой записи.
- Изменилось оформление раздела «Сведения о работе» (вкладка). Теперь записи ведутся в таблице с колонками: № п/п, дата, сведения о приёме на работу, увольнении, переводе, основание (наименование документа), подпись.
- Убрано требование о расшифровке подписи (инициалов) в каждой записи. Подпись ставится, но расшифровка (ФИО) не требуется.
- В разделе «Сведения об обучении и повышении квалификации» также упрощено оформление.
- При заполнении не используется карандаш, только чернила (синие или чёрные). Исправления, помарки, незаверённые записи недопустимы.
Пошаговая инструкция: как заполнить новую трудовую книжку с нуля
Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется однократно при первом получении документ. Если это дубликат, ьный лист не заполняется (оставляется пустым или с отметкой «Дубликат»).
| Поле | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полностью, согласно паспорту | Иванов Петр Сергеевич |
| Дата рождения | Число, месяц, год | |
| Сведения о высшем образовании | Если есть, с указанием года окончания и специальности | Высшее, 2012, «Экономика» |
| Наименование организации-работодателя | Полное наименование юридического лица | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» |
| Подпись работника | Собственноручная подпись | _____________ (Иванов П.С.) |
| Дата заполнения | Дата выдачи книжки | «___» __________ 20__ г. |
Заполнение раздела «Сведения о работе» (основная часть)
Каждая запись о приёме, увольнении, переводе оформляется отдельной строкой в таблице. Заполняйте последовательно, без пропусков.
Пример записи о приёме на работу (первое место):
- № п/п: 1
- Сведения о приёме на работу: Принят(а) на работу по совместительству / основное место на должность инженер (или «в отдел маркетинга»). Указывается полное наименование должности согласно штатному расписанию.
- Основание: Приказ № 45-к от . Обязательно указывается номер, дата и наименование документа (приказ, трудовой договор).
- Подпись работника: Ставится после того, как работник ознакомился с записью. Расшифровка не нужна.
Пример записи об увольнении:
- № п/п: 2
- Сведения об увольнении: Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) / Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ); Указывается точная формулировка из приказа об увольнении.
- Основание: Приказ № 120-к от .
- Подпись работника: Ставится при ознакомлении.
Заполнение раздела «Сведения об обучении и повышении квалификации»
Сюда вносятся данные о прохождении:
- Профессионального обучения (например, курсы повышения квалификации).
- Переподготовки.
- Обучения по безопасному ведению работ (если это предусмотрено законодательством).
Пример записи:
«Прошёл(ла) профессиональное обучение по программе «Охрана труда» в ООО «Центр обучения» с по . Основание: Свидетельство № 123456 от .»
Заполнение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях»
Указываются только государственные и ведомственные награды (ордена, медали, почётные грамоты), а также поощрения, предусмотренные локальными актами организации (благодарность, премия).
Особые случаи и частые вопросы
Совместительство
Если работник принят по совместительству, в графе «Сведения о приёме» обязательно указывается: «Принят(а) на работу по совместительству на должность…». Увольнение с совместительства оформляется аналогично, с указанием причины.
Перевод на другую должность или работу в другую организацию (в т.ч. по соглашению сторон)
Перевод оформляется двумя записями:
- Увольнение с предыдущей должности/работодателя с указанием причины «Перевод в другую организацию» или «Перевод на другую работу» (ст. 72.1 ТК РФ).
- Приём на новую должность/в новую организацию.
Если перевод происходит в рамках одной организации, в записи об увольнении указывается причина «Перевод на другую работу», а в записи о приёме — новая должность.
Изменение ФИО, даты рождения
Если у работника изменились ФИО (например, после брака), в первой строке раздела «Сведения о работе» (после ьного листа) делается запись:
«Фамилия, имя, отчество изменены: новая фамилия — Петрова, новое имя — Анна, новое отчество — Сергеевна. На основании свидетельства о заключении брака №… от…».
Старая запись в этой же строке зачёркивается одной чертой, и рядом пишется новая. Подпись и дата.
Исправления и помарки
Запрещено! В трудовой книжке не допускаются:
- Неточности, неоговорённые исправления.
- Зачёркивания текста, кроме случаев изменения ФИО (как описано выше).
- Очистка, стирание, подчистка.
- Записи карандашом.
Если допущена ошибка, запись переписывается заново на чистом листе, а ошибочная аннулируется (зачёркивается всей строкой «Аннулирована» с указанием даты и подписью ответственного лица). Лучше — избегать ошибок.
Порядок действий при заполнении новой книжки (алгоритм)
- Получить заявление от работника на выдачу трудовой книжки (если это не первое оформление, а дубликат) или на её ведение.
- Подготовить чистый бланк новой формы (с 2023 г.).
- Заполнить ьный лист (только при первом получении).
- Внести первую запись о приёме на работу, используя точные формулировки и данные из приказа/трудового договора.
- Ознакомить работника с записью под роспись в соответствующей графе.
- Проставить печать организации (при её наличии) на ьном листе и в каждой записи.
- Передать книжку работнику под расписку в журнале учёта выдачи.
Дубликат трудовой книжки: нюансы
Если трудовая книжка утрачена, работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат.
- Дубликат оформляется на чистом бланке (новой или старого образца, если такой ещё есть).
- В дубликате переписываются все сведения из оригинальной книжки (все записи о работе, об обучении, награждениях).
- На первом листе дубликата делается надпись: «Дубликат».
- Дата выдачи дубликата и подпись ответственного лица проставляются в разделе «Сведения о работе» (последней строкой).
- Печать организации ставится на ьном листе и в каждой записи.
Важно: Если оригинальная книжка найдётся после выдачи дубликата, она подлежит изъятию и передаче в архив работодателя, а дубликат остаётся у работника.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК или о получении бумажного документа вместо ЭТК. Если работник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан оформить ему новую (или дубликат) бумажную книжку по правилам, описанным выше.
Дата актуализации информации: май 2025 года. Правила могут меняться, следите за обновлениями на официальном портале Минтруда России.