Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – это официальный персональный документ, подтверждающий трудоустроенность гражданина и фиксирующий основные события его трудовой деятельности. Правильное оформление и ведение трудовых книжек регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред.). Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях (SPOK.BY, официальные сайты Минтруда и соцзащиты, новости Фонда социальной защиты населения).

Содержание статьи

Нормативная база
Получение бланка трудовой книжки и вкладыша
Заполнение титульного листа
Внесение записей о трудовой деятельности
Исправление ошибок
Оформление дубликата (включая электронную услугу)
Учёт, хранение и выдача трудовых книжек нанимателем
Особенности для иностранных работников

Нормативная база

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 26 – обязательность наличия трудовой книжки у работника).
Постановление Минфина РБ от № 192 – форма товарной накладной ТН‑2 для выдачи бланков трудовых книжек.
Электронная услуга Фонда социальной защиты населения (код 3.25.12) – предоставление сведений о трудовой деятельности через Единый портал электронных услуг https://platform.gov.by (доступна с ).

Все перечисленные нормативные акты обязательны для нанимателей и работников при оформлении, ведении и хранении трудовых книжек.

Получение бланка трудовой книжки и вкладыша

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней приобретаются у authorised поставщиков (типографии, имеющие лицензию на изготовление документов со степенью защиты).
При получении бланка необходимо оформить товарную накладную формы ТН‑2 (постановление Минфина РБ от № 192).
Бланки подлежат учёту в соответствии с внутренним порядком нанимателя (журнал учёта бланков строгой отчётности).
Вкладыш к трудовой книжке используется для дополнительных записей (например, о совмещении, повышении квалификации) и также должен иметь степень защиты.

Важно: перед первым использованием бланк следует проверить на наличие всех обязательных реквизитов (серия, номер, водяные знаки, микротекст).

Заполнение титульного листа

Титульный лист трудовой книжки заполняется один раз при первом оформлении документа. В него вносятся:

Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте).
Дата рождения (дд.мм.гггг).
Место рождения (город, район, область/республика).
Гражданство.
Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
Дата выдачи паспорта и орган, выдавший его.
Образование (уровень, специальность, наименование учебного заведения, год окончания).
Воинский учёт (для мужчин – категория, номер военного билета, дата выдачи).
Дата и номер приказа о приёме на работу (первого места работы, если трудовая книжка оформляется впервые).

Все записи делаются черными чернилами, разборчивым почерком. После заполнения титульного листа ставится подпись работника и подпись уполномоченного лица нанимателя (кадровик, руководитель подразделения).

Внесение записей о трудовой деятельности

Основные разделы трудовой книжки:

Сведения о работе: запись о приёме на работу, переводе, увольнении.
Сведения о награждениях: поощрения, благодарности, награды.
Сведения о повышении квалификации: курсы, аттестация, присвоение разряда/класса.
Сведения о совмещении: работа по совместительству (при наличии).

Каждая запись оформляется согласно пунктам 9‑12 Инструкции:

В колонке «Дата» указывается день, месяц, год события (например, ).
В колонке «Наименование организации» – полное наименование нанимателя (как в учредительных документах).
В колонке «Должность, профессия, специальность» – точное название должности согласно штатному расписанию.
В колонке «Основание» – номер и дата приказа (распоряжения) о приёме, переводе, увольнении.
В колонке «Подпись» – подпись работника и подпись уполномоченного лица нанимателя с расшифровкой.
В колонке «Примечание» – дополнительная информация (например, «перевод на другую постоянную работу в связи с реорганизацией»).

Пример записи о приёме на работу:

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись работника: __________________
Подпись нанимателя: __________________
Примечание: –

Запись об увольнении делается аналогично, но в колонке «Основание» указывается приказ об увольнении, а в колонке «Примечание» – основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если ошибка обнаружена до подписи работника и нанимателя, её можно исправить следующим образом:

Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталась читаемой.
Сверху пишется правильная информация.
Рядом ставится подпись лица, внесшего исправление, и дата исправления.
В колонке «Примечание» делается запись: «Исправлено верно» с подписью и датой.

Если ошибка обнаружена после подписи сторон, необходимо оформить дополнительный лист (вкладыш) с правильной записью и ссылкой на ошибочную запись в основном листе. В этом случае также делается запись в основном листе: «См. вкладыш № X».

Особый случай: исправление записи о приёме на работу, ошибочно внесённой в раздел «Сведения о награждениях». Согласно пункту 9 Инструкции, такая запись переносится в правильный раздел, а в ошибочном месте делается запись: «Запись перенесена в раздел «Сведения о работе» (см. стр. Y)».

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или необходимости предоставления копии третьим лицам (например, при устройстве на новую работу);

Порядок выдачи дубликата (бумажный вариант)

Работник подаёт письменное заявление нанимателю о выдаче дубликата.
Наниматель проверяет наличие оригинала трудовой книжки в своём учёте и готовит запрос в архив (если оригинал утерян).
Из архива получают сведения о всех записях, внесённых в трудовую книжку за весь период работы.
На основании этих сведений заполняется новый бланк трудовой книжки (серия и номер дубликата отличаются от оригинала).
В дубликате делается отметка: «Дубликат выдан вместо утраченного (или повреждённого) оригинала».
Дубликат подписывается работником и уполномоченным лицом нанимателя, ставится печать организации (если имеется).

Электронная услуга предоставления сведений о трудовой деятельности

С на Едином портале электронных услуг https://platform.gov.by доступна услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности» (код 3.25.12). Эта услуга позволяет:

Получить выписку из трудовой книжки в электронном виде (PDF с электронной подписью).
Сократить время на выдачу дубликата – выписка может быть использована вместо бумажного дубликата при приёме на работу, оформлении кредита, получении социальных выплат и т.д.
Сохранять данные в личном кабинете гражданина на портале.

Для получения услуги необходимо:

Авторизоваться на портале (через ЕСИА или логин/пароль).
Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Запрос сведений из трудовой книжки».
Указать период, за который требуется выписка (или «за весь период»).
Подтвердить запрос электронной подписью.
Скачать готовый документ.

Электронная выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный дубликат, при условии наличия квалифицированной электронной подписи.

Учёт, хранение и выдача трудовых книжек нанимателем

Наниматель обязан:

Вести журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (номер, серия, дата получения, дата выдачи работнику).
Хранить бланки в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от света место, preferably в металлическом шкафу).
Обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в трудовых книжках (доступ только уполномоченным лицам).
При увольнении работника вернуть ему оригинал трудовой книжки под расписку в журнале учёта.
При необходимости предоставить выписку или дубликат в течение трёх рабочих дней с момента заявления.

Срок хранения трудовых книжек у нанимателя после увольнения работника составляет 50 лет (в соответствии с законодательством об архивном деле). После истечения этого срока документы передаются в государственный архив.

Особенности для иностранных работников

Иностранные граждане, работающие в Республике Беларусь по трудовому договору, также должны иметь трудовую книжку установленного образца. Порядок оформления:

При приёме на работу иностранный работник предоставляет паспорт и документ, подтверждающий право на работу (разрешение на временное проживание и работу, патент и т.д.).
Наниматель оформляет трудовую книжку на общих основаниях, заполняя титульный лист данными из паспорта и миграционной карты.
В разделе «Основание» указывается номер и дата разрешения на работу.
При увольнении иностранного работника трудовая книжка возвращается ему под расписку, а копия остаётся у нанимателя для архивного хранения (с учётом требований миграционного законодательства).

Если у иностранного работника уже есть трудовая книжка другого государства (например, РФ), она может быть использована только как дополнительный документ, но основной трудовой учёт в РБ ведётся в книжке белорусского образца.

Правильное оформление и ведение трудовых книжек в Республике Беларусь требует соблюдения следующих ключевых принципов:

Соблюдать нормативные акты (Инструкция № 40, ТК РБ, постановления Минфина и Минтруда).
Тщательно заполнять титульный лист и все последующие записи, используя только чёрные чернила и разборчивый почерк.
Вносить записи строго согласно разделу «Сведения о работе» (приём, перевод, увольнение) и не смешивать их с другими разделами.
Своевременно исправлять ошибки, следуя установленной процедуре (зачёркивание, подпись, примечание).
Использовать электронную услугу портала https://platform.gov.by для получения выписок и дубликатов, что значительно упрощает процесс.
Обеспечить надёжный учёт и хранение бланков и готовых трудовых книжек, соблюдая сроки и условия сохранности.
Учитывать особенности оформления для иностранных работников, включая миграционные документы.

Следуя этим рекомендациям, наниматель minimизирует риски штрафов и споров с работниками, а сотрудник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовую стаж и права на социальные гарантии.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на 21 мая 2026 года;