Трудовая книжка – один из главных кадровых документов, в котором фиксируется весь трудовой путь сотрудника. Её правильное заполнение – гарантия отсутствия проблем при расчёте зарплаты, выплате премий, оформлении отпусков и, в случае проверок, – защита от штрафов. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальных нормах Приказа Минтруда № 320н и рекомендациях Роструда.
Общие принципы заполнения
С года издавать отдельный приказ о приёме на работу уже не требуется. В качестве основания для записи в книжке используют:
- Номер и дату трудового договора;
- Номер и дату приказа о переводе, если он оформлен;
- Для переводящих и переводящих на другую должность – соответствующий приказ о переводе.
Записи в книжке можно менять только на основании официальных документов (трудового договора, приказа, соглашения) и только с указанием их номера, даты и органа, выдавшего документ.
Что указывается в полях «Фамилия, имя, отчество» и «Дата рождения»
Эти данные вносятся один раз и могут изменяться только при наличии соответствующего документа (например, свидетельства о рождении, решение суда о смене фамилии). При изменении необходимо указать номер, дату и орган, который выдал документ.
Форма записи о приёме на работу
В 2026 году оформление записи в бумажной книжке практически не используется – большинство организаций перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако если у вас всё ещё используется бумажный бланк, следуйте нижеуказанному.
Пример записи о приёме
Графа 1: Фамилия, имя, отчество – Иванов Иван Иванович
Графа 2: Дата рождения –
Графа 3: В какой отдел и на какую должность принимается – отдел маркетинга, менеджер по продажам
Графа 4: Дата и номер документа, на основании которого вносится запись – , № 123/2025 (трудовой договор)
Графа 5: Дата начала работы –
Если сотрудник переводят или меняет должность, в графу 4 указывается дата и номер приказа о переводе, а также ссылка на соответствующий пункт Порядка 320н.
Особенности оформления электронной трудовой книжки
ЭТК вводится с и полностью заменяет бумажный вариант. Основные особенности:
- Запись о приёме в ЭТК оформляется автоматически в системе кадрового учёта.
- Для срочного трудового договора (например, по декретной ставке) запись делается так же, но в начале ставится слово «переведён» и указывается подразделение.
- При реорганизации компании (выделении нового юрлица) в ЭТК вносятся сведения о новом работодателе и дата перехода.
Эксперты Роструда подчёркивают, что даже при переходе на ЭТК работодатель обязан обеспечить сотрудника копией записи о приёме, чтобы он мог подтвердить свой стаж при необходимости.
Что входит в раздел «Сведения о работе»
В этом разделе фиксируются все кадровые перемещения сотрудника:
- Приём на работу;
- Переводы;
- Увольнения;
- Назначение нового разряда;
- Награждения, премии, премии по результатам работы;
- Смена квалификации или специальности.
Каждая запись сопровождается указанием даты, номера и типа документа, на основании которого произошло событие.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы не столкнуться с проблемами при проверке, обратите внимание на следующие детали:
- Отсутствие печати: в 2022‑2023 гг. требование о заверении записи печатью отменено. Печать нужна только при оформлении дубликата.
- Неправильный порядок заполнения: сначала вносятся сведения о приёме, затем – о переводе, затем – об увольнении. Любые изменения должны сопровождаться ссылкой на документ.
- Омиссивное указание номера и даты трудового договора: без этого основания запись считается недействительной.
- Неучёт перехода на ЭТК: если сотрудник уже работает в электронной форме, в бумажной книжке записывать новые данные не требуется.
Как получить дубликат трудовой книжки
Если оригинал потерян или повреждён, его можно восстановить:
- Подать заявление в отдел кадров с указанием причины потери.
- Заполнить форму дубликата, соблюдая те же правила заполнения, что и при первичном оформлении.
- Внести в ьный лист сведения о том, что это дубликат, и указать номер оригинального документа (если известен).
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Получить подпись сотрудника на трудовом договоре.
- Определить, будет ли оформление в бумажной или электронной форме.
- Внести в соответствующий раздел данные о фамилии, дате рождения, отделе и должности.
- Указать дату и номер документа, на основании которого производится запись (трудовой договор, приказ о переводе и т.д.).
- При необходимости – добавить запись о переводе, изменении квалификации или увольнении.
- Проверить, что все записи сопровождаются ссылкой на документ и датой.
- Сохранить копию записи в личном деле сотрудника и, при переходе на ЭТК, загрузить её в систему.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли ставить печать при первой записи?
Ответ: Нет, с 2022 г. печать не требуется. Её ставят только при оформлении дубликата. - Вопрос: Как оформить запись, если сотрудник был принят по срочному договору?
Ответ: Запись делается в том же порядке, но в начале ставится слово «переведён», указывается подразделение и дата начала работы. - Вопрос: Можно ли изменить дату начала работы, если в договоре указана другая?
Ответ: Да, но только на основании дополнения к договору или нового приказа, с указанием номера, даты и органа, выдавшего документ. - Вопрос: Что делать, если в книжке допулена ошибка?
Ответ: Ошибку исправляют новой записью с указанием причины изменения и ссылкой на соответствующий документ.
Правильное оформление трудовой книжки при приёме на работу – это не просто формальность, а важный инструмент управления персоналом. Соблюдая требования Приказа 320н, используя электронные формы и тщательно фиксируя каждый документ, вы защитите свою организацию от рисков и упростите работу с кадрами. Помните, что любые изменения в книжке должны быть подкреплены официальными документами, а ошибки – исправляться сразу же.
Соблюдайте эти правила, и ваши кадровые процессы будут работать без сбоев.