Потеря или порча оригинальной трудовой книжки – частая ситуация‚ с которой сталкиваются как работники‚ так и их работодатели․ В 2026 году в законодательство ввели ряд нововведений‚ упрощающих процесс оформления дубликата и заполнения его полями․ В этой статье мы разберём все этапы‚ требования и типичные ошибки․
Нормативная база
Основным документом‚ регулирующим порядок выдачи и заполнения дубликата‚ является:
- Постановление Минтруда РФ от № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»․
- Ст․ 65 ТК РФ – порядок оформления трудовых документов․
- Постановление Правительства РФ от № 1830 «О внесении изменений в отдельные нормативные акты в части оформления трудовых книжек»․
Согласно этим актам‚ дубликат оформляется на основании письменного заявления сотрудника и служит полной заменой утерянного оригинала․
Когда нужен дубликат?
Дубликат оформляется в следующих случаях:
- Полная потеря оригинальной трудовой книжки․
- Порча (залипание‚ разрыв‚ испачканность) оригинала‚ когда его нельзя использовать․
- Требование работодателя при переносе сотрудника в организацию (для сохранения трудового стажа)․
Шаги по получению дубликата
Шаг 1․ Приём заявления
Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата в отдел кадров или в HR‑отдел․ Форма заявления утверждена Приказом Минтруда от (редакция 1)․
Шаг 2․ Проверка оснований
Работодатель проверяет:
- Наличие оснований (потеря‚ порча)․
- Соответствие данных‚ указанных в заявлении‚ данным в базе труда․
Шаг 3․ Оформление дубликата
После подтверждения прав на выдачу дубликат вносится в реестр и оформляется в двух экземплярах: один – передаётся сотруднику‚ второй – хранится в кадровом отделе․
Шаг 4․ Заполнение полей дубликата
Заполнение происходит согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек․ Ниже – подробный разбор полей․
Как правильно заполнять дубликат
4․1 ьный лист
Заполнение ьного листа включает:
- ФИО работника (фамилия‚ имя‚ отчество)․
- Дата рождения․
- Пол․
- Гражданство․
- Адрес регистрации․
- Паспортные данные (серия и номер);
4․2 Раздел «Сведения о работе» (графа 3)
В эту графу вносятся сведения о местах работы‚ датах и условияхт труда․
- Указывается название организации‚ даты начала и окончания работы․
- В конце каждой записи ставится подпись руководителя и печать организации․
- Если в оригинале уже есть записи‚ они переносятся в дубликат без дополнительной печати‚ но с подписью․
4․3 Графа 4 – «Сведения о трудовом стаже»
Здесь фиксируется суммарный трудовой стаж․ При заполнении дубликата в графе 4 вносится запись об общем стаже работы в качестве работника до текущего места․
4․4 Графа 5 – «Сведения о воспитании‚ образовании‚ квалификации»
Заполняются сведения о месте и сроке обучения‚ полученных дипломах‚ профессиональных квалификациях․
4․5 Графа 6 – «Сведения о воинском учете и военном деле»
Если применимо‚ указываются данные о воинской службе․
4․6 Графа 7 – «Сведения о наградах»
Заполняются сведения о государственных и корпоративных наградах‚ присвоенных за трудовую деятельность․
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие подписи и печати у каждой новой записи – обязательна․
- Неправильный порядок записей – данные должны идти в хронологическом порядке․
- Недостаточное указание дат – указываются полные даты (день‚ месяц‚ год)․
- Пропуск графа 4 – даже если стаж уже известен‚ его необходимо зафиксировать․
- Несоответствие данных заявления и оригинала – все сведения должны совпадать․
Как оформить заявление о выдаче дубликата
Типовой шаблон заявления (редакция 1 от ) выглядит так:
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки Я‚ _______________________ (ФИО)‚ паспорт: ___________‚ прошу выдать мне дубликат моей трудовой книжки в связи с её потерей/порчей․
Заявление подаётся в двух экземплярах – один остаётся в кадровом отделе‚ второй передаётся в бухгалтерию для записи․
Что делать‚ если в книжке есть ошибки?
Если в оригинале допущены ошибки (неправильные данные‚ пропущены записи)‚ то:
- Сотрудник подаёт заявление о внесении исправлений в текущую организацию․
- Работодатель оформляет приказ об исправлении и вносит изменения в дубликат․
- Все исправления подписываются и печатаются․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли оформить дубликат без обращения в трудовую инспекцию?
Ответ: Да‚ если у работодателя есть все необходимые документы и подтверждён факт потери/порчи․ - Вопрос: Сколько копий дубликата нужно оформить?
Ответ: Два экземпляра – один для сотрудника‚ второй – для хранения в кадровом отделе․ - Вопрос: Нужна ли печать при переносе записей из старой книжки?
Ответ: Печать не требуется‚ но каждая перенесённая запись должна быть подписана руководителем․ - Вопрос: Как поступить‚ если дубликат потерян?
Ответ: Сотрудник подаёт новое заявление‚ после чего оформляется второй дубликат․
Заполнение дубликата трудовой книжки – процесс‚ требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований․ При правильном оформлении:
- Все сведения о работе фиксируются корректно․
- Документ имеет юридическую силу и может использоваться во всех целях․
- Сотрудник получает официальный подтверждающий документ о своей трудовой деятельности․
Следуя описанному алгоритму‚ работодатель и сотрудник минимизируют риск ошибок и ускорят процесс выдачи дубликата․
Источник: Информация собрана из открытых данных интернета‚ актуальна на 23 мая 2026 г․