Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом учете за последние годы. Сегодня большинство работодателей и сотрудников уже адаптировались к новым правилам, однако при приеме новых сотрудников часто возникают вопросы: как правильно отразить их выбор в программе, какие документы оформить и как передать данные в Социальный фонд России (СФР).

В данной статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм оформления приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1).

Особенности приема сотрудников без стажа

Прежде чем перейти к инструкциям по программе, важно помнить ключевое правило законодательства:

• Если сотрудник впервые устраивается на работу (то есть не имеет трудового стажа), то трудовая книжка по нему ведется исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка на таких работников не заводится.
• Если сотрудник уже имеет стаж работы, при трудоустройстве он имеет право выбрать: продолжить вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Свой выбор он подтверждает письменным заявлением.

Шаг 1. Получение заявления от сотрудника

Прием на работу с ЭТК начинается с получения от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Именно на основании этого документа работодатель понимает, в каком формате фиксировать стаж сотрудника.

В программе 1С:ЗУП для регистрации этого выбора существует специальный документ.

Как создать Заявление о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП:

1. Перейдите в раздел Кадры.
2. Выберите журнал документов Электронные трудовые книжки.
3. Нажмите кнопку Создать и выберите документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
4. В созданном документе заполните следующие поля:
   • Сотрудник: выберите принимаемого работника из справочника.
   • Способ ведения трудовой книжки: укажите нужный вариант («В электронном виде» или «На бумажном носителе»).
5. При необходимости можно сформировать печатную форму заявления для подписи сотрудником, нажав кнопку Печать.

Исходя из выбранного метода, в программе формируются соответствующие формы для печати заявлений. Электронная трудовая книжка начинает вестись со дня получения данного заявления.

Шаг 2. Оформление приема на работу

После того как выбор сотрудника зафиксирован в системе, оформляется стандартный кадровый документ:

1. В разделе Кадры выберите Приемы на работу, переводы, увольнения или создайте документ через карточку сотрудника.
2. Заполните все обязательные поля: подразделение, должность, условия приема, размер оклада и т.д.
3. Проведите документ.

Информация о способе ведения трудовой книжки, указанная в заявлении, автоматически подтянется в кадровый приказ и будет учитываться при формировании отчетности.

Шаг 3. Выдача бумажной трудовой книжки (при переходе на ЭТК)

Если принимаемый на работу сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и при трудоустройстве написал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки.

В возвращаемой сотруднику бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись в свободной форме. Приблизительный текст записи:

«Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ»

Шаг 4. Передача данных в СФР (отчетность)

Факт приема на работу, а также выбор сотрудника способа ведения трудовой книжки должны быть переданы в контролирующий орган. Сейчас эти сведения подаются в составе единой формы ЕФС-1.

Как создать отчет ЕФС-1 в 1С:ЗУП:

1. Перейдите в раздел Кадры.
2. Выберите Электронные трудовые книжки.
3. Нажмите Создать и выберите Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1.
4. В открывшемся документе укажите месяц, за который подаются сведения, и заполните список сотрудников (программа позволяет автоматически заполнить список по проведенным кадровым приказам).
5. Проверьте заполненные данные. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки будет отправлено в СФР именно в составе этого отчета.
6. Нажмите Записать, затем Отправить (если настроен электронный документооборот с СФР).

Важное напоминание: Сроки сдачи отчета ЕФС-1 при приеме на работу и при подаче заявлений о выборе формата трудовой книжки строго регламентированы. При приеме на работу сведения необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Что делать, если сотрудник меняет решение?

Законодательство позволяет сотруднику менять способ ведения трудовой книжки. Если работник, ранее выбравший бумажный формат, решит перейти на электронный, он должен написать новое заявление.

В таком случае бухгалтер или кадровик должен:

• Создать в 1С:ЗУП новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
• Указать новый способ ведения — «В электронном виде».
• Данное заявление будет отправлено в СФР в составе сведений ЕФС-1.
• После этого необходимо сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать её сотруднику на руки.

Оформление приема на работу с электронной трудовой книжкой в 1С:ЗУП — процесс логичный и структурированный. Главное — не забывать о необходимости документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», так как именно он является триггером для формирования правильной отчетности и определения формата учета стажа сотрудника. Своевременное отражение этих данных в программе и корректная отправка формы ЕФС-1 позволят избежать штрафов со стороны СФР и обеспечить сохранность трудовых прав работника.