С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Сотрудник имеет право выбрать формат ведения сведений о своей трудовой деятельности: бумажный или электронный. Если работник подал письменное заявление о переходе на ЭТК, у работодателя есть четкий алгоритм действий. Несоблюдение процедуры может привести к административной ответственности.
Правовая основа
Основные документы, регулирующие вопрос:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – право работника на выбор, обязанности работодателя.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ – ввел электронные трудовые книжки.
- Постановление Правительства РФ № 906н – утвердило форму заявления и порядок действий.
Пошаговый алгоритм действий работодателя после получения заявления
Шаг 1: Получение и проверка заявления сотрудника
Заявление должно быть письменным и содержать:
- ФИО, паспортные данные, должность сотрудника.
- Ясное изложение воли: просьба о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Ссылку на ст. 66.1 ТК РФ (желательно, но не обязательно).
- Дату и личную подпись сотрудника.
Важно! В заявлении сотрудник также может (и часто должен) указать просьбу о выдаче на руки его бумажной трудовой книжки с соответствующей записью о переходе. Если такой просьбы нет, работодатель всё равно обязан выдать книжку.
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она есть)
Даже если сотрудник переходит на ЭТК, его бумажная трудовая книжка (если она велась ранее) не упраздняется. В неё обязательно вносится специальная запись.
Формулировка записи:
«[Дата] Работник [ФИО] подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и о переходе на ведение электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки.»
(Подпись сотрудника) _________________ / [ФИО] /
Ключевые моменты:
- Указывается дата подачи заявления (та, что проставлена в документе от сотрудника).
- Запись делается на основании заявления работника. Отдельный приказ или распоряжение для каждого случая издавать не требуется.
- Запись завершается подписью сотрудника, подтверждающей, что он получил свою бумажную книжку;
Шаг 3: Выдача бумажной трудовой книжки на руки
Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Факт выдачи фиксируется:
- Подписью сотрудника в его книжке (см. запись выше).
- Отметкой в журнале учета движения трудовых книжек (если ведется).
Шаг 4: Информационное уведомление коллектива (массовый переход)
Если в организации планируется или происходит массовый переход на ЭТК, рекомендуется издать общее уведомление (распоряжение) для всех сотрудников о их праве на выбор и порядке действий. Это не заменяет индивидуальных заявлений, но информирует коллектив.
Особые ситуации и частые ошибки
Сотрудник подает заявление в день приема на работу
Если новичок сразу выбирает ЭТК:
- В его бумажную трудовую книжку (если она была оформлена) вносится запись о приеме на работу.
- Сразу после этого делается запись о переходе на ЭТК (как описано выше).
- Бумажная книжка выдается на руки.
- Сведения о приеме вносятся в электронную трудовую книжку через СЗВ-ТД.
Увольнение сотрудника, который ранее подал заявление о переходе на ЭТК
Это критически важный момент! Даже если сотрудник много лет назад выбрал электронный формат, при его увольнении в его бумажную трудовую книжку (если она у него на руках) всё равно нужно внести запись об увольнении (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Запись об увольнении делается по общим правилам, с указанием основания и даты. Отсутствие такой записи является нарушением.
Сотрудник хочет получить выписку из ЭТК (форма СТД-Р)
Для этого ему нужно подать отдельное заявление. Работодатель обязан выдать такую выписку в течение 5 рабочих дней.
Ошибки, которых стоит избегать
- Не изымать бумажную трудовую книжку у сотрудника после заявления. Ее выдают на руки.
- Не делать запись о переходе в бумажную книжку. Это прямое нарушение закона.
- Не путать два документа: заявление о переходе на ЭТК и заявление о выдаче сведений (выписки) из ЭТК.
- Не хранить бумажную книжку у работодателя после ее выдачи сотруднику. Ответственность за ее сохранность лежит на работнике.
Образец заявления сотрудника (для скачивания)
Рекомендуемая формулировка:
Руководителю [Название организации] от [ФИО сотрудника], [должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде и продолжить ведение моей трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. В случае наличия у работодателя моей бумажной трудовой книжки прошу выдать ее мне на руки с внесением соответствующей записи о переходе на электронный учет. «___» __________ 20__ г. _________________ / [ФИО] /
- Получили от сотрудника письменное заявление с четким запросом о переходе на ЭТК.
- Нашли бумажную трудовую книжку сотрудника (если она велась).
- Внесли в нее запись с указанием даты заявления и факта выдачи книги на руки.
- Получили подпись сотрудника в его книжке.
- Выдали бумажную книжку сотруднику в течение 3 рабочих дней.
- При увольнении любого сотрудника, выбравшего ЭТК ранее, не забываем вносить запись об увольнении в его бумажную книжку (если она у него).
- Сведения о приеме/увольнении и других кадровых событиях своевременно передаем в СЗВ-ТД для формирования ЭТК.
Соблюдение этой простой процедуры защитит организацию от штрафов и обеспечит правовую определенность как для работодателя, так и для сотрудника.