Дата актуализации: 21 мая 2026 г․

При приёме на работу сотрудник сталкивается с рядом процедур, которые необходимо пройти, чтобы оформить трудовые отношения в соответствии с законодательством РФ․ Ниже представлен пошаговый гид, указывающий, в какие подразделения и организации следует обращаться на каждом этапе․

Отдел кадров (HR) или personnel‑служба

Первым пунктом обращения является отдел кадров компании․ Здесь оформляются:

• Трудовой договор (или гражданско‑правовой договор, если это предусмотрено);
• Приказ о приёме на работу;
• Личная карточка сотрудника (форма Т‑2);
• Согласие на обработку персональных данных (ФЗ‑152);
• Инструкции по технике безопасности и внутреннему распорядку․

В отделе кадров также можно получить:

• Сведения о режиме работы, графике смен, отпусках;
• Информацию о корпоративных льготах (ДМС, питание, транспорт и т․д․);
• Контакты ответственных лиц по вопросам адаптации и обучения․

Бухгалтерия / отдел расчёта с персоналом

После подписания трудового договора необходимо передать документы в бухгалтерию для начисления заработной платы и уплаты налогов․

• Предоставление реквизитов банковского счёта для перечисления зарплаты;
• Заполнение формы 2‑НДФЛ (справка о доходах) и других налоговых деклараций;
• Оформление страховых взносов в ПФР, ФСС и ФОМС;
• Учёт отпускных, больничных и других выплат․

Если в компании есть отдельный отдел расчёта с персоналом, именно туда направляются все справки и заявления, связанные с выплатами․

Юридический отдел или служба по работе с правовыми рисками

Юристы проверяют соответствие трудового договора действующему законодательству (ТК РФ, Федеральные законы № 44‑ФЗ, № 225‑ФЗ и др․)․ Они также могут помочь:

• В разрешении споров, связанных с условиями труда;
• В оформлении дополнительных соглашений (о совместительстве, удалённой работе, гибком графике);
• В подготовке внутренних локальных нормативных актов (положения о remuneration, конфиденциальности и т․д․)․

Служба охраны труда и промышленной безопасности

Для соблюдения требований ТК РФ и Федерального закона № 125‑ФЗ «О безопасности» необходимо:

• Пройти вводный инструктаж по охране труда;
• Получить средства индивидуальной защиты (СИЗ), если они предусмотрены профессией;
• Оформить журнал учёта инструктажей и проверок знаний․

После прохождения инструктажа сотрудник расписывается в журнале, а копия инструктажа остаётся в личном деле․

Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС)

Хотя непосредственное обращение в эти фонды обычно осуществляет работодатель, сотруднику полезно знать, куда направляются его отчисления:

• Страховые взносы в ПФР – формируют будущую пенсию;
• Взносы в ФСС – покрывают пособия по временной нетрудоспособности, материнскому капиталу и др․;
• Взносы в ФОМС – обеспечивают право на бесплатную медицинскую помощь․

Сотрудник может получить выписку из личного кабинета на сайте Госуслуги или через личный кабинет на портале ПФР․

Налоговая служба (ФНС)

Для подтверждения доходов и получения налоговых вычетов сотрудник может:

• Запросить справку 2‑НДФЛ у бухгалтерии;
• Воспользоваться сервисом «Налоговый вычет» на сайте ФНС;
• Подать декларацию 3‑НДФЛ, если имеет право на вычеты (например, за обучение, лечение, имущественный вычет)․

Профсоюзная организация (при наличии)

Если в компании действует профсоюз, сотрудник может обратиться туда для:

• Защиты своих трудовых прав;
• Получения консультаций по коллективному договору;
• Участия в решении вопросов о премиях, надбавках и социальных гарантиях․

Иные специализированные службы

В зависимости от отрасли и специфики работы могут потребоваться дополнительные обращения:

• Медицинский отдел – предварительный медосмотр (при приёме на вредные/опасные производства);
• Отдел по работе с иностранными гражданами – оформление разрешений на работу, виз, миграционного учёта;
• Служба безопасности – выдача пропусков, оформление допуска к конфиденциальной информации;
• IT‑подразделение – создание корпоративного почтового ящика, доступа к внутренним системам, инструкция по использованию техники․

Практический чек‑лист для нового сотрудника

1. Прийти в отдел кадров с паспортом, СНИЛС, ИНН, документами об образовании и (при необходимости) военным билетом․
2. Подписать трудовой договор и получить приказ о приёме․
3. Оформить личную карточку сотрудника (форма Т‑2) и согласие на обработку персональных данных․
4. Пройти вводный инструктаж по охране труда и получить СИЗ (если требуется)․
5. Передать реквизиты банковского счёта в бухгалтерию для начисления зарплаты․
6. Получить информацию о корпоративных льготах и внутренних локальных актах․
7. При необходимости обратиться в юридический отдел, профсоюз или службу по работе с иностранными гражданами․
8. Завести личный кабинет на портале Госуслуг для получения справок 2‑НДФЛ и выплат из ПФР/ФСС․

Оформление работника – это многоэтапный процесс, требующий взаимодействия с различными подразделениями компании и государственными органами․ Знание, куда именно обращаться на каждом этапе, значительно упрощает адаптацию нового сотрудника и помогает избежать задержек в выплате заработной платы, начислении страховых взносов и соблюдении трудового законодательства․ Следуя представленному чек‑листу и используя ресурсы отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы и других специализированных подразделений, сотрудник может быстро и комфортно влиться в рабочий коллектив․