Цель статьи – дать полное представление о том, какие документы нужны, какие действия должен выполнить работодатель и какие записи вносить в трудовую книжку при постоянном переводе сотрудника на другую должность, в другое подразделение или в другую местность.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ. Статья 66 регулирует порядок перевода работника, а также требования к записи в трудовой книжке.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 63748).
• Постановление Правительства РФ от № 251 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Коллективный договор (если имеется) – может уточнять порядок перевода.

Что считается постоянным переводом?

Перевод считается постоянным, если работник переводится на новую должность (или в другое подразделение/местность) без указания конечного срока действия перевода. В таком случае запись в трудовую книжку обязательна. Временный перевод (с указанием срока) в трудовую книжку не вносится (см. КонсультантПлюс).

Ключевые этапы оформления постоянного перевода

1. Получение согласия работника.
   Работник должен дать письменное согласие (заявление или подпись в дополнительном соглашении к трудовому договору). Без согласия перевод невозможен (ст. 66 ТК РФ).
2. Подготовка приказа работодателя.
   Приказ оформляется по форме Т‑5 (или по утверждённому работодателем бланку). В приказе указываються:
   • Дата издания приказа;
   • Номер приказа;
   • Ссылка на заявление работника о согласии;
   • Старая и новая должность (полное наименование);
   • Подразделение, в которое переводится сотрудник;
   • Дата начала работы на новой должности;
   • Основание (постоянный перевод);
   • Подписи руководителя и (при необходимости) отдела кадров.
3. Внесение записи в трудовую книжку.
   Запись делается в течение 5 рабочих дней с даты приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Запись оформляется на отдельной странице «Перевод» и должна содержать:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Старую и новую должность;
   • Подразделение (при необходимости – место работы);
   • Основание – «перевод на постоянную работу»;
   • Подпись (или печать) лица, вносящего запись.
4. Уведомление СФР (службы финансового контроля).
   Информация о постоянном переводе передаётся в СФР по месту регистрации работодателя (см. Приказ Минтруда 320н).
5. Корректировка расчётов в бухгалтерии.
   После приказа бухгалтерия меняет тарифные ставки, надбавки, начисления, если они зависят от новой должности.

Образец приказа о постоянном переводе (форма Т‑5)

Приказ № ___
«__» ___________ 2026 г.

О переводе сотрудника на постоянную работу
В соответствии со ст. 66 ТК РФ и с согласия работника
(заявление от «__» ___________ 2026 г.) приказываю:

Перевести _______________________________ (Ф.И.О., табельный номер)
 с должности ___________________________ (старое название)
 в должность ___________________________ (новое название)
 в подразделение ________________________ (название подразделения, адрес).

Дата начала работы на новой должности – «__» ___________ 2026 г.

Основание – постоянный перевод.

Руководителю подразделения ______________________ (Ф.И.О.) 
 обеспечить ввод в должность и изменение условий оплаты труда.

Службе кадров внести запись в трудовую книжку работника 
 в течение 5 рабочих дней с даты приказа.

Службе бухгалтерии произвести перерасчёт заработной платы 
 с учётом новой должности.

Контроль исполнения приказа возлагается на ______________________ (Ф.И.О., должность).

Подпись ______________________ (директор)

Образец записи в трудовой книжке о постоянном переводе

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если перевод был сначала временным, а потом стал постоянным?

Да. При постоянном переводе в запись необходимо указать реквизиты обоих приказов – и временного, и постоянного (см. пример в исходных данных).

Можно ли оформить перевод без письменного согласия работника?

Нет. Статья 66 ТК РФ требует добровольного согласия работника, оформленного в письменной форме (заявление или дополнительное соглашение).

Какой срок для внесения записи в трудовую книжку?

Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с даты приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Что делать, если у работника нет трудовой книжки (электронный вариант)?

Для электронных трудовых книжек (ЭТК) запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуг в тот же срок – 5 рабочих дней.

Нужно ли сообщать о переводе в Пенсионный фонд?

Да; Информация о переводе передаётся в СФР, а СФР автоматически информирует ПФР в рамках единой системы кадрового учёта.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие согласия работника. Оформляйте заявление или дополнительное соглашение заранее.
• Запись в трудовую книжку сделана позже 5 дней. Планируйте процесс так, чтобы запись была внесена в течение недели.
• Неправильный формат приказа. Используйте форму Т‑5 или утверждённый внутренний бланк.
• Не указано основание «постоянный перевод». В записи обязательно указывайте «перевод на постоянную работу».
• Не передана информация в СФР. После оформления приказа отправьте электронный акт в СФР (можно через 1С:Зарплата и Управление персоналом).

Оформление постоянного перевода в трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований. Ключевые моменты:

1. Получить письменное согласие работника.
2. Составить приказ (форма Т‑5) с указанием всех реквизитов.
3. Внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
4. Уведомить СФР и скорректировать расчёты в бухгалтерии.

Тщательное соблюдение этих шагов гарантирует законность перевода, защиту прав работника и отсутствие проблем при проверках государственных органов.

Дата составления статьи:  13:27 (по времени сервера). Информация взята из открытых источников: КонсультантПлюс, Контур.Экстерн, e‑xecutive.ru и др.