Ведение трудовых книжек — это процесс, требующий максимальной внимательности от специалистов кадровых служб. Особое внимание всегда уделяется последней строке в разделе «Сведения о работе», так как именно она фиксирует текущий статус работника: работает ли он в организации на данный момент или его трудовые отношения прекращены. В данной статье мы подробно разберем, какой должна быть последняя запись, как правильно оформить переход на электронные трудовые книжки и что делать, если закончились свободные строки.

Что может быть последней записью?

Последняя запись в трудовой книжке зависит от текущей ситуации работника. Существует несколько основных сценариев:

Запись об увольнении. Это наиболее частый вариант при прекращении трудовых отношений. Согласно правилам, датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника (если иное не установлено трудовым договором или законодательством РФ). В этой строке обязательно указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 ТК РФ.
Запись о переходе на электронную трудовую книжку. Для работников, подавших заявление о переходе на электронный формат, в бумажную книжку вносится закрывающая запись.
Запись о переименовании организации. Если компания сменила название, это фиксируется отдельной строкой, что также может стать последней актуальной записью на текущий момент.
Последняя запись о приеме или переводе. Если сотрудник продолжает работать в организации, то последней будет запись о его последнем кадровом перемещении или приеме на работу.

Особенности последней строки при переходе на ЭТК

С 2021 года многие работники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для тех, кто вел бумажную книжку до этого момента и подал заявление о переходе на электронный формат, необходимо сделать финальную запись в бумажном документе.

Согласно письму Минтруда России от № 14-2/В-267, процедура выглядит следующим образом:

• Вносится запись о том, что работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
• Важно: Эту запись необходимо заверить по всем правилам. В свободной строке под записью указываются:
• Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, начальник отдела кадров);
• Фамилия и инициалы этого лица;
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (при наличии).

После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и новые записи в нее уже не вносятся.

Что делать, если закончились свободные строки?

Один из самых частых вопросов касается ситуации, когда в разделе «Сведения о работе» больше нет места для новой записи.

• Если трудовая книжка старого образца (до 2004 года): Записи вносятся в нее до тех пор, пока есть свободные строки. Когда место заканчивается, оформляется вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и дальнейшие сведения вносятся уже в него. Важно: вкладыш без трудовой книжки недействителен.
• Правила нумерации: При переходе на вкладыш нумерация записей не прерывается. Если последняя запись в основной книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
• Перенос записей: Нормативные акты прямо не регулируют механический перенос уже сделанных записей из закончившейся книжки во вкладыш. Вкладыш является продолжением, а не копией. Поэтому просто заводите вкладыш и продолжайте нумерацию с последней даты.

Правила оформления наименования организации

Часто последняя строка перед новой записью (например, перед приемом нового сотрудника или перед увольнением) содержит полное и сокращенное наименование работодателя.

• Отсутствие нумерации: Строки, в которых прописывается полное и сокращенное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»» и «ООО «Ромашка»»), не нумеруются. Номер присваивается только записи о приеме, переводе или увольнении.
• Точность данных: Наименование должно полностью совпадать с учредительными документами;
• Изменение названия: Если организация сменила название, в графе 3 делается запись: «Организация (старое название) переименована в (новое название)», а в графе 4 указываются реквизиты приказа о переименовании. Эта запись также не нумеруется, если она идет сразу после названия, но часто ей предшествует строка с новым названием без номера.

Исправление ошибок в последних записях

Если в последней строке допущена ошибка (например, неверно указана дата увольнения или фамилия), действуют строгие правила:

Зачеркивания запрещены. В трудовых книжках нельзя ничего зачеркивать, замазывать корректором или писать поверх текста.
Порядок исправления:

• Признается недействительной ошибочная запись (внося новую запись с правильным номером и датой, где пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»).
• Вносится правильная запись.

Смена фамилии: Если работник сменил фамилию, старая запись не зачеркивается. Новая фамилия указывается в свободном пространстве (выше или ниже строки с ошибочной фамилией) со ссылкой на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке). Если места нет, заводится вкладыш.

Правильное оформление последней строки в трудовой книжке критически важно для подтверждения трудового стажа работника при назначении пенсии или получении кредитов. Независимо от того, является ли эта запись об увольнении, переходе на ЭТК или просто последним местом работы, она должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Ключевые моменты, которые нужно помнить:

• Дата увольнения — это последний рабочий день.
• При переходе на ЭТК бумажная книжка закрывается и выдается работнику.
• При отсутствии места заводится вкладыш, а не новая книжка (для старых бланков).
• Наименования организаций в заголовках не нумеруются.

Соблюдение этих правил, установленных Приказом Минтруда России от № 320н, гарантирует юридическую чистоту документа и защиту прав как работодателя, так и сотрудника.