Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 20:42:17 ().

С 2021 года в Российской Федерации при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России № 320н. ЭТК заменяет традиционный бумажный документ, но при этом сохраняет возможность одновременного ведения бумажного варианта, если сотрудник не подал заявление об отказе от него.

В данной статье представлен пошаговый гайд, включающий нормативную базу, необходимые документы, порядок заполнения формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1), образец записи в трудовой книжке при приёме на работу, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – порядок ведения трудовых книжек (бумажных и электронных).
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».
Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с ПФР/СФР при подаче сведений по форме ЕФС‑1.
Постановление Правительства РФ от № 441 «О введении электронной трудовой книжки».

Кто и когда должен заполнять ЭТК?

Обязанность заполнения электронной трудовой книжки возлагается на работодателя (службу кадров, бухгалтерию или аутсорсинговую компанию) в следующих случаях:

Приём на работу нового сотрудника (впервые трудоустраивающегося или переходящего от другого работодателя).
Переход сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную форму (по заявлению работника).
Внесение изменений в уже существующую ЭТК (перевод, увольнение, смена фамилии и т.д.).

Срок подачи сведений в ПФР/СФР – не позже рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу.

Необходимые документы для оформления ЭТК при приёме на работу

Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая внутренними локальными актами).
Заявление сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки (если он хочет вести бумажный вариант одновременно).
Сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные, ИНН (при наличии).
Форма ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – электронный документ, который формируется в системе «Госуслуги» или в специализированном кадровом ПО и направляется в ПФР/СФР.

Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК при приёме на работу

Шаг 1. Подготовка данных сотрудника

Внесите в кадровую систему все личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспорт, ИНН). Проверьте корректность СНИЛС – он является ключевым идентификатором в ПФР/СФР.

Шаг 2. Оформление приказа о приёме на работу

Издайте приказ согласно внутреннему регламенту. В приказе обязательно укажите:

Дата приёма;
Должность, структурное подразделение;
Условия труда (полная/неполная занятость, испытательный срок);
Размер оклада и другие выплаты.

Шаг 3. Формирование формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1)

В системе «Госуслуги» или в кадровом ПО заполните форму ЕФС‑1:

Раздел 1 – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспорт).
Раздел 1.1 – сведения о приёме на работу:
- Дата приказа о приёме;
- Номер приказа;
- Наименование организации (работодателя);
- Должность;
- Дата начала работы (обычно совпадает с датой приказа);
- Вид трудовой деятельности (основная, совместительство и т.д.).
Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и дата заполнения.

После заполнения форму необходимо подписать электронной подписью и направить в ПФР/СФР не позже следующего рабочего дня.

Шаг 4. Внесение записи в электронную трудовую книжку

В личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» автоматически появляется запись о приёме на работу. Если требуется распечатать выписку или сделать запись в бумажном дубликате, используйте следующий образец:

Запись о приёме на работу

2026 г., « ___» ______ 2026 г. – принят на работу в организацию «Название компании» на должность «Наименование должности» согласно приказу № ___ от « ___» ______ 2026 г.

Подпись ответственного лица ___________________ Печать организации

При переходе с бумажной на электронную форму в трудовой книжке делается запись:

Переход на электронную трудовую книжку

С « ___» ______ 2026 г. ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде. Заявление о переходе подано работником « ___» ______ 2026 г., зарегистрировано под № ___ .

Подпись ___________________ Печать

Шаг 5. Информирование сотрудника

После успешной подачи формы ЕФС‑1 сотруднику необходимо:

Выдать выписку из ЭТК (можно распечатать через личный кабинет на Госуслугах или получить в МФЦ/СФР).
Ознакомить с порядком доступа к своей электронной трудовой книжке (логин, пароль, подтверждение через СМС).
При желании – принять заявление о ведении бумажного дубликата.

Образец заполнения формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1)


 Сведения о работнике:

 ФИО: Иванов Иван Иванович

 Дата рождения: 

 СНИЛС: 123-456-789 00

 Паспорт: 45 09 123456, выдан ОВД г. Москвы, 

 ИНН: 770101234567



 Сведения о приёме на работу (подраздел 1.1):

 Дата приказа: 

 Номер приказа: 45‑К

 Наименование организации: ООО «ТехноСервис»

 Должность: Инженер‑программист

 Дата начала работы: 

 Вид трудовой деятельности: Основная


 Подпись ответственного лица:

 ______________________ (Ф.И.О., должность)

После заполнения формы подпишите её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправьте в ПФР/СФР через канал «Электронный документооборот» (ЭДО).

Частые ошибки при заполнении ЭТК и как их избежать

Ошибка в СНИЛС. Проверяйте номер по контрольной сумме; неверный СНИЛС приводит к отказу в приёме сведений ПФР.
Пропуск даты приказа. Дата приказа обязательна – без неё запись считается неполной.
Неправильное указание вида трудовой деятельности. При совместительстве укажите «Совместительство», иначе могут возникнуть вопросы при расчёте стажа.
Отсутствие подписи или печати. В бумажном дубликате обязательны подпись ответственного лица и печать организации.
Поздняя отправка формы ЕФС‑1. Срок – не позже следующего рабочего дня после издания приказа. Нарушение может повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?: Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае кадровая служба делает записи в обоих источниках.
Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?: В личном кабинете на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») либо через мобильное приложение Госуслуг. Также выписку можно получить в МФЦ или в клиентской службе СФР.
Нужно ли заверять выписку из ЭТК печатью организации?: Выписка, полученная через Госуслуги, уже имеет электронную подпись государства и не требует дополнительного заверения. Если требуется бумажный вариант для предъявления третьим лицам, его можно заверить печатью организации и подписью кадровика.
Что делать, если сотрудник потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?: Необходимо восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля (по SMS, email или через подтверждение личности в МФЦ). После восстановления доступ к ЭТК будет восстановлен автоматически.
Какие последствия могут быть при ошибке в форме ЕФС‑1?: Ошибка приводит к отказу в приёме сведений ПФР/СФР, что влечёт за собой необходимость подачи уточнённого документа. При систематических нарушениях возможны административные штрафы для организации.

Правильное заполнение электронной трудовой книжки при приёме на работу – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия прозрачности и надёжности учёта трудовой деятельности сотрудников. Следуя представленной инструкции, используя форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) и избегая типичных ошибок, кадровая служба обеспечит своевременную и корректную подачу сведений в ПФР/СФР, а сотрудники получат доступ к своей трудовой истории в удобном электронном формате.

Для удобства рекомендуем сохранить данную статью в качестве внутреннего регламента и periodically обновлять её в соответствии с изменениями нормативных актов (например, новые редакции Приказа Минтруда или изменения в ст. 66 ТК РФ).

Автор статьи: специалист по кадрам, 2026 г.